基于办公自动化的档案探究

摘 要：随着我国经济的快速发展，陈旧的档案管理方法不能与现在的社会相适应。如果档案的管理效果与现实的工作需要不能相符合，将会对我国档案管理效率带来较大的影响。无论是什么单位，在其本身的经营阶段，档案管理自动化建设环节一般都有着很主要的作用，档案管理能力的强弱会直接对单位本身系统的管理水准产生不同程度的影响。所以，现在我国的一些单位及单位如果想获得稳健的进步与发展，就一定要对本单位的档案管理的效率实行科学合理的提高。笔者对现在我国现代档案管理过程中存在一些问题进行分析，并在分析的结论上对提高档案管理自动化建设自动化的方法实行认真的探究。

关键词：档案；管理；档案管理自动化

在单位的管理工作中，档案管理是其主要的组成部分之一，可以有效保障相应工作的有序开展。随着现代社会经济的快速发展，面对更为复杂的管理情况，档案管理不仅需要持续地进行创新与改革，还要与现代社会的发展步伐相统一，只有这样才能将其自身的优势作用充分得以发挥，同时也能使的工作人员在搜索与查找相关信息时更为便捷，让办公自动化档案管理在整体上得到显著提高。如何让档案管理得到进一步的完善与创新，从而也能使管理水平得到提升，这就需要对档案管理过程中的一些问题进行深刻的分析，唯有如此，方能获得良好的解决措施，使的档案管理自动化建设发挥出重要的管理功能与价值作用。

1 当前我国档案管理的现状分析

档案管理是单位或个人组织在参加社会实践活动过程中所积累下来的活动信息，通过档案可以完整地进行清晰的记录，这是保证未来社会发展与科技进步的重要参考。目前由于档案管理在单位的实际管理中，没有引起领导人的重视，或者因其跟不上当前的管理发展需求，使其在发展上遭受一定程度的阻碍，这不仅严重影响了档案管理的现实价值与作用发挥，还为单位的可持续发展带来一定影响。

1.单位的重视程度不够。根据现在时代的情况来说，我国大部分的单位并没对本身的档案管理自动化建设给予高度的重视，只是单一的把它作为同合同文件管理一样的工作事项，使单位的档案管理成了工作人员的次要工作。除管理一些合同与人事的档案以外，没能对别的资料给予重视管理。还因较多单位的档案管理规定并不健全，使大多数的客户信息与业务材料全部交给不相关职位的工作人员实行管理，发生人员流动的情况时，便很容易弄丢一部分主要的资料，从而使单位的相关业务工作受到不同程度的影响。

2.管理人员专业素质不高。现在我国虽说有的单位已开始对档案的自动化管理工作重视起来，但仍然还是没有使办公自动化档案的管理工作真正发挥其应有的价值作用，產生这样情况的最根本因素是因为有关的档案管理自动化建设人员自身的专业素质与工作能力不足。一方面，档案的分类不合理，导致不能有效应用档案信息，致使资料数据获得的时间受到制约，因而使档案管理在现在单位中的作用很难实现，另一方面，大多数的档案管理自动化建设人员对档案管理的理论知识掌握不到位，所以就使有关的管理人员不能有效意识档案管理的重要性，导致工作态度出现问题，对档案的管理造成严重影响。

3.缺少安全保障机制。因为现在有些单位对档案管理并没重视，这也使档案管理其安全不能获得保障。一方面因为档案管理人员没有重视档案管理自动化建设的重要，导致存档的时候产生信息的丢失与损坏情况，另一方面单位没有对档案管理自动化建设给予重视，严重的忽视了档案的保密工作，还因档案管理人员职业素质不高，导致档案信息丢失情况时常发生，从而造成单位严重的损失。大多数单位缺少网络安全认识，在计算机的档案管理自动化建设中，这也会产生很大的安全隐患。

