办公自动化系统实施中若干问题的思考和探讨

辛慧

摘 要：随着科技的迅速发展，现阶段自动化技术在各个领域逐渐渗透，办公自动化系统的实施是上世纪70年代初步提出，在现阶段的企业办公过程中自动化系统发挥着重要作用，但是在实际应用过程中依旧存在诸多问题。笔者在下文就此展开分析，使得办公自动化系统充分发挥出其应有的价值。

关键词：办公系统；自动化；问题；分析

办公自动化是上世纪70年代首次提出，在企业的发展过程中办公自动化系统的充分运用对于企业的经济发展有着重要作用，但是在实际运用过程中依旧存在不利因素制约。笔者在下文就此展开分析，使得办公自动化系统在企业经济建设中发挥出其应有的价值。

1 办公自动化系统发展现状分析

1.1 实现网络化

在互联网迅速发展的背景下，现阶段的办公系统自动化与互联网密切结合，实现了统一科学化管理。比如在过去的机器控制过程中需要分别通过调试，然后检测其运行是否正常，但是在现阶段办公过程中实现了办公系统自动化，从而在极大的程度上提升了工作效率，同时避免了人工调试过程中的误差。由此可见，现阶段的办公系统自动化已经基本实现网络化，促进企业经济稳步发展。

1.2 实现智能化

随着自动化技术的逐渐成熟，其在各个领域的应用逐渐普遍。在过去的企业办公过程中，销售部门对于市场采集的信息需要人工进行对比，从而制定科学的营销方案，从而确保产品的品质，这样的工作模式下，办公效率相对较低，但是在现阶段的办公过程中通过对采集客户信息进行输入，从而实现来人工智能化对比，同时生成较为科学的报表，对企业的经济发展有着重要作用。

1.3 实现平台化

随着办公系统自动化的普及，其在各个企业的运用范围逐渐扩大，在现阶段的大部分企业经营过程中均具备各个部门的统一管理系统，但是在企业运营过程中，部分企业的财政管理部门、营销部门等诸多部门是相对孤立状况，这样的局势对于企业的发展极为不利，但是办公系统自动化其已经实现了平台化，从而达到了统一化管理。

2 办公自动化系统应用过程中存在的问题

2.1 企业对于自动化系统应用不够重视

随着科技的迅速发展，现代化自动化办公系统在现代企业的发展过程中扮演着重要角色，在大部分企业发展过程中已经充分运用自动化系统，但是部分企业依旧保持着传统的观念，在长期发展过程中对于自动化办公系统的重视度偏低，尤其是在销售类企业发展过程中，对于市场的数据进行分析过程极为复杂，其人工工作效率偏低，其严重制约着企业经济的发展水平。

2.2 对于办公自动化系统的运用不够充分

办公自动化系统在运用过程中大多借助互联网系统，但是在现阶段的企业发展过程中，由于部分企业的员工职业素质参差不齐，对于自动化办公系统的熟练运用程度不同。在此状况下，自动化办公系统则无法充分发挥出其应有的价值，由此可见，在企业的发展过程中注重对自动化系统的充分运用对于提升企业的发展有着重要作用。

2.3 自动化系统的引进欠缺

在企业发展过程中，由于各个企业的经济发展状况不同，因此在企业的现代化自动化办公系统的引进过程极为困难，其主要体现在资金方面的制约，部分企业在现代化系统引进过程中取法专业的技术人员及资金辅助，所以在极大的程度上制约着企业的发展。由此可见，加大现代化自动化系统的引进对于企业的发展有着重要影响。

3 办公自动化系统应用过程存在问题的改进措施

3.1 加大宣传力度，注重运用自动化系统

在企业的发展过程中，由于企业的管理层保持着相对传统的办公理念，因此导致对现代化自动办公系统的引进不够重视，针对于此类状况，首先，企业应该加大宣传力度，对于自动化系统引进的优势进行分析，使得员工及其管理层充分认识到自动化系统充分运用的潜在价值；其次，在现阶段的企业发展过程中应该帮助员工树立良好的自动化办公系统的应用价值，使得办公系统在企业发展过程中发挥出其应有的价值。

3.2 加大培训力度，充分运用自动化系统进行办公

在过去的企业发展过程中，由于受到各个因素的制约，因此在实际发展过程中导致现代化自动化办公系统的运用不够充分。针对于此类问题，首先，企业应该加大对企业员工的培训力度，使得企业员工能够熟练掌握基础的办公流程，对于存在的基本问题能够进行分析；其次，企业应该加大对管理层的培训，使得管理层在企业管理过程中加大对其员工办公系统使用严格管理，实现企业办公高效开展。

3.3 加大资金投入，购进专业的办公自动化系统

在企业的发展过程中，由于受到经济等方面的因素制约，因此在企业的发展过程中运用较为落后的办公模式，其办公效率相对低下，對企业的发展造成不利影响，在此状况下，首先，企业应该加大对企业先进系统的购进力度，使得现代化办公系统发挥出应有的价值；其次，在现阶段的企业发展过程中，当地政府应该加大对小型企业的扶持，比如对其进行无息贷款等措施，帮助企业引进相应现代化办公系统，促进企业经济稳步发展。

4 总结

本文通过对企业办公自动化系统的实施存在问题进行分析，随着科技的迅速发展，现代化的自动化办公系统在企业发展过程中扮演着重要角色，但是在实践运用过程中依旧存在诸多问题。针对于存在的问题必须不断改进，从而制定相应的措施，促进企业经济稳步发展。

参考文献

[1]杜鹏.中小企业办公自动化系统的模型设计.科协论坛，2013年10期（下）.

[2]李慧勇，郑艳明.国内外办公自动化的研究现状及发展趋势[J].科技信息.2014（12）.endprint