清代“红禀”研究

2017-11-29黎春林

西南交通大学学报(社会科学版) 2017年5期

黎春林

关键词：公文写作；公文格式；清代；禀；红禀；红白禀；正副禀

摘要：清代州县以红禀写官衔摘事由，以白禀摘事件，谓之红白禀。“衔名”与“事由”是红禀格式的主要组成部分。档案整理中对其文种、责任者与时间的判定与著录亟待规范。红白禀自正副禀简化而来，集中体现了禀文上呈侯批的功用。自乾隆至清末，二者应用广泛、并行不悖，虽均未成为官方正式公文形式，却都体现了清代公文的多样化特征。

中图分类号：K249.3

文献标志码：A文章编号：1009-4474（2017）05-0136-06

The Research on the Red Report of Qing Dynasty

LI Chunlin

（School of History and Culture， China West Normal University， Nanchong 637009， China）

Key words： document writing； document genre； Qing Dynasty； report； the red report； the red & white report； the formal and duplicate report

Abstract： In Qing Dynasty， county magistrates often extracted the subject line with their official titles in the red report and the content summary in the white report， hence known collectively as “the Red & White Report”. The official title and subject extract were the most important components for the red report. It is necessary to standardize the recording of the report category， its author and time in documentation. Since the red and white reports were the reduced forms of the formal and its duplicate reports， they likewise fulfilled the representative function of submission for approval. From Qianlong period to the end of Qing Dynasty， both forms were equally in wide use. Though neither was adopted as the official form of documents， they proved the diversity of the Qing official documentation.

档案是第一手史料，是最可宝贵的直接史料。近年来，地方档案的整理与研究方兴未艾，是学界研究热点，亦深受国家重视。但若对档案中文书及文书制度不够熟悉，不仅学者们无法对相关档案进行充分利用，档案部门在管理、著录、选编、研究档案时也会出现一系列问题。譬如，清代下级官员向上级报告或请示公事时，除以白纸禀叙事件外，会另加红纸抄寫官衔并摘录白禀事由，以仰侯上司批复发还，因用纸红色而称“衔名红禀”或简称“红禀”①。

自乾隆至清末，红白禀在下级州县公文中广泛应用，是清代文书的重要类型。然而，在当前档案整理工作中，由于对红禀责任者、成文时间、文种判定不一，著录淆乱的情况非常严重，据此撰成的档案索引与提要可想而知，更遑论对红禀的利用及红白禀制度的研究。

本文拟对红禀的显著格式进行归纳，对红禀档案整理著录中出现的种种问题予以分析，并探讨红白禀与正副禀之间的渊源关系，以冀对档案管理者及研究利用者稍有裨益。

一、红禀格式

红白禀的盛行始自乾隆年间，终于清末。如乾隆九年四月，时任陕西巡抚的陈宏谋便要求下属“凡禀贴到院，本都院将白禀存案，即就衔名红禀批发”〔1〕。红白禀使用时间之长远、使用范围之广泛，影响之深远可想而知。然而，当前档案整理中所采取的黑白胶卷缩微技术，无法有效呈现档案多色彩原貌，红禀缩微后几乎全为黑色，导致整理者对其内容难以辨识，文种、责任者及时间判定亦纷然淆乱，亟待规范②。现据《清代南部县衙档案》，对红禀格式做一归纳③。见图1。

图1光绪二十八年十月廿四日署南部县知县张景旭为奉发严禁兵丁估食估借告示日期曁张贴处所的红禀

由图1可知，清代红禀自右至左分别为：呈递州县衔名、禀由、州县正印；上级到文时间，上级职衔条戳姓氏及批文，批文时间；上级某字号及半印，墨圈；最后为州县奉文日期。

（一）州县衔名

州县衔名，即具禀州县职衔及姓名，如“同知衔署保宁府南部县事截取知县张景旭”；若为会禀之件，则将各衔名依次并列。

此格式与详文类似，但详文此列仅有职衔而无州县姓名，且在此行下书“详报”“详销”“详文”等字样表明文体。红禀的衔名体现了其最初为“衔名手本”的性质。

（二）禀由

禀由，亦称事由，即州县呈禀的简要事由，以禀字居首，由字收尾，寥寥数语，简明扼要，其文字内容及字数皆与白禀文末所列禀由相符。禀由是红禀的主体结构，也是公文信息的主要来源，是州县行政水平的直接体现，更是上级回批的重要依据。