4.缺乏信息化管理。虽然现在部分单位的管理规范都已对传统纸质的办公自动化方式实行了转型，信息化的办公自动化方式也得到了普遍的应用，但单位在档案管理环节上，还仍然保留着传统的纸质办公自动化模式，这不仅影响了大多数单位的档案管理没有达成信息化，更对单位各部门在使用与查找时，产生了一定程度的限制，达不到方便快捷的使用要求，严重阻碍了单位的进步与发展，并且在不同程度上降低了单位的档案管理自动化。

2 提高档案管理自动化建设的具体措施

档案管理是一项非常重要的工作，而且对单位起到了无可替代的作用，尤其是在信息技术的广泛应用之后，使档案管理自动化建设既得到了前所未有的发展，同时也因此而提高了档案管理自动化。随着档案管理的实际作用与关注度的提升，在业务能力与技术管理方面仍需不断推进，使其更为适应新时代单位的发展需求。

1.加强对档案管理的重视程度。如要使档案管理自身的作用获得有效的发挥，就一定要对的档案管理制度实行合理科学的建设与完善。在实施此项工作之前，主要是要提升单位内部工作人员对于档案管理重要性的认识程度。应增强档案管理人员对档案管理重要性的深刻认识，组织定期的培训学习，在学习中向档案的管理人员传授档案的管理理论，与此同时还需对其讲述档案管理的重要性。只有如此才可以使单位的所有成员慢慢的产生统一性的档案管理意识，从而使的档案管理自动化建设可以健全。

2.提升档案管理人员的专业素质。作为单位来讲，应注重档案管理人员的专业学习与培训，不仅要定期的组织相关的基础知识培训，还应结合相关人员的具体情况，进行重点培养。无论是新职工，还是老职工，都要在档案基础知识的培训中，加强对专业知识的学习，不仅要掌握现代化的档案管理操作系统，还要同时进行熟练的信息化管理，保障档案管理的安全有效性。只有不断提升档案管理人员的专业技能与综合素质，才能对接当前的市场经济化需求，对单位发展起到有效的推动作用。

3.增强档案管理的安全性。档案管理自动化对现在的单位有很重要的作用，只有档案管理安全性得到有效保证，才可以让其作用得到有效的呈现。第一，建立健全相关的保密制度与规定，并以此对相应的档案管理自动化建设人员实行制约，一旦有泄密的人员，要给予严厉的处分，使档案可以获得有效的管理，确保档案信息的安全性。第二，单位应主动推广计算机知识与网络安全知识，使单位内部的所有工作人员都能拥有网络安全意识，并对安全隐患所带来的严重后果加以宣讲，同时增强计算机管理部门对网络安全的监管力度。

4.实现档案管理的有效运用集成化信息化管理体系。单位在实行档案管理自动化建设的工作中，应加强对实物档案资料的管理，并结合计算机档案管理形成新的管理模式。在实现单位档案的信息化管理过程中，不仅要积极主动对集成化的信息管理措施加以运用，还应通过计算机的精细化管理对档案信息进行分类、编号，并对单位各部门的具体情况与信息性质进行科学的、规范的档案分类管理。

3 结语

总的来说，档案管理与单位中其他项的工作内容都有直接或间接的关系，科学化、正规化的档案管理是保障单位可以顺利运营的主要根基，为了使我国目前档案管理自动化建设过程中的一些问题获得及时的解决，单位的每个部门需相互协同工作，一同运用合理的方法，使档案管理自动化建设的效率获得提高，从而才可以让单位本身顺利稳固经营获取保证。

参考文献

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[2]梁珍，丁宁宁.浅谈如何提高办公室档案管理自动化建设的效率[J].办公自动化室业务，2014（23）.

[3]孙霞.关于提升档案管理自动化建设质量的思考[J].经营管理者，2014（35）.

作者简介

胡思阳（1987-），女，江苏盐城，本科，毕业于南京师范大学，助理馆员，研究方向：档案管理。endprint