仪器档案建立与管理简述

2017-12-07吉燕华曾治君

海峡科技与产业 2017年10期

吉燕华+曾治君

摘要：仪器档案的管理是近年来学校资产管理、实验动物科技发展、学术科研及教学的重要组成部分，其管理水平的提高直接影响到学校的教学与科研成效。本文结合实际工作，从如何认识、了解、收集、整理與归纳仪器档案入手，分析本校档案现状，对当前档案管理中存在的问题进行研究，并提出有效建议，保证设备仪器档案的完整、准确、系统和安全，重在提升仪器档案管理水平，从而使相应仪器档案发挥更大的作用，为学校及周边兄弟单位科研、教学工作者提供更方便快捷的服务。

关键词：实验动物；仪器设备；档案；管理

中图分类号：G275.9 文献标识码：A

0 引言

随着我国社会经济的发展和科学时代的进步，高等教育也在快速的发展，近些年来，世界各国对实验动物非常重视，实验动物对现代社会的经济建设和发展发挥了重要的作用，特别是国内实验动物管理法的不断完善引起了人们对实验动物的高度重视[1，2]，高校为了自身发展的需要，极大地增加了对实验动物学科建设的投入，特别是在仪器设备方面的投资也在逐步的增加，并且购置的仪器设备种类和数量也在急速的增加。现今已经购置部分较大型的仪器设备，如高速分析型流式细胞仪、显微激光切割仪及分析系统、超高分辨小动物超声成像系统与小动物活体荧光内窥镜系统等等。高校学术科研也呈现出快速的发展趋势，因此在科学技术进步的阶段，很多仪器设备档案的建立以及管理呈现出重要的价值与地位。

仪器设备的档案是指在仪器设备的计划安排、购置、到货验收、运行调试、管理维护、维修改造以及报废处理等全生命周期过程中直接形成的具有保存价值的纸质与电子文件、数据与图表、声像与影视等不同载体的全部材料[3，4]。仪器档案是最原始、真实、完整的记载着仪器从出厂到报废的所有活动资料，在学术科研、教学工作中有着重要作用，直接影响到仪器的使用价值及相关工作的科学性、合理性、效率性。同时，仪器档案管理的合理科学性又为科研工作者提供了方便，提高了工作效率。也为学校主管部门合理配置资源，为维修部门提供设备仪器运行规律、使用情况等服务，也更好的为维修人员及时找出故障并修复提供支持，也为日后仪器报废做出有力的科学依据。

1 仪器设备档案管理的重要性

（1）仪器设备档案资料是完成仪器采购项目中一项重要的工作，它真实的记录和反应了仪器采购、安装调试和验收的整个过程，也是仪器质量监控＼控制和验收的重要依据[5，6]。同时，仪器设备档案是仪器设备管理、购置、维修的重要组成部分，它反应了仪器的购置情况、使用情况，是选型的依据，也是延长仪器设备寿命、学术科研和教学顺利进行的重要保障[5，7]。

（2）对仪器设备购买的整个过程进行记录和备案，建立相应档案，可以避免后期产生纠纷。

（3）仪器设备在日常的使用过程中，可能会由于某些原因（比如受潮、生锈等，没有及时给仪器进行润滑、清理等）使仪器的功能失灵，或者降低了仪器的稳定性、某些技术标准也随之降低，出现一些故障，这些故障很容易导致实验结果检测不准确或者是无法正常使用，从而降低了科研工作者的工作效率。仪器设备能否正常地运行，离不开对其故障的诊断，其诊断主要依靠故障的后期维修和定期维护等，现在大部分高校的仪器设备的维修都是在其出现故障之后，才开始对仪器进行维修，不利于仪器设备的维护和保养，因此，需要定期对仪器进行故障诊断，及时的将仪器设备所发生的故障归入档案，可以为维修人员提供方便。这样维修人员才能够有效地掌握仪器设备的维修方式和对策[5，7]，从而减少了在维护维修上的技术和人员的花费。

2 仪器设备档案的建立

（1）档案管理的工作：就是收集完整的档案资料，如仪器设备的购置计划、投标书、中标通知书、购置合同等购置文件、验收记录、使用登记表（每年存档）、保修单、售后服务承诺书、维修保养记录、各类仪器的报废等材料；将仪器设备档案进行完整、有效、正确的分级、分类归档，合理科学编号。档案的编制原则有唯一性原则，合理性原则，稳定性原则，扩充性原则，简单性原则等等。如动物仪器设备的类别可以分为动物实验、临床检测、病理实验、细胞分子生物等等，其相应的仪器设备编号为中文拼音的首字母加编号（DWSY-0000，LCJY-0000，BLSY-0000，XBFZSW-0000）。

