办公室涉密文件管理制度研究

2017-11-25航天精工股份有限公司姚媛

办公室业务 2017年22期

文/航天精工股份有限公司姚媛

办公室涉密文件管理制度研究

文/航天精工股份有限公司姚媛

随着当前我国科学技术的快速发展，社会法律制度体系的进一步完善，如何进一步加强涉密单位办公室的文件管理制度建设成为当前办公室文件管理人员要着力解决的问题。涉密文件不仅关系着单位内部的管理机制建设，在某些领域甚至影响着国家和社会安全。因此健全涉密单位办公室的保密制度不仅是时代任务，也是新的发展要求。鉴于此，本文就现代涉密单位办公室机密文件管理制度建设进行分析，并提出研究思路，以供广大读者借鉴。

涉密文件；管理制度建设；问题研究；建设策略

一、涉密单位文件管理制度建设存在的主要问题

（一）管理环节的缺乏。从目前我国涉密单位办公室机密文件管理制度的执行情况来看，其存在的主要问题是文件管理人员的制度意识薄弱，没有按照相应的保密制度对涉密文件进行妥善整理。具体而言，办公室涉密文件管理制度的制定与实施是对涉及到各种关乎核心利益文件进行特殊化整理与存储而形成的一种管理模式，详细规定了涉密文件的管理步骤、管理环节、管理内容及工作人员的具体职责。但目前很多涉密单位办公室文件管理人员的制度意识明显匮乏，既没有按照制度流程对涉密文件进行整理与保存，也没有相应的岗位意识，不清楚自身的具体责任，随意将涉密文件放置，没有相应的分类整理与电子化备份，导致单位内部涉密文件的管理秩序极为混乱，没有形成标准化的管理机制。

（二）管理制度缺少技术性防范措施规定。当前影响办公室涉密文件进一步完善化建设的另一个主要因素是管理制度缺少技术性防范措施的规定，忽视了对电子性涉密文件的技术防范。伴随着当前互联网技术的快速发展，网络平台已经实现互联互通，计算机不再是独立的个体，通过网络空间，独立的计算机可与全世界任何一个角落的计算机实施联通和数据共享。因此在计算机技术快速发展的趋势下加强电子涉密文件的技术防范已迫在眉睫，不仅要建立科学完善的制度措施对电子文件进行加密处理，还要构建网络防火墙严防技术犯罪，切实保护好电子涉密文件的安全。

二、针对当前文件管理制度存在问题的控制策略

（一）加强技术防范。在新技术的发展下要注重技术防范，通过建立有效的涉密文件管理制度对技术防范体系予以明确规定，通过使用计算机加密技术、运行独立网络等来切实保障涉密文档的安全。这就要求在信息技术的影响下，涉密单位要着重加强文件管理人员的知识、专业技术的培养，切实让文件管理人员掌握信息技术，能够运用信息技术对涉密文件进行加密处理，通过有效备份、合理归档、技术存储等方式来加强涉密文件的管理。此外，涉密单位还应当安排专业的网络技术管理员进入涉密办公室，对涉密文档的网络环境进行净化，对其存储网站和服务器进行有效维护，通过合理地运用计算机技术建立防火墙来预防网络病毒和网络黑客，防止互联网文件泄密事件的发生。此外，涉密单位还要通过建立完善的文件管理制度强化网络管理员和文件管理人员的保密意识，要立足实际，有效运用制度对每一位涉密文件处理人员的职责进行详细规定，以此来加强文件处理人员及网络管理员的保密意识，切实维护好涉密文件的安全。

（二）完善管理制度建设。涉密单位应在国家相关法律法规的具体规定下，建立科学完善的涉密文件管理制度，加强对涉密文档的管理。一般而言，涉密文档的管理制度包含多方面内容，如文档的归档制度、涉密文档的保密制度、保密条例及借阅权限制度等。涉密文档的管理制度建设应当按照单位内部组织模式，从文档收集开始一直贯穿到整个文档分类整理的过程中，对文档管理的每个环节、每一个步骤、具体流程作出详细规定，制定相应的管理标准，让文件保管人员按照相应的制度标准对涉密文档进行分类整理，建立标准化的涉密文档管理模式，从而促进文档管理效率的提升。

三、办公室涉密文件管理制度框架下的档案归档整理

在对涉密文件进行分类归档过程中，首先要按照时间单位对不同年度的档案卷宗进行详细的分类处理，不同年度的归档材料不能放在一起组卷，但请示与批复可放在复文年立卷。其次要分问题，同一问题的归档材料组合在一起立卷，不同问题的归档材料分开立卷。同时要注重成套性，有些材料是成套、成体系、成系列的，不可分散开来，如重要的会议记录及各种秘密报告材料等，要分门类放在不同的档案主题单元当中。最后，不同保管期限的归档材料原则上应分开组卷，永久的组合在一起，定期的组合在一起，不能把永久和定期混合在一起，要根据保管期限的不同，对其进行细化处理，定期属性的一类，永久保存的一类。另外，在档案归档过程中要注重归档时间和归档移交手续，归档时间要按照相应的时间节点进行详细记录，归档移交手续一般一式两份，保管方一份，移交人一份，要针对档案移交人进行清点核对，保证材料信息的准确无误，同时要注明移交时间，确定档案保存期限。档案材料要分开保管，移交人一份，档案保管方一份，要在涉密文件管理制度的框架内，进行相应的卷宗归档和文件整理分类，充分保障档案卷宗的信息安全。