关于如何提高城建档案质量的思考

文/湖北省宜昌市城市建设档案馆 李喻晓

关于如何提高城建档案质量的思考

文/湖北省宜昌市城市建设档案馆 李喻晓

精确的指导方法，是建设工程档案正确形成的关键。作为一名城建档案工作的管理人员，在进行建设工程档案业务指导时，正确处理好指导的对象、指导的方法、指导的时间，是形成准确的、高质量的城建档案的必备条件。

业务指导；利用

作为一名城建档案馆业务指导员，去建设工地指导工程档案建档时，正确处理好指导的对象、指导的方法、指导的时间，是形成准确的高质量的城建档案的必备条件。精确的指导方法，是建设工程档案正确形成的关键。建设工程档案涉及单位很多，一个工程会产生多家建设工程档案，只有准确地指导，才会形成正确的档案。

以一个工程的全套档案为例，至少要有三个部门形成，建设单位、施工单位、监理单位。向这三个部门提供归档资料的内容与要求，指导他们正确地形成档案。

一、工程开工时业务交底内容

（一）宣传相关规定和要求。宣传《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）、《建设工程文件归档整理规范》以及省、市有关城建档案管理的文件，落实参建单位应承担的责任和要求，增强各参建单位的城建档案法律意识，提示参建单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

（二）建设单位应交的资料是由多个部门形成的，稍不注意，便可能无法完整移交。交给建设单位应交资料目录，讲解具体内容与要求，了解已经办了哪些手续，产生了哪些资料，告之保存方法等等。

（三）告之施工单位及监理单位收集资料中应注意的事项。内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程，工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况，告诉他们除完善质监要求外，城建档案部门也有特定的要求，只有把质监要求与城建档案要求融为一体，才是合格的城建档案。

二、工程施工过程中的业务指导

在工程建设过程中，项目责任人不定期到施工现场进行业务指导，了解资料收集情况，特别是工程分部验收合格后，施工单位要和城建档案馆项目负责人联系，对分部验收资料进行审核。业务指导主要是督促检查为主，内容如下：一是检查质评资料中施工管理人员名单是否与施工资料中签章一致。二是原材料合格证及复试报告是否齐全。三是施工验评资料监理签章手续是否完备。四是设计变更要注意收集及时标注。五是监理月报的内容填写要真实齐全，是否与形成资料一致，监理指令通知单有无及时回复到位。六是工程资料是否与工程实体同步进行等等。

三、工程竣工后的档案接收

在档案接收方面，我们应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案预验认可制和档案验收合格报送移交制。建设工程竣工验收后一定要进行工程档案专项验收，档案合格后，一定要对工程档案进行移交，验收并移交后，发放认可文件，才能进行备案许可，工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，使档案归集不再虚弱，做到了应收尽收，将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展了归档渠道。

城建档案涉及部门、单位有几十家，内容涉及城市规划、建设和管理方方面面。一般来说，建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小，归集率较高；而非建设系统建设工程档案种类多，数量大，收集矛盾多，难度大。这就要运用行政、经济、法律等手段，突出重点、以点带面、不断拓展，积极做好收集工作。

（一）城市地下管线档案。主动与有关部门沟通，采取有力措施，加强地下管线档案接收，开展地下管线档案信息的综合动态管理。

（二）开发区的档案。开发区城建档案是城建档案不可缺少的组成部分。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则，依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档案。

四、工程档案进馆后的档案利用

高质量的城建档案进馆后，就要进行充分的利用。要变被动为主动，开发档案利用市场，提高档案利用率。

（一）加强宣传力度，引导市场需求。利用市场经济宣传手段，结合档案利用工作特点，采取多种渠道，积极、主动地开展档案宣传工作，彻底走出“被遗忘的角落”，重树档案馆形象，提高社会地位和影响力，并向社会展示馆藏魅力，力求唤起社会对档案利用的重视及自觉性，从而变“等客上门”为“引客上门”。宣传形式有：发挥大众传播媒介（如网络、报纸、电视、杂志等）广泛性的宣传效果；通过用户之间的“口碑”方式进行宣传，即把服务形象、馆藏内容、查阅手续等通过“大家告诉大家”的方式进行宣传；适时宣传，即利用各种重大事件或重大活动等契机，搞一些宣传活动，以提高社会的重视和影响。

（二）强化需求分析，满足用户需求。1.加强档案利用情况统计分析，即对某一时期档案利用侧重点做出判断，区分出哪类档案利用率高，哪类档案利用率低。对利用频率高的档案要及时开发档案信息资源，不断完善各种检索工具，为用户提供查阅捷径。2.加强用户跟踪调研，及时搜集档案利用信息反馈，听取用户意见和要求，弥补工作中的不足，更好地为用户服务。

（三）完善软硬设施，提供优质服务。1.提高档案人员的思想素质和业务素质，只有具有较高的思想政治上的修养和对业务知识了如指掌，才能真诚地、耐心地、主动地为用户提供服务，才能详细、明确地解答用户提出的疑难问题。2.充分利用现代化科技设备和手段，建立档案网络信息，方便各地用户随时对档案目录、数据进行查询，消除时间、区域限制，实现资源共享。

总之，开发档案信息资源，服务社会经济的发展，是历史赋予档案工作的神圣使命，增强档案信息的时效性又是档案信息资源得以充分利用的关键。另外，档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传；从丰富馆藏到提高服务水平；从改善档案利用的环境条件到软硬件的大量投入，只有这样，档案利用工作才会跃上一个新的台阶。

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