（2）仪器资料归档质量要求：归档文件资料的种类、分数、页数都应该齐全完整，应有具体的保管部门和保管人，不同年度的文件一般不应该放在一个档案卷内，档案卷里面的材料应该按照一定的方式排列，分类归档，并依次编写好页码，档案卷内应该要有仪器档案目录表，并将其放在档案卷首页。

（3）仪器设备档案的归档范围和要求：仪器设备归档时，首先需要确定该仪器所属的类别，结合实际情况，按照一定要求进行原始文件的归档，且归档的主要范围及整理顺序可以参照仪器档案目录进行排序和移交相关的材料，仪器设备档案资料主要是包括仪器设备订货申请报告，购置计划，招标文件，投标文件（技术文件），中标通知书，采购合同，代理进口协议，补充协议，变更申请书＼报告，仪器设备发货通知单，清单情况表，仪器设备保管使用人授权书，仪器设备接收、验收条件检查表，开箱检查核对表，安装情况记录，移机合同，仪器设备验收申请报告，仪器设备验收校外专家邀请书及回执，验收报告，进口货物报关单等等。仪器档案的建立应及时根据仪器设备变化情况进行跟踪收集和整理。

在对仪器设备进行归档时要特别注意填写仪器设备名称，生产厂家，规格型号，出厂编号，出厂日期，接收日期，目前放置地点和管理人等等。当仪器档案建档完成后，如果存档的材料及各种数据发生了某些变动，需要及时进行修改和增补，同时需要对各种仪器设备的数据进行动态统计、归纳和整理，使档案管理的各项工作（查询、统计、管理）更加方便快捷、更加智能化、规范化和科学化。

3 仪器设备档案管理现状及存在问题endprint

（1）仪器管理规章制度不齐全：档案的各项管理比较杂乱，管理部门没有规范的仪器设备档案管理制度，管理没有依据性，可能会致使部分仪器设备相关材料的丢失、不完全等，进而会影响到仪器设备的使用、保养、维修等等。

（2）档案资料收集不规范：在收集资料期间，由于档案管理人员缺乏档案管理的相关技术知识，有时候会使辛苦收集的材料不能及时、完整归档。此外，相关的档案管理人员的流动性很大，导致仪器设备档案管理脱节，双方交接过急，从而造成档案交接不清楚，最后形成档案接收和管理效率低下。

（3）仪器设备档案的使用率不高：学校管理部门在购置仪器设备计划时，有时会出现某种仪器设备重复购置，其中的原由可能有使用者不能较好地查询档案资料，在记录、使用和维护、维修方面，不能方便的查询相关仪器档案资料，常常会出现一些纰漏。

（4）技术人员配置不足和素质不高：随着高校科研能力的提升，高端的仪器设备不断引进，所需的技术维修人员的需求也在不断的增加，技术专业专职人才明显供应不足。特别是大型仪器设备所需的专业知识极其广泛，从而使得维修人员的知识水平需要不断的提高，但是现实中仪器维修人员的知识水平远远不能满足要求，很多维修人员对仪器本身的了解及专业知识的掌握明显不足。同时，有很多大型精密的仪器设备是从国外引进购置，不但需要较强的专业知识水平，还需要较高的外语水平。但是，此类维修人员在整个行业中都是偏少。对于维修专业人才的培养，可以和相关维修学校合作，培养专业的人才，进而学习掌握各种仪器设备的内在规律和特性，并对相关仪器进行深入了解和运用。在提升维修人员技能和知识的同时，也急需提高他们的地位。对于已经从事仪器设备维护维修的工作人员来说，他们工作时间较长，有丰富的工作经验，对仪器设备有了一定层度的了解，因而，提升他们的知识水平和地位，有利于仪器设备的改造和改进，可提升仪器设备的使用效率和延长仪器设备的使用寿命，也可以促进学校科研水平的提升。

（5）管理模式较为传统：很多高校对仪器档案的收集和管理都停留在比较浅显的阶段，仅仅是对仪器材料进行简单的整理、统计或者归纳处理。

4 加强仪器设备档案专业化管理的措施

（1）健全规章制度：收集档案的整个过程比较漫长，涉及到的部门、人员也比较多，因此要做好仪器档案的完整收集，需要各个部门和人员的配合，单靠单个部门和人员的力量是根本不够的，需要各个成员一起配合，共同努力完成。结合档案管理部门的实际情况，制定一整套有效的仪器设备档案管理办法。如在仪器使用记录、使用权限等方面要严格规定，合理执行。

