试述如何将综合办公室管理工作做好

2017-11-25诸暨市暨阳街道办事处吴燕

办公室业务 2017年22期

关键词：观念街道办公室

文/诸暨市暨阳街道办事处吴燕

试述如何将综合办公室管理工作做好

文/诸暨市暨阳街道办事处吴燕

诸暨市暨阳街道综合办公室管理工作的开展正面临新时期的挑战，因此暨阳街道胡坚华推荐使用全新的管理理念与管理设备，摒弃传统的管理模式，建立横向办公室管理体系，从而发挥综合办公室的作用，提高综合办公室管理工作的效果与质量。

综合办公室；管理工作；理念；设备；规章制度

传统的综合办公室管理工作模式及理念，已经无法满足新时期街道综合办公室管理工作的需求。因此，只有积极更新管理理念、提升办公室管理人员综合素质，才有助于做好综合办公室管理工作。

一、暨阳街道综合办公室管理工作状况

（一）管理理念和新形势脱轨。受新形势的影响，上级部门工作职能正在发生改变，这就直接对综合办公室造成了影响。例如，全新的办公软件需要管理人员学习新的技术知识等。当前，综合办公室管理工作存在管理人员素质理念落后、综合能力不足等问题。受到传统纵向管理体制影响，一个领导监管1—2个工作人员的模式已经不再符合新形势，取而代之的是横向大量人才管理模式，但这给管理工作增加了难度。另外，综合办公室工作人员的工作、管理思维还没有及时转变，采用的纵向管理模式不仅降低了工作的效率，还影响了工作质量。加上缺乏激励及绩效考核机制，因此员工工作积极性较低，影响了综合办公室管理工作的开展效率。

（二）办公室管理人员专业综合素质不足。做好办公软件技术、沟通技巧、执行能力、理解能力等提升，有助于完成各项管理工作。但是，暨阳街道综合办公室管理人员的年龄相对较大，对新知识、新技术缺乏学习的积极性，也无法及时接受新鲜事物，所以在新知识、技能的掌握与运用方面相对不足。因此，就使得综合办公室员工专业管理素质出现不足。

（三）设备和观念发展步伐失调。综合办公室管理工作设备对工作质量产生了一定的影响作用。受到网络技术、计算机技术、信息技术等的影响，如果办公室管理工作设备更新换代时代过缓，那么就会被时代的发展潮流席卷到海洋的深处，从而就会降低综合办公室工作的能力与水平。另外，当前社会的办公室管理发展观念正在不断进步，设备的更新与资金的投入也会受到设备资源管理观念的影响，如果办公室管理观念落后，人们就会满足于管理现状，故步自封，影响综合办公室工作开展效果。

二、胡坚华推荐做好综合办公室管理工作的措施

（一）主动吸收、更新管理观念。新时期涌现的全新事物与观念已经对社会的发展造成了极大的影响，因此综合办公室在开展管理工作的时候就应该积极吸收全新的管理理念，摒弃落后的管理观念，发挥综合办公室管理工作的实际作用，解决管理工作发展问题。通过更新管理观念，有助于激发工作员工的积极性，活跃街道综合办公室工作的氛围，建立良好的办公室工作环境。因此，胡坚华认为，街道综合办公室要基于本身发展状况，主动吸收横向管理先进观念，积极优化自身的管理理念及工作模式，调动全员服务意识及工作积极性，从而做好综合办公室管理工作。

（二）建立健全综合办公室规章制度。首先，要基于日常工作制度出发，建立健全综合办公室规章制度。在工作管理中，要推行个人责任制，确定员工承担的责任、职责与义务，将任务要求落到实处。另外，要为全员树立“团队合作”精神，鼓励办公室工作人员“互相帮助，共同进退”，从而提高工作效果。其次，制定合理的工作程序。根据岗位所对应的职责要求，制定有针对性的规章管理办事制度，确保工作的有序性。若综合办公室工作程序出现问题，就会增加工作的难度与复杂程度，这样就会导致“事半功倍”的现象发生，这不仅会影响员工工作积极性，还会降低综合办公室综合效率。因此可以把员工的日常表现与奖金、惩罚等结合在一起，实行奖惩机制，这样与员工自身的利益结合在一起，员工就自然养成了自我监督的意识，使规章制度的实施起到效果。最后，要激发综合办公室工作人员积极性，通过奖罚制度、绩效薪酬制度的建立，激发员工工作的斗志与积极性，并且也可以对员工的工作行为与懈怠态度进行一定的整治。这有助于改善综合办公管理工作的质量。

（三）对办公室员工进行综合培训。上级部门要为街道综合办公室工作人员提供培训、学习的机会，向所有员工普及计算机、网络、信息技术的使用方法；安排专家教授传授沟通、交流的工作技巧及现代管理理念与相关专业知识；及时让员工树立“终身学习”的意识。另外，要主动招聘应届大学生等补充综合办公室管理人才数量，从而全面提升街道综合办公室工作人员的整体专业综合素质，确保相关工作的顺利开展。

（四）更新综合办公室设备。办公室要按标准设置档案库房、阅览室、档案人员办公室，做到库房、阅览室、办公室三分开，按照有电脑，有档案柜，有温湿计，有防火、防潮、防高温器材，有防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫设施等“五有”要求，做好库房的安全管理工作，并根据新时期管理理念，积极引进计算机设备、计算机软件等，实现设备的更新换代，满足办公室管理工作的实际需求。