大数据时代下档案管理的价值提升

2017-11-25山东省安丘市市立医院李湘清

办公室业务 2017年22期

关键词：数字化价值档案管理

文/山东省安丘市市立医院李湘清

大数据时代下档案管理的价值提升

文/山东省安丘市市立医院李湘清

人类进入大数据时代，各行各业都积极挖掘大数据，创造非常可观的经济价值和社会价值。传统的档案管理模式已无法满足时代的要求，如何转变管理方式，充分发挥大数据的效用，挖掘大数据的价值，从而实现档案管理的价值提升是档案管理界一个亟待解决的问题。

大数据；档案管理；价值

随着科技的飞速发展，人类进入了大数据时代，信息的采集和管理都面向数字化和网络化。大数据时代背景下，如何保证档案信息的有效管理和价值提升是档案行业面临的一个重大问题。

一、“大数据”的概念

互联网技术的不断发展以及“云时代”的到来，大数据也逐渐进入了大众的视野。对于什么是“大数据”，学术界众说纷纭。但究其本质，“大数据”是在信息爆炸时代背景下的巨量资料、海量信息，是无法通过目前的主流软件工具的归纳整理而获取有效内容的信息资产。其具备的特征有：一是庞大的数据量，从TB级别到PB级别。二是繁杂的数据类型，从文字、图片到音频、视频等。三是较低的价值密度，海量的数据信息使其具备真正价值的信息有限。四是高效的处理速度，这也是“大数据”有别于传统数据的一大显著特征。

二、大数据时代档案管理模式

大数据时代的到来，给各行各业都带来了巨大的变化和革新，档案管理的价值也随之提升。

（一）大数据是实现网络智能化、服务创意化的有效手段。在大数据背景下，档案信息实现数字化和智能化管理，有别于传统的纸质档案管理易损坏、易丢失等不足，大数据时代档案管理模式具备更加高效和安全的优势，有效促进了档案管理的高速发展。

（二）大数据技术的诞生开启了一个不同的时代。海量的信息资产已无法通过目前的归纳整理来获取有效价值内容，则需要通过云计算以及相关模式技术来实现信息价值的有效提取。通过对信息的整合、集成和交叉复用形成的有效资源和知识服务，可以打破各企业或各部门间的信息传输壁垒。

（三）我国信息化建设的不断推进，使得数字信息呈井喷式增长。档案管理者面对海量的信息要实现有效整合和提取，且当前人们对于信息的需求呈现高效率、个性化、多样化的特征，所以传统的档案管理模式已经没有办法跟进时代发展要求。

（四）档案管理的数字化和信息化已经是大势所趋。如何将巨量的档案信息进行高效的管理是现阶段必须考虑的问题。随着信息社会的不断发展，数据信息与日俱增，档案管理部门必须采取行之有效的手段实现信息的有效采集和高效数字化。

三、大数据时代档案管理面临的问题

（一）信息繁杂，如何实现有效提取。大数据时代，档案管理面临的一个重大问题就是海量信息如何“提纯”。正如前文所述，大数据具有数据量庞大和价值密度较低的特征，信息的有效提取成为一项巨大的工程。若是没有明确的目标和有效的手段，很容易花费大量时间却徒劳无功，反而失去大数据本身具备的价值意义。

（二）管理思维陈旧，如何推动创新转型。当前很多档案管理者仍抱有陈旧的管理思维，管理方式和管理手段都相对滞后。很多档案室看似实现了数字化管理，但其实际操作过程仍保留传统的档案管理方式，使数字化流于表面，管理模式的拘泥不创新使得档案管理无法实现与大数据的真正对接，更有甚者反而加大了工作量，降低了工作效率，造成人财物的损失。

（三）人才缺乏，如何培养专业的人才队伍。大数据时代下的档案管理对档案工作者的能力提出了更高的要求，然而当前从业者的素质参差不齐，无法对计算机相关软件的熟练运用等严重制约了档案工作的信息化和数字化管理。如何吸引优秀的专业人才，培养高质量的人才队伍是实现档案管理数字化发展的重要方面。

（四）网络风险存在，如何保障信息安全。互联网在带来高效便捷的同时也存在着不容小觑的安全隐患，诸如黑客攻击、信息泄露、文件损坏等。尤其近些年来，频繁发生的由信息泄露衍生的二次伤害——电信诈骗，不仅令大众蒙受资金财产的损失，而且更有甚者引发不可挽回的悲剧，如山东的徐玉玉事件等。虽然现今安全技术在不断提升，但潜在风险仍不容忽视。档案信息的重要性不言而喻，一旦系统被攻击，信息被泄露，其后果将无法想象。所以大数据时代下，如何有效规避网络风险，保障信息安全是档案管理界面临的一大难题。

四、大数据时代档案管理的价值提升

（一）明确目标，实现信息的有效提取。面对庞大的数据量，必须制定使用大数据的目标，明确方向，然后在此基础上寻找能够解决具体问题的大数据工具。这不仅可以大大提升工作效率，同时也充分发挥了大数据的应用价值。

（二）转变管理思维，创新管理方式。管理思维的陈旧，管理方式的落后，使得档案室管理拘泥于传统而无法与大数据对接。所以必须转变管理者的管理思维，创新管理方式。可以通过管理层人员的选拔流动，启用具备大数据理念的管理者，管理者要主动接受相关技能培训，提升自我能力，以创新思维应对大数据时代下的档案管理。

（三）培养专业人才，推动人才对接。人才资源是第一资源。人才资源的缺乏，势必使得档案管理无法向更高层次发展。大数据时代下，对人才提出了新的要求，所以必须增强对人才的培养，实现人才的充分对接。例如，可以与高校合作实现人才对接培养，不定期进行技能培训，鼓励各企业间或各部门间的人才沟通交流，创新人才选拔和考核机制等等。

（四）加强风险排查，保障信息安全。网络风险具有隐蔽性高、破坏力大等特征，必须加强对风险的排查，保障信息安全。档案管理界必须定期对防护系统进行升级，时刻关注网络安全动向，做到以预防为主要任务。同时，也要制定详细完备的应急预案，如果发生意外，可以迅速启动应急预案，将损失降到最低。