衔名与事由是红禀的主体，故受到州县的重视，对其书写格式亦有专门规定。如《宦乡要则》中提及：endprint

红禀摘事由。第一行写官衔，第二行写某事由，平官衔起，一格一字，如由长，头一行平写，第二行低一格写。如有宪札字样，第二行比头行高一格写，抬起宪字。平写者，与开首官衔平，非与抬头平也。后不填年月日。外省有将官衔事由共一行写者，上写官衔，看事由字之多少空几格写禀某事由。如由长，亦分作两行夹写，第二行低一格写，较官衔略大些。其用红禀摘由者，以侯上司批回故也。〔2〕

《南部档案》所见红禀，官衔、事由皆分行撰写，尚未发现有共一行写者。事由较长时，头一行平官衔书写，第二行低一行书写。但亦有特例，即第二行仍与第一行齐平者。若事由中涉及“宪”“札”批”“发”等字时，抬行书写，以示尊重。事由文字一般简明扼要，但亦有繁琐冗长至四行五十余字者。事由长短，除与事务繁简有关，亦深刻体现出州县行政风格与书吏办公水平。

衔名与事由是区别红禀的重要特征。值得注意的是，《南部档案》中，有红禀上州县衔名、上级官衔条戳及批文俱全而独不书禀由的情况。详析其批文，皆紧急严重而不便公开陈述之事。如光绪三十四年，南部县奉批照加盐厘，灶民疑惧，致生事端。时任知县史久龙具红白禀上呈，现存批回红禀上皆无禀由，但保宁府、川北道均回批曰“具禀已悉”云云，可见在此红禀之外应另有夹单将密情上禀，即“夹单禀”，以规避入档④。

（三）州县正印

红禀禀由之上，有州县正堂之印。印章端正，其位置随事由长短和“由”字的版面位置而定，或与之上齐平，或与之下齐平，亦有盖在事由文字之中、居于版面下部者，皆务求整洁美观。若为会禀之件，则将几颗印章由右至左依次并盖于事由之下。但亦有特例，如咸丰时期红禀事由之上并未盖印；另外，当红禀并无禀由而仅有衔名之时，亦未盖印。前者或为时尚早，未曾规范用印；而后者或因夹单禀中已有盖印，故作省略。

（四）上级官衔条戳姓氏、批文与半印字号

红禀禀由之后为上级官衔条戳及姓氏，官衔顶格而起，其下有“批”字，二者共占一列，均为黑色印刷体，字型方正硕大，居红禀之中，以示尊严。其左即为批文，由上级机关换行降格书写。

红禀批文一般由“具禀已悉”等字样起头，集中体现红禀“侯批发回”的功能，亦是红禀档案价值的集中体现。批文后有上级机关印章、字号与墨圈。印章为斜盖，中有上级“督字号”“布字号”“道字号”“府字号”“局字号”等字样，偶见下级州县名称或州县长官姓名旁列，皆为手写，其上有手画墨圈。印章、字号与墨圈皆只一半，另一半留于发文机关底簿之上，以便日后勘验对合。这应是明代以来对公文“编写字号、勘合用印”管理制度的沿袭，但未见“千字文”编号。

（五）到文时间、批文时间及奉到时间

早在乾隆时期，红禀这一公文形式便已得到普遍应用和认同。随着公文管理力度的加强与管理制度的逐步完善，地方政府严格要求红禀之上必须到文时间、批发时间、奉到时间三者俱全。如陈宏谋云：“本都院将衔名红禀批发并判到日，又判批发之日，该属奉到，即将红禀存衙备案，则本都院接到属禀、批发、及各属奉到俱有月日查考。”〔1〕