（2）注重档案收集，资料完整化，落实专职专人责任制：仪器设备从计划购买，公开招标，签订采购合同，到仪器到货开箱检查、验收，在到仪器的使用、维修、报废等各个不同的阶段，会形成不同的材料，在这个过程中，需要有专门的人员来收集这些资料，这样才能保证收集材料的完整性与及时性。

（3）建立仪器档案信息共享平台：现今科技技术快速发展，各类计算机网络管理技术的应用在各行各业中发挥着重要的作用。仪器设备档案的建立与管理也急需跟随新时代与时俱进的步伐，传统的仪器设备档案的建立与管理模式已经远远不能满足科研与教学工作者的需求，也不符合当代科技发展的使命。仪器设备档案的管理需要实现网络化、智能化、规范化。利用先进的网络技术，将传统的仪器档案管理模式与现代化的模式相互结合，建立仪器档案管理模式的信息化共享平台，才能更好的促进仪器设备档案管理模式的发展。这种二者相结合的模式在不久的将来将发挥越来越重要的作用，提升高校平台建设。从仪器设备初期的购置、投入使用到后期的效益和维修工作的材料收集都是仪器设备档案管理工作的一部分，同时，还需要对仪器档案资料进行统一的登记和统一的编制，这样有利于技术人员和使用者对相关资料进行查询和分析，更好的了解仪器设备的使用情况和运行情况。通过网络信息化，可以更好的与仪器设备厂家进行直接沟通，能够更好的对仪器设备进行维护和维修，既节省了时间又提高了效率。

（4）建立完善的仪器设备档案管理制度：仪器设备档案是通过收集资、各类资料进行分类和相应的编码、最后进行归档建立。收集完整的仪器档案资料和建立完善的档案管理体制，可以更好的满足使用者的需要，提升科研（学术科研、教学科研、医学科研等）、教学工作者的工作效率，也使得仪器档案资料得到了最大化的利用，更好的发挥仪器档案所带来的社会效益[10，11]。仪器设备档案的管理制度大致包括以下内容：档案室的档案资料的各类整理归纳制度、保管和保密制度、移交、统计制度、借阅和各类登记使用制度、维护制度、销毁制度等等，档案管理员对仪器档案的建立和相关仪器档案的表格进行统一汇总整理，进而让仪器设备档案的建立与管理顺利的进行，如仪器档案资料的收集、归档、统计、移交等。可以更好地提高工作效率，保证工作者对仪器设备使用、记录的连续性。因此建立完善的仪器设备档案管理制度是十分必要的[12，13]。

（5）提高档案管理人员的素质：仪器设备档案管理都需要工作人员一步一步的去完成，因而，档案管理人员的管理能力和工作态度对仪器档案的收集和管理都十分的重要。只有儀器档案管理工作人员的专业、能力水平得到提升、增强，仪器档案管理的质量和效率才能得到相应的提高，假如收集整理档案的过程中，发生很多的错误，必然会导致仪器档案的质量下降，因此，仪器设备档案管理人员需要较好的专业知识和能吃苦耐劳的精神，更要有严谨细心的工作态度。

从仪器设备的购置到该仪器寿命的结束，都要有详细的记录可查，建立健全完整的档案管理制度，完善仪器管理的制度化、规范化、合理化和有序化。目前，仪器档案管理制度还不够完善，需要借鉴校内外的档案管理经验，取长补短，选择与自身情况相似的管理方法来融入到自身实际档案管理工作中，进而促使我校的档案管理制度不断完善和发展。

5 展望endprint

仪器设备档案的建立需要有认真负责的档案收集人员或档案管理员，才能收集到完整、真实、有效的材料。在材料收集的过程中，各部门的人员需要增强档案材料重要性的意识，相互帮助、相互配合，更好的完成仪器档案材料的收集工作。仪器设备档案资料的有效利用，需要有完善的仪器档案管理制度、方便快捷的网络信息与档案管理相结合的模式、更需要高素质的档案管理人员。同时，档案仪器管理人、维修人员和仪器管理者必须提高自己的专业水平，了解相关仪器的发展动态，档案管理人员需要随时保持档案资料的完整性和与时俱进性，充分发挥档案资料的作用，进而提高科研、教学工作者的工作效率，进一步提升学校的科研、教学水平。

基金项目：江西省卫生計生委2016年度科技计划项目（No.20163010）；江西中医药大学校级课题（No.2014RC002、No.2013jzzdxk069）

参考文献：

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