高校学籍档案利用中的个人隐私保护

潘澜月

高校学籍档案利用中的个人隐私保护

潘澜月

本文以此分析，从高校学籍档案的隐私性、利用过程中出现的隐私侵权行为及原因分析，有针对性提出高校学籍档案隐私泄露等问题的保护措施，加强高校学籍档案管理人员的隐私保护意识。

高校学籍档案 利用 隐私保护

一、高校学籍档案的隐私性

高校学籍档案中，主要由两个原因导致档案的部分信息成为个人隐私，一是高校学籍档案记录着个人的基本信息，这些信息能直接反应某特定人员的身份、电话、地址、图像、学历等，这些信息能够识别某特定人员的个人隐私。二是学籍档案中的某些信息不能对外进行公布，具有隐藏性，是档案主体的私人信息。这些档案不会与公共利益挂钩，尝尝处于隐蔽状态，如果出现信息泄露，就会对档案个人造成隐私损害。之外，个人档案在不法分子手中具有一定的财产属性，如果被倒卖，会给不法分子带来一定经济利益。

二、高校学籍档案利用中发生的侵害隐私行为及原因

（一）档案管理制度和利用流程不完善

高校学籍档案类型众多，并且管理时间长，都存放在各个院系中。不同部门之间会对学生认定不同的学籍信息，不同部分之间在归档与移交过程中，都需要档案管理部门有一个规范、合理的管理制度。档案管理部门应该把院系、学号、班级等进行分类和排号，否则就无法对院系移交的材料进行合理归档。目前，高校学籍档案的利用者多是就业、档案管理相关部门。由于档案中很多材料是学生的基本信息，如毕业设计、入团志愿书、毕业生自我鉴定表、高中学习信息、毕业设计成绩鉴定表等。个人信息只是其中一页中的部分行。如果利用部门在复制档案材料时，会将同页中涉及的其他内容进行复制，这样就容易造成个人隐私泄露。

（二）高校档案部门隐私保护不够重视

高校学籍档案中不仅记录有学生个人档案，还记录有相应院校的机密信息，一旦被不法分子利用，就会给社会以及个人带来坏的影响。由于人员管理的疏忽，高校档案管理工作多是有学生助理担任。遇到相关人员来查询档案的时候，常常学生助理代为查找，这些非专业档案管理人员缺乏档案保护意识，可能出现传播与泄露他人隐私信息，对当时人造成不良的影响。档案查询完毕后没有及时进行归档，容易被其他前来工作的人员看到，造成隐私泄露。

（三）网络信息技术发展挑战学籍档案的隐私保护工作

计算机网络技术的快速发展，使得高校学籍档案的利用迎来了发展势头，同时学籍档案管理也面临着严峻的挑战。进行档案管理的计算机、软件、电子设备出现漏洞及故障的时候，会直接影响到学籍档案的安全，可能会出现档案丢失、泄露等。尤其是信息化管理档案的发展，纸质档案在扫描的时候，如果不能及时进行清理缓存文件，就会给不法分析有机可乘，将这些个人信息进行复制，造成档案信息泄露。计算机技术的发展也在一定程度上威胁着高校学籍档案保密管理，有些院校为了方便管理，就把学生学籍档案存储在计算机网络上。虽然能够方便查询，但是也面临着学籍档案个人隐私被泄露的风险。

三、高校学籍档案隐私保护对策

（一）加强学籍档案管理制度建设,规范利用流程

根据《档案法》、《高等学校档案管理办法》、《侵权责任法》等相关档案管理法规。高校应当结合自身实际情况，建立健全学籍档案管理制度，完善档案查询、整理和利用流程，加强管理学籍档案查阅、登记过程，确保学籍档案管理的保密、安全。在记录学生学籍信息时要做到信息准确、正确、完整，在信息整理过程中，对不同院系不同档案进行标号、排序，加强统一管理。在档案查阅利用的时候，根据查询内容的不同，建立不同档案查询审批流程。最大限度的保护学生学籍档案的隐私。相关单位如需要查阅学籍档案的时候，要求相关部门开具带有公章的有效查验证明，要有档案当事人的授权与基本信息。同时，要求查阅单位不得私自涂改、勾画、破坏学籍档案，对档案信息进行保密，不能向其他无关人员进行泄露，造成档案当事人的个人信息泄露。

（二）加强档案管理人员隐私保护与职业操守

高校学籍档案利用中，人为泄露学籍档案是造成学籍档案泄露的主要途径之一，因此高校应当完善学校档案管理工作，在建立健全档案利用流程中，加强档案管理人员的隐私保护与职业道德。档案管理人员要做到公平、公正，对于档案利用中可能发生的信息泄露情况进行有效预防，严谨使用自己档案管理职权。正真做到不向其他个人或团体泄露档案主体的相关个人隐私，切实做到本职工作。这就要求高校相档案管理人员在学籍信息记录的同时，做到真实、有效，切实保证不被其他利益所驱使，不泄露，不传播相关学生的隐私，做好保密任务。

（三）强化技术方式，加强数字学籍档案隐私保护

如今，很多高校将学籍档案以数据库的形式记录在计算机中，从专业角度来说，学籍档案管理人员能够利用计算机加密技术、数字证书、防火墙等信息安全保护程序加以保护，使得学籍档案不被丢失、篡改与清除等，切实保护学生档案的权威与真实性。除此之外，也要做好计算机档案管理工作，防止计算机被黑客攻击、利用，造成学籍信息篡改、伪造等情况发生。另外，学籍档案可以利用不同加密文件格式进行存放，利用高保密性、兼容性强的文件编录方式，做好档案信息不经验证就能获取的情况出现。

综上所述，高校只有完善学籍档案管理制度，强化学籍档案利用过程，较高隐私保护意识的档案管理人员，做到公平、公正的档案管理工作后。这样才能有利于相关档案查阅部门的查询，提高高校学籍档案管理水平，保证学籍档案的隐私安全。

[1]奚金才,邓蕊．档案开放利用中的隐私权法律保护研究[J]．档案,2015(1)．

[2]张雪．未成年人隐私权法律保护问题研究[J]．法制与社会,2012,04(下):283～284．

（作者单位：重庆文理学院档案馆）