关于人事档案信息化建设中的信息安全探索

2017-11-25南宁市中医医院刘卿

办公室业务 2017年22期

文/南宁市中医医院刘卿

关于人事档案信息化建设中的信息安全探索

文/南宁市中医医院刘卿

随着时代的发展，人事档案的信息化已然成为社会发展的必然趋势，针对现状，我们应该正视人事档案信息化建设中的信息安全问题，加大该问题的研究力度，强化档案安全管理意识，提出相应的解决策略，不断对其进行完善，推动人事档案管理工作顺利进行，清除安全隐患，减少不必要的经济损失，推动人类社会良性运转。

人事档案；信息化建设；信息安全；探索

自上世纪中叶计算机诞生之日起，它便以不可阻挡之势迅速蔓延于社会的角角落落，改变着人们以往的工作和生活方式，早在1979年我国部分档案局开始将计算机应用于档案管理领域，21世纪是科技的时代，档案管理工作随着信息技术的完善也在优化升级中，有效节省了人力物力财力，带来了社会经济效益，但由于人们忽视了人事档案信息化建设的信息安全问题，没有建立配套的安全管理体系，严重影响了档案管理的工作质量，影响着社会的长远发展。我们要加大研究力度，不断对人事档案信息化建设进行完善，开拓人事档案管理工作的新局面，以便更好地为人民提供服务，推动社会可持续发展。

一、人事档案的重要性

当前学术界对档案的定义还未得到统一，多数人将其认为是人们参与社会活动时形成的具有价值的记录，它由来已久，商代称之为“册”，秦称为“典籍”，汉魏后改为“文书”，清代至今称为“档案”。人事档案是独具中国特色的人事管理制度，是每个人身份、学历、资历等方面的一个记录和凭证，有效记录着人们个人发展的人生轨迹，人事档案具有现实性、全面性、真实性、机密性、流动性及动态性等特点，它与人们的工资待遇、组织关系、劳动保障直接挂钩，人们在职称申报、办理养老保险时都需要档案作为证明材料，具有一定的法律效力，与人们切身利益息息相关。像当前出现的一些毕业生工作几年后发现自己无法正常转正或者申报职称，这多和毕业时档案存放有关，影响着人们日后工作的正常进行，造成严重的经济损失。

二、当前人事档案信息化建设中的信息安全问题

随着时代的发展，传统的纸质档案早已被时代淘汰出局，当前以计算机为基础的人事档案信息化建设成为档案管理工作的主要方式，但在实际工作中出现了很多安全问题，影响着该工作的正常进行，像当前黑客猖獗，恶意攻击人事管理部门，盗取档案资料，致使人事档案资料泄露，还要受到各种病毒的侵蚀，不仅影响着该工作的正常进行，还会造成无法预计的经济损失，影响社会的稳定运行。做好人事档案的安全管理及备份工作已然成为全体人民的共识，当下人事档案管理工作涉及内容较多，信息量较大，但部门实际软硬件设备还不够完善，人事档案的信息化建设不仅需要先进的设备还需要专业技术人员，但以往工作人员安全管理意识较为薄弱，专业能力、业务水平及个人素质还有待提高，在实际工作过程中人们只需对权限进行检索便可进入查询，很容易导致信息泄露，为不法分子的侵入提供了契机。像2009年某单位的敏感信息被泄露，经查处是因为员工使用外网邮件系统违规操作致使信息外泄。当前部分企业建立了薪酬查询系统，某单位员工利用不法手段盗取他人密码将薪资信息截图发到公共社区网站上，造成严重的不良影响。

三、人事档案信息化建设中信息安全问题的应对策略

加大科技投入力量，构建一个完善的信息工作平台，及时更新科技设备，组建专业的工作团队，当前是科技的时代，定期组织工作人员进行专业培训和素质教育，重视培养员工的安全意识、责任意识及管理意识，建立健全的规范体系，对人事档案管理工作进行规范化管控，做到权责明确，建立完善的监督体系，加大监管力度，对那些玩忽职守消极怠工者加大惩处力度，让工作人员从思想上重视档案管理工作。

要建立健全的人事档案信息化管理系统，严格规范程序的各个流程，使该项工作向科学化、规范化方向靠拢，做好日常档案信息的备份工作，加大网络安全的管控力度，构建防火墙，不断研制新的软件，对档案信息进行全面系统的科学监管。档案管理人员应拥有自己专门的账号，只能在单位内进行登陆，建立单位独有的门户网站或移动终端，根据档案信息的类别和重要程度进行分别管理，可以进行小组合作操作，这样不仅可以提高工作质量和工作效率，还便于员工彼此监督，建立相应的预警装置，特别是在重要数据库中建立实时监控系统，以便及时发现异常及早进行调整，对所有计算机都进行加密处理，各个程序进入口、不同部门、不同员工都有专门的进入口和密码要求，加大其访问权限。像管理人员可以登录对档案内容进行调整，其他员工只有查询权限没有修改的权利，有需要调整的地方必须经领导批准，找专业人员进行修改。