到文时间，即红禀送达上级机关的时间，由上级机关盖上年月日条戳并填写，其位置一般位于事由与上级官衔条戳之间或州县衔名之下。批文时间，即上级批复红禀的时间，在批文文末，用小字注明，皆简略到日，亦有注明月日者，偶有省略不填者。奉文时间，即红禀批回后到达州县时间，由州县填写，多为月日，亦有年月日俱全者。

红禀上的时间可以反映公文流转速度与州县行政效率。据《南部档案》，南部县至保宁府公文往返时间快者十天，慢者四十五天。而南部县呈递成都将军红禀，则有单程35天方至者。如果遇到公务繁杂、道路阻断、年末封印、上级更替等情况，则公文流转速度更加缓慢。因公文迟误延挨而整顿鋪司驿递的档案在《南部档案》中数量众多。公文流转速度与军情、驿递、州县行政效率密切相关，也是上级查核下属行政能力的重要指标，故红禀时间对其有重要参考价值。

需要注意的是，红禀中三个时间均不是红禀本身成文时间。红禀与白禀均由州县拟定并同时发出，故其成文时间应与白禀相同，但白禀被上级存档，无法考证。虽然，作为上级部门而言，白禀中已有成文时间，录入批文后已经能充分满足其存档备查的需要。但作为州县而言，因有白禀稿备查，而重在红禀批回后的奉文时间，故《南部档案》红禀中有其他时间皆无而仅有奉文时间者。但这毕竟属于公文管理的缺陷，尤其当白禀稿丢失后，红禀的发文时间、流转周期、批回事件时限核查等问题均会受到影响。因此，早在乾隆七年，陈宏谋就认为：“一切验详文书及禀帖，各属多有不填坐日，以何日出文，先后迟速，均无查考，应行令各属将发文日期填明坐日，不得遗漏”，并明确要求：“凡衔名红禀，亦需填明年月坐日”〔1〕。但笔者所见红禀中，均未填发文时间。胡元德认为，红禀中书写文件责任者官衔、姓名和禀文的事由与“行文年月日”，不知何据〔3〕。

二、红禀在档案整理与著录中存在的问题

档案部门在整理档案时，不仅要对每件档案的文种、时间、责任者等进行判定和著录，还要在此基础上对每件档案的内容予以简要归纳，撰写题名，以便于学者索引及利用。

红禀是白禀的并行文件，其格式清晰、特征明显，但在当今档案整理和著录中，却存在诸多问题。

（一）文种的判定

在《南部档案》数以万计档案中，笔者所见红禀有百余件，其文种判定极为淆乱：有归为“禀文”“批”“批文”“抄批”者，有误为“详批”“批廻”者，亦有将其他档案归类为红禀者，如此种种，亟待规范统一。究其原因，无非整理者文书知识缺乏，相关档案缺失所致。

红白正禀分存于上下级衙门，二者同时保存互证的概率极低。州县档案管理不够严格，红禀流转时间久暂不定，批回后与原白禀稿归档共存，导致白禀稿价值降低，极易散亡。同时，白禀稿内容详细，与白禀近似，亦不排除避免查核而人为损毁的因素。如《南部档案》所见百余件红禀，白禀稿与之并存者屈指可数。当整理者面对区区一纸红禀时，既不可能参照上级白禀，又缺乏相关文书知识和白禀稿的佐证，出错在所难免。倘若熟悉前文所述红禀格式，则其文种不难判定。endprint

清末，随着公文格式的逐步统一，对白禀格式与红禀格式均有明确约定，如《南部档案》所见宣统三年红禀⑤（见图2），其上用红色边栏构画左右两个版面，右边版面上分别用红字标印“衔名”“事由”两项，下空白处填写文字。版面之间有红色“官印刷局制”字样，其形式与使用皆与原传统手写红禀相同。此件档案虽然用纸为白色，却突出和固化了红禀“衔名”“事由”的文种特征，其由官方统一印制，也代表政府对红禀公文文种的重视和确认。

图2宣统三年南部县知县伏衍羲为城镇乡自治章程第十七条不识文字一款究应以何等程度为限、选举总董是否可以酌量从严恳请分别指示的红禀

（二）红禀时间的著录

红禀上三个时间均不是其正式成文时间，这给档案整理和著录带来了困扰。有人鉴于多数红禀奉到日期仅有日月，而到达上级时间最早且年月日俱全，而将其著录为后者。亦有人将州县奉到红禀的日期作为著录日期，认为这标志着红禀已经完成了发出、奉批与奉到的整个公文流程。

