如何做好医院迁建项目档案工作

文/成都市新都区人民医院档案室 马春荣

如何做好医院迁建项目档案工作

文/成都市新都区人民医院档案室 马春荣

医院整体迁建项目是重大民生工程，也是医院迁建投资最大的民生工程，如何管理好迁建项目档案非常重要，而迁建项目最终顺利竣工验收和日后如何有效利用档案是重中之重。本文从档案管理工作者的角度，谈一谈如何做好医院迁建项目的档案工作。

迁建项目；档案

一、充分认识档案的重要性

工程建设是百年大计，工程建设项目档案更是百年大计，如工程项目档案没收齐管好，那将是对今后的利用后患无穷。通过经历2008年5月12日的特大地震后查找档案的过程，笔者对修建房屋建筑单位所交的档案图纸不全深有体会，所以，根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验改办法》对建设项目档案进行验收。并明确规定建设项目竣工验收的重要组成部份，未经档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个项目的竣工验收。医院可以对项目档案及对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，要充分体现项目档案在建设项目中的重要性，并对医院在今后对全院房屋进行整体维修、管理、使用、改扩建、技改等有准确的数据。如果现在对收集档案工作不认真负责，就会对整个医院造成不可估量的损失，并直接影响医院的持续发展。由此，确定了专业门类众多的收集情况：如基建类档案的收集，就要求施工单位必须把包括打基础、土建隐蔽资料及所用的钢筋规格、水泥标号等全部一份不少地收集到档案中，交给医院存档，以备查验；对特殊的建设工程如：CT室、放射室、心电图、化验室、供氧中心、锅炉房、财务科、信息中心、药品库房，特别是毒麻药品的存放库房有特殊的要求，其中有需要防腐蚀、隔热、隔音并保温、保湿等建材，要严格按照我们的要求进行；对于现代化信息中心的设置、信息端口的预留配置、接入接出、局域网等等，都必须保质保量收集到医院档案室管理。

二、健全制度加强领导

为了保证档案能够顺利归档，要向院领导建议，凡是参与新医院建设的各参建单位都要高度重视迁建项目档案工作，并且要成立医院整体迁建项目档案工作领导小组，加强对该项迁建项目档案工作的组织领导，制定明确岗位责任制度，迁建项目档案工作的规章制度，实施方案和工作流程。并建议制定会议制度，如能定期召开档案工作会议，由各参建单位领导听取档案工作汇报，督促监督档案工作按档案流程管理进行。

三、贯穿始终做好档案收集工作

以本人来看，迁建项目工程十分浩大，在工程建设过程中要涉及到很多单位，各种工作环节错综复杂。所以要从工程立项开始，就成立专业档案人员、专门的档案管理室来负责整个工程的立项文件、设计图纸、计算数据、现场摄像记录等资料的收集开始。并在定期召开的迁建项目建设进度工作会议上，同设计、施工、监理等单位进行有效沟通，方便档案人员定期收集各种档案资料，能确保迁建项目档案资料的收集与工程建设同步进行。即：迁建项目计划的下达与审批的文件资料和开工仪式上录像录音资料和归档同步，工程建设进行中的文件、资料的收集同步，当迁建项目完成后的所有的文件、图纸、录像、照片等资料的完全归档，这样才能做好整个迁建项目档案的收集工作。

四、检查指导保障档案工作

医院迁建项目规模大、工期长、形成材料多，所以要在迁建项目档案管理工作中做到规范化、标准化，仅靠档案工作人员和工程建设管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，医院领导要定期召集迁建项目档案收集人员召开迁建项目档案工作会议，对迁建项目档案工作的进度，对设计、施工、监理等参建单位进行档案资料归档的检查指导，安排布置每一阶段工作，都是做好迁建项目档案管理工作的根本保障。

五、业务培训确保档案鉴定

在迁建工程项目进行过程中，为了确保档案的真伪，建议对于项目建设、管理过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史档案、记录全部交给医院档案保管，必须是原件，复印件最好不收，因为有的管理人员不是专业的建筑方面的人才，对于其中的真伪不能有效分辨，特别是关于建筑中的钢筋的材质等问题必须是盖鲜章的，因为现在有一部分不法商人，以次充好，以假乱真，所以必须把好这个关。还有如污水池的建设，其中的隐蔽部分，档案必须是原件，特别是到质检站的压块资料必须盖鲜章。对于不懂的，要有项目建设单位派专业人员进行业务指导，确保档案的真实性和严肃性。

六、分门别类做好整理工作

因医院迁建工程量大，不可能综合收集档案，所以应该分门别类进行收集，按照工程进度、专业进行收集。如：基础部分、隐蔽部分、建筑、土木、水电气、光纤等，收集档案分为几个小组，各负其责，大家有分有合，按照目录进行收集，一一对照，虽然这样工作量大，但是这样做，档案不会缺，也不会混乱，为以后统一归档提供方便。

七、做好档案永久的保管工作

医院的档案管理基本是一个综合档案管理，全院档案除了病历以外，全部存放在档案室。项目迁建档案不可能一开始就放进医院的档案室，所以应该重新开启一个新的、宽敞的单独迁建项目档案室，收集迁建工程中的所有档案，整个工程完毕后，对全部档案进行规范化的清理、装订，在装订前还要查看归案资料是否完整，对于有破损的、字迹模糊不清褪色的应立即进行修补和复制后再行装订。通过比较详细的分工，在各项有关迁建项目工程的档案收集中，在新修建的医院开始运行时，医院的迁建项目工程档案应进行档案管理。在新的档案室里，各种资料进行归位管理，包括项目迁建的所有档案和原有的档案集中进行统一的排列顺序、编号，并将保管期限定为永久。

[1]问宪莉.如何做好迁建项目档案工作[J].陕西档案,2012(1).