论高校干部档案归档材料的管理

李红菊

论高校干部档案归档材料的管理

李红菊

本文拟从归档材料源头的管理角度，发现干部档案归档材料出现问题原因，找到保证干部档案材料真实性、严肃性和权威性的解决问题办法，进而在干部档案管理的工作实践中发挥积极有效的作用。

干部档案 归档材料 管理

一、干部档案中专项审核后每年补充的主要归档材料及来源

（1）年度考核表。根据目前的考核办法，高校每年都要对教职工的年度工作进行考核，书面的材料就是每人都要填写的年度考核表。考核表除一些简单的个人信息外，还包括个人的工作总结及部门领导的考核意见、学校的考核意见，个人签字等。此项材料一般由个人填写、部门填写考核意见、经学校统一认定后由人事管理部门统一收集，盖章后归档。

（2）工资审批表。2006年工资制度改革以后，每年会根据上一年的年度考核结果，为考核结果合格及以上的人员增加一级薪级工资。增加工资的审批表每人一份作为工资档案材料归档。此项材料一般是由单位的人事部门统一来调整工资，根据管理权限审批盖章后归档。

（3）干部任免表和干部登记表。干部任免表是干部任免时填写的重要材料，个人填写后交单位的组织部门审核。同干部任免表一同归档的还有相关的任命文件复印件。干部登记表则是新录用人员转正后填写的登记表，由个人填写后交人事管理部门。前项材料由单位的组织部门统一审核完成后交干部档案管理部门归档，后者一般由人事管理部门组织转正人员填写后交干部档案管理部门归档。

（4）职称评审表。高校一年一度的职称评审是高校教职工关注的焦点，每年职称评审工作完成后，数量不少的职称评审表都需要归档。职称评审一般由人事部门负责组织，此项材料一般个人填写打印装订好后在职称评审前交人事部门，人事部门在职称评定后根据管理权限补充完整评定结果后归档。

二、干部档案中专项审核后每年补充的主要归档材料产生问题的原因

（一）个人填写的材料中存在的问题

归档材料中相当一部分内容都是由个人填写形成。在干部档案专项审核中，相当一部分人的“三龄两历一身份”内容经审核后重新进行了认定，但这部分人在填写相关表格（例如职称评审表）时，并没有按认定的内容进行填写，使新的档案材料“错误依旧”。还有部分人员对个人填写的材料态度不认真，对自己的工作经历、学习经历等填写一次一个样，造成档案中的相同材料不一致，也影响了档案的准确性，使我们下了大力气整理的档案在使用时并不好用。

（二）干部档案归档材料的收集部门无法一一审核

干部档案归档材料来源五花八门，从上述我们列举的几个每年几乎都要更新的材料就来源于几个地方。年度考核表和干部登记表来源于人事管理部门负责人事的科室、工资审批表来源于人事管理部门负责劳动工资的科室、干部任免表来源于组织部门、职称评审表来源于人事管理部门负责职称评定的部门。而这些部门的管理人员是不可能根据档案的审核结果一一去核实每个人的材料的，尤其是个人的“三龄两历一出身”。因此又使我们的归档材料与档案审核结果可以不一致。

（三）干部档案归档材料来源五花八门，不能保证“应归尽归”

干部档案归档材料分别由不同的人来管理形成，而这些管理人员可能并不了解哪些材料应该归档、哪些材料不应该归档。不仅是本单位内部形式的材料难以保证“应归尽归”，外单位形成的材料就更难保证了。

三、提高干部档案补充的主要归档材料质量的途径

（一）建立网络管理平台，提高信息共享的水平

人事管理部门可以建立网络管理平台并负责日常平台信息的更新维护工作。在需要个人填写年度考核表、干部任免表、干部登记表、职称评审表时，相关个人信息部分只能通过个人账号登录网络平台，档案专项审核中已经认定的事项由平台自动生成，不需要个人填写；在相关部门形成其他的归档材料时，例如工资审批表，审批表内的所有的个人信息部门也都出自此平台，这样既保证了填写内容的准确性、一致性，也避免了数据来源多样，信息不一致的问题，同时相关的职能部门也不必进行重复的审核工作，可以有效提高后续更新进去的归档材料的质量。

（二）建立完善的内部档案归档材料形成的制度，用制度来保证归档材料的质量

鉴于干部档案中绝大部分的材料是单位内部形成的，通过建立起完善的内容档案材料形成的制度，来保证归档材料的质量。例如制度中应包括哪些材料应该归档、归档材料有哪些要求、应该由哪些部门来形成、如何移交给档案管理部门等等，从源头上控制住归档材料的质量。

（三）结合岗位聘任，将档案归档材料形成列入相关岗位的岗位职责中去，加强对些部分职责的考核

岗位聘任中都要制定相应的岗位职责，在档案归档材料形成的相关管理人员的岗位职责中明确档案归档材料同样属于这部分人的职责范围，同时在年度考核中增加对此项工作的考核内容。这样可以提升档案管理工作的地位，让相关的管理人员充分认识到这是岗位职责所在，不是可做可不做、与己无关的事情。

综上所述，档案归档材料的管理必须从源头抓起，通过制度和技术手段来保证归档材料的质量，让干部档案充分发挥其在干部的任免、考核中的重要作用。

[1]梁正银.归档文件整理指南[M].湖北人民出版社,2003.

[2]李明华.归档文件整理规划解读[M].中国文史出版社,2016.

（作者单位：内蒙古建筑职业技术学院）

李红菊（1978-），女，汉族，辽宁沈阳人，人事处劳动工资科科长，经济管理学院副教授，研究方向：人力资源管理及应用统计、统计教学研究。