个人认为，在白禀稿丢失、仅存一纸红禀的情况下，应选择红禀上最早时间即到文时间予以著录；但若档案中白禀稿尚存，则应以白禀稿判行时间作为红禀著录时间，这与红白禀同时拟定发出的事实时间应更为接近。

（三）红禀责任者的著录

当白禀稿丢失后，红禀之上最醒目的便是上级官衔条戳与姓氏，其次为上级批文与官印墨圈。有整理者认为，红禀是上级机关的批回，体现的是上级机关的权力与意旨，故现有档案整理中，红禀责任者绝大多数都著录为上级机关。然而，根据红禀的流转程序：州县下级机关将红白禀拟成发出，呈递上级府道督；上级收文，将到文时间、批示、批文时间均标注在红禀上，同时盖印留号发回，以便下级执行，并将批示录入州县白禀文末，留档待查；州县奉到批文，在红禀文末填注奉到日期后与白禀稿共同留档保存，个人认为，红禀用途本为州县“伺候上司旨意、禀请回批”，其成文者、发出者、奉回者、执行者皆为州县，故将责任者著录为州县应该更为准确。

档案文种与成文时间、责任者的判定与著录直接关系着档案题名与索引的撰写，与学者对档案的了解与利用密切相关。如《南部县衙档案目录》中录有“光绪八年五月二十一日，保宁府为将各役姓名造册并严惩以毋滋事的批示”档案一件⑥，然通读整卷档案可知，此件实际上应为光绪八年六月三十日南部县知县张宗瀛“禀奉通饬裁革冗役遵办情形并将现留各班总散差役姓名造册申赉查考由”的红禀。根据档案，光绪八年五月二十一日，保宁府正堂许札饬南部县将散役白役认真裁革，将革役姓名榜示通衢，并将承票总散役花名造册具禀赉司，以凭查核。同年五月二十九日，南部县奉到此札后，立即以红白禀禀覆。现白禀稿已丢失，然据此件红禀时间可知，红白禀于光绪八年六月三十日送达保宁府，七月十一日获批，七月十七日南部县奉到。该件档案题名中文种、时间、责任者的著录均与档案原件严重不符，整理与著录档案时熟悉文书及文书制度的重要性由此可见一斑。

三、正副禀与红白禀

有关禀文的文种源流，学界已有颇多论述⑦。禀，最初为“卑幼向上长”陈述事宜的行为，至迟到宋代，逐渐演化为书札的一种，约至清乾隆初年，由书信转化为公开的官方常用上行文种。

红禀由禀文作书信时州县呈递的衔名手本转变而来，在禀文成为公文后，便成为上司书写批示的载体〔4〕。此种看法一经雷荣广、姚乐野先生提出，成为学界共识。然而，笔者却认为，禀文在呈递请批过程中最初采取的形式应为正副禀，红白禀由正副禀简化而来。红白禀与正副禀相互辅助，共同构成清代禀文呈递与批发的主要体现形式。

（一）正副禀

所谓正副禀，即下级州县禀报时，将禀文缮写两份：上级收正禀存档，而将批语誊录在副禀上发回。正如陈宏谋所云：“正禀之外，另用副禀，两禀画一，不可副禀止于摘叙，难以备案，如不请示，则不用副禀。本部院如有批示，即可将红禀批发也。”〔5〕由此可知，最初一套完整的禀文应当包括衔名红禀与禀文。下级若有请示，则需另外誊抄正禀而为副禀，以便上司留存正禀而批发副禀。下级若无请示，未备副禀，但上司偶有批示时，才会在衔名红禀上批示后发回。正副禀制度是我国古代自西周以来“档案文书副本制度”在州县层面的运用，是副本便于查询利用、防止舞弊、积累材料、补闕备失以及行政等功能的充分体现〔6〕。

