运用PDCA循环 提升公文办理效率

文/太仓市第一人民医院 周心

运用PDCA循环 提升公文办理效率

文/太仓市第一人民医院 周心

运用PDCA循环法进行文书档案管理，医院文书档案管理质量，从硬件到软件明显改善，质量明显提高，及时办理率、归档率等大幅提高。并且，应用PDCA循环管理，医院文书档案管理效果明显。

PDCA循环；公文办理；提高效率

医院办公室作为综合行政部门，承担“沟通上下、协调左右、联系内外”的重要职能，既要做好领导班子的参谋、服务工作，又要做好院内院外沟通协调的桥梁作用，办公室涉及的工作项目众多，在医院管理中占着不可或缺的重要位置。然而，作为医院内外部信息的汇总地，信息的冗杂、任务的繁多都会影响办公室人员的办事效率。我科自2015年起，采取PDCA循环管理方法提升公文办理效率，取得良好效果。

一、 计划阶段（Plan）

（一）分析现状。办公室起到承上启下、沟通协调的职能。需要高效、准确地落实院领导的决策及工作安排；及时、妥善处理上级单位来文；指导与外部单位联络沟通。在院办事务中传统公文收办与流转工作，因环节过多，使得在文件处理方面效率偏低，时效性不强，影响审阅与决策，易出现交办事项处理不及时；向上级报送文件缺审核；统计失真、延误等。

（二）分析原因。细思公文办理流程，发现若干问题：1.环节过多，耗费时间。文件需要在多位领导、部门间流转，没有时限要求。2.分类不明，文件类型多样。各位文件涉及范围各不相同，其相应处理方式与传达的条线亦不同。3.责任不清。需外送、上报的文件未经过相关领导审核，难以核查与问责。4.检索不便，不利查阅。文件流转时，无法查询文件位置，收归档案室后，需要经过档案室人员查找，较为费时费力。5.文件接收渠道增多。随着网络办公的不断发展，文件已不单单由信件传递，更多的是通过电子邮箱、QQ以及微信进行传递。文件接收渠道的增多，增加了文件收集处理的复杂性。

（三）确定目标。针对存在问题的分析，明确此次循环目的是缩短文件处理时间，改善文件流转环节，降低文件执行延误率，加强审核。拟通过减少环节流通、明确分工、分类检索、表单优化等方式，以提高工作效率。

二、 实施阶段（Do）

（一）进一步明确办公室人员责任分工。将收文、发文、数据报送等相关文件处理工作统一归口到固定科员负责，另将党务、院务、应急、大型项目运行及档案管理工作分配给其余科员，细分岗位职责。同时，每一项分工设立主要责任人和辅助责任人，当主要责任人因故不在岗时，辅助责任人自动履行相应职责。

（二）按照文件来源、重要性将来文分为正式收文和临时处理两大类。正式收文文件按照收文日期、收文单位、文号、文件名，简要备注汇总至收文目录，同时每份文件附阅办单，记录办公室拟办意见及领导批示，如需印发相关科室则复印文件转交并由签收人签字，留下流转痕迹，完成转交后进入领导班子传阅流程。临时处理文件直接交分管领导阅示后提交责任人处理，并在文件空白处记录处理过程。文件均按收文目录序号排序整理电子版，其中，纸质版文件拍照存图片格式文件，按月归档文件夹，保证各类收文均能被快速、准确检索到。

（三）要求各职能科室明确科内信息上报联络人，建立信息上报网络，增加信息报送单。办公室接到上级报送要求后，转发至相关科室联络人，联络人组织信息后经科主任、分管领导多层审查把关签字后提交办公室再行上报。

三、检查阶段（Check）

计划实行后，通过优化自检文件处理过程；征求上级部门对上报数据的满意度；院领导、各职能科室对流程的实施意见，认真检查计划的执行结果，及时发现问题，查找原因，并采取相应举措确保公文按照计划进行流程改进。

四、处理阶段（Action）

（一）总结经验。在收文、数据报送方面进行的流程改进，增加相应表单及对应汇总登记，使文件处理更规范也有据可循，实现公文处理工作科学化、制度化、规范化。1.收文方面，由专人负责收文记录、整理，收文单增加拟办意见，交分管领导阅示后印交相关部门执行，这种有针对性的印交方式，大大提高了文件阅办、事务处理效率，表单增加签收时间记录，使办公室能更好把控文件流转时间。文件经各渠道接收后，统一由收文专人负责，汇总后在收文目录中备注接收渠道以备追溯来源，所有文件以电子格式存档，纸质文件拍照留存，按月度整理文件夹归类，方便在流转期内快速查找文件。2.数据报送工作由各分管院长领导，各职能科室共同组成，根据卫生统计报表要求整理数据并汇总审核后，按分管权限报各职能部门主任、分管领导、主要领导审核签字，并按要求直报上级卫生部门。各归口行政职能科室明确1名工作人员为本部门兼职信息员，从事具体信息报送工作。专人负责，逐级审核，规范信息报送流程，推动信息报送工作步入制度化、规范化、科学化轨道，充分发挥了信息工作在正确决策、科学管理、宣传服务中的重要作用。

（二）尚未解决的问题。通过PDCA循环，大大优化了公文办理的整体流程，提高了工作效率和工作质量。规范化、制度化各项工作，使办公室公文处理工作有文可依、有痕可留、有档可查、有责可追。但此次PDCA循环之后，发现公文收办转交各科室后，在政令传达、事务办理落实、监督方面，机制尚不够完善，制度保障不够有效。在今后的工作中，将继续运用PDCA循环，寻求有限管理督办工作的新方法。

[1]王春梅.论医院办公室工作在医院管理中的作用[J].中国实用医刊,2015,1(23):98-99.

[2]魏琼.浅谈如何采用精细化管理 提高医院办公室工作效率[J].今日健康,2014,13(5):354.