正副禀的缮写，理应“两禀画一”，以便副禀批回后，与禀稿对照稽核，防止书吏篡改文字，更可以作为正式公文存档，方便日后备案查覆。但因其需要将禀文全文重录而倍显繁琐，因此即使陈宏谋明确要求，属下似未能广泛推行。在基层州县公务运行中，副禀的謄抄大多简化为“摘述简明缘由”，这较之详文尤其是长详“书册全录”而言，极为简便。故州县趋繁就简，籍此促进详文的简略化。如乾隆二十六年，福建安溪县通禀臬藩两司：

向例详文俱系备具文册二项，其详文原请批回存案，如照书册供看备加录入，未免冗长层叠，请照副禀之式摘叙简明缘由，奉批备案，尤为简易等由。”〔7〕

对此，福建布政司、按察司认为，详文原为请示批发，可从简易，但只摘事由，未免太简，“应请嗣后详文只将看文录入，批发备案，其详册仍抄录叙全案，以备查考。”而“凡有呈控批审之件，所有详文仍照书册全录”〔7〕。

由于详文、详册臃肿繁琐，州县不堪重负，故恳请照“副禀之式，摘叙简明缘由，奉批备案，尤为简易”。这说明乾隆时期，正副禀作为公文形式受到官方承认，并在福建范围内已被广泛使用。此时，副禀不严格与正禀“画一”，而仅“摘叙简明缘由”而已。

（二）红白禀

实际上，公文的简化不仅是下级的需求，也是上级部门的要求。公文繁杂，政治攸关，若有遗漏含糊之处，难以查阅。规范公文格式，可以减少工作量，降低工作难度，缩减公文流转时间，提高办公效率。红禀初为下属未有请示、上级将批示写于衔名红禀之上的权宜之计，却因其缮写简便、流转快捷而被迅速推广。endprint

如乾隆九年，陈宏谋在陕西巡抚任上即倡行红白禀制度，要求“凡禀贴到院，本都院将白禀存案，即就衔名红禀批发。”乾隆四十三年十月初六日，福建总督部堂杨亦通饬各属大力推行红白禀：

再州县通禀事件，如必令缮具副禀，或恐一时赶缮不及；若不过于红禀内摘叙简明事由，此则最易办理之事。乃屡经饬遵，而诏安、崇安等县并不遵照办理，殊属违忽。仰福建布政使司再行通饬各属，嗣后具禀事件，务于红禀内摘叙简明事由，以凭批发。〔7〕

福建总督明确要求下属在赶缮“副禀”不及的情况下，改做“红白禀”，即直接在衔名红禀后加上简明事由，以凭批发，此“最易办理之事”。很显然，用红禀归纳“简明事由”，较之副禀缮写“简明缘由”的做法更为简便易行，于是自乾隆初年起，红白禀通行于世，直至清末。如《南部档案》中，红白禀在南部县衙吏、户、礼、兵、刑、工、盐七房广泛应用，内容涉及差役铺递、油行课银、书院派款、传教士护送、奉旨日期甄别、申解盐厘等许多方面。作为州县重要上行文种，红白禀式被写入《宦乡要则》等官箴书中，其在清代地方行政与文书制度中的地位与影响可见一斑。

值得注意的是，红白禀虽简便易行，但因其叙事太简，故常被正副禀取代。如乾隆六十年十一月十七日，福建护理巡抚部院姚宪牌规定：

嗣后凡有一切事件，著令经胥遵照本院颁发式样，摘叙事由之下钤用印信，以便查阅。如违不遵，定先提经承重责，至一切公事，务须遵照前剳，用正副印禀，以凭批发备案，不得率用红白禀，希图省便。如违并干未便。〔7〕

在台海事务与葡澳地方行政中，正副禀亦备受重视。例如，平定台湾后，福康安等会奏柴大纪案内废弛营务案时提及，乾隆四十九年五月，富勒浑曾札饬台湾总兵及道府查明营员怠玩、兵房倒塌，永福以并无废弛禀覆。“原发正禀例存督署，卷内现有批回副禀开注事由可据。”〔8〕这正突出体现了正禀留署督查，副禀批回归档、以备查核的功能。

嘉庆四年五月初七日，香山县丞发布谕告称：

照得该夷目陈禀事件，向例遵用副禀，以便批发。兹查近年各唩嚟哆并不遵照此例，以致所禀之事有批无发，则事之准行与否，及如何办理之处，该夷目无由而知，殊属不成事体。合行谕知，谕到该夷目，嗣后陈禀事件及遵报夷船出入等事，一体遵用副禀，以便批发，慎毋仍前忽略。特谕。〔9〕

此谕可见香山县丞对澳葡管治之全面与细致，更可以看出，正副禀这一公文形式在清代澳门行政机构对外交往中很受重视，究其原因，是由于正副禀较红白禀更为详细，亦更为正式。因此，红白禀固然简便易行，却始终无法取而代之。

根据《大清矿务附章》：但凡呈请勘矿执照之人，必具正副之禀送呈查核，正禀留档，而副禀“标明收禀之日期，备录督抚及总局批准，全文盖印发还原禀人收执”〔10〕。可见，正副禀的使用时间与红白禀一样，直至清末。

总之，正副禀原为禀文转为公文后呈递批发功能的最初体现，比红白禀的出现时间更早，但在应用的过程中，经常会被更简便的红白禀所取代。在沿海地区及涉外事务办理中，多用正副禀以求其详，以便备案核查。而内地各州县由于公务繁琐，多用红白禀以用其简，提高行政效率。自乾隆至清末，正副禀与红白禀二者皆广泛使用，并行不悖。

四、结论

衔名与事由是红禀最显著的格式，衔名体现着其自书信而来的“衔名手本”的特征，而事由则由“禀”起，至“由”止，寥寥数语即可概括州县禀批之事。红禀与白禀相辅相成，于小小一方红纸中体现了清代公文拟文、呈递、送达、批文、奉回、执行的整套流转程序，亦集中体现了书吏公文水平与州县行政效率。

红白禀由正副禀简化而来，与正副禀一起体现着禀文呈递批回、以备查核的功能。二者在清朝乾隆初年起即被广泛运用，相辅相成，彼此替代。相较而言，正副禀更为正式、保存档案更为详细准确；红禀仅用寥寥数语概括事由，使下级禀报简便易行，上级批回及时迅速。但由于其内容过简，影响日后行政查核与档案解读。当时间久远、白禀稿丢失后，此弊端更加显著。故各州县因时因地制宜，对二者选择应用，并未加以统一。

有清一代，正副禀与红白禀虽均未成为官方正式公文形式，却在地方行政中扮演了重要角色，并共同形成了清代公文多样化的局面。

注释：①

清代尚有一类专用于贺节、祝寿、贺到任、贺升官的禀文，是为贺禀。这种禀文无红白之分，均用红纸书写，字句则多为四六骈文，故又称为“双红禀”。《南部档案》中亦有用红纸禀事者，二者均不在本文讨论范围。

②参见吴佩林《地方档案整理向何处去——基于清代地方档案整理现状的反思》，刊于《光明日报》2016年4月9日第11版。

③四川省南充市档案馆藏《南部档案》Q156516，光绪二十八年十月二十四日。其中Q156516依次表示全宗号-目录号-案卷号-件号，下同。

④《南部档案》Q1814414，光绪三十四年九月二十四日。

⑤《南部档案》Q228352，宣统三年七月初十日。

⑥《南部档案》Q85253，光绪八年六月三十日。

⑦如王铭、王若荷《禀文源流考——兼析〈巴县刑房经承邓仁斌缮文脱误请更定禀〉》，刊于《成都师专学报》2002年第1期；闵素芬《由清代禀文谈“请示”的改革》，刊于《秘书之友》1991年第10期；王铭《民国档案中〈杨克献请改考技術职上铨叙局长禀〉考析》，刊于《北京档案史料》2005年3期。

参考文献：〔1〕

陈宏谋.培远堂偶存稿〔C〕∥《清代诗文集汇编》编纂委员会.清代诗文集汇编.上海：上海古籍出版社，2010：404.

〔2〕张鉴瀛.宦乡要则〔C〕∥《官箴书集成》编纂委员会.官箴书集成.合肥：黄山书社，1997：145.