基于大数据背景的档案管理信息化

2017-11-25黑龙江省甘南县城镇建设管理处陶梅

办公室业务 2017年22期

关键词：档案管理信息化信息

文/黑龙江省甘南县城镇建设管理处陶梅

基于大数据背景的档案管理信息化

文/黑龙江省甘南县城镇建设管理处陶梅

在当前大数据时代，网络技术应用十分普及，在档案管理工作中引入信息技术，可以有效提高档案管理工作的效率，全面提升档案管理的信息化水平，更好地推动档案事业健康、有序发展。

大数据；档案管理；特征；信息化建设；安全

在当前档案管理工作中，基于大数据背景，信息技术应用越来越广泛。由于信息技术的便捷性和数字化特点为档案信息的查询带来了更多的便利。而且依托于网络技术，档案管理效率大幅度提升。大数据在档案管理工作中发挥出了重要的作用，档案利用率显著提高，档案的价值更好地显现出来。

一、基于大数据的档案管理特征

在当前大数据时代下，大数据对各行各业都产生了较大的影响。大数据以一种前所未有的方式给档案管理工作带来了较大的影响，将大数据在档案管理工作中进行应用，给档案管理工作带来了巨大的变革。在大数据背景下，档案数据资源种类繁多，业务量较大，因此需要对档案数据进行科学管理。即在实际工作中要加快对纸质档案信息进行数字化转化，而且针对于当前档案数量资源量不断激增的新形势，需要充分利用大数据来实现对档案数据信息的科学化管理。可以充分运用网络科技的特点来对档案信息进行归纳、分析、整理和总结，全面提升档案资源的利用率，从而为档案服务质量的提升奠定良好的基础。

二、大数据背景下档案管理信息化实现的途径

（一）加大档案信息化建设的力度。在当前档案信息化建设过程中，各单位由于一直以来都更侧重于主业，而对档案管理工作缺乏足够的重视，这就导致档案信息化建设普遍滞后。因此各单位无论是领导还是档案管理人员都需要认识到档案信息化建设的重要性，以便于更为重视档案信息化建设，全面提升档案信息化的水平。而且在档案信息化建设过程中，还要重视档案管理人员信息化水平的提升，努力强化档案管理人员提取信息和信息鉴定的能力，从而将档案信息化建设各项工作落到实处。

（二）完善档案信息化建设体系。大数据时代，各单位档案管理信息化水平的提升离不开完善的档案管理制度。因此要加快建立健全档案信息化制度体系。以档案信息化建设会对单位发展所起到的重要作用为出发点，进一步健全档案信息化建设体系，加大资金的投入力度，进一步完善档案信息化建设的内容，为档案信息化建设提供重要的保障。另外，在档案信息化建设体系构建过程中，还要强化基础设施建设，重视信息化资源的更新，为档案管理信息化水平的提升打下坚实的基础。

（三）开发大数据在档案管理中的应用。在当前大数据时代，知识和信息作为两大资源，而档案作为信息的重要来源，每一天档案数据和信息都源源不断地产生，面对这些海量的档案数据存储。查询和分析都具有较大的难度。在这种情况下，需要将大数据引入档案管理工作中来，加快实现档案信息的数字化。利用档案管理系统软件，借助于先进的技术来完成档案信息资源的有效管理。另外，还要将横纵分析和动态管理手段有效结合，实现对档案的科学化管理，及时将无用数据剔除，做好档案数据的整理工作，全面提升档案数据的真实性和可靠性。

（四）强化大数据背景下档案信息的安全管理和开发利用。基于大数据技术开展档案管理信息化建设工作，需要对网络和存储的安全给予充分的重视。不仅要对档案信息的访问权限严加管理和控制，还要加强对信息存储计算机链接的管理，内部网络严禁与互联网链接，通过物理隔离来提高档案信息的安全。定期对计算机系统中的杀毒软件进行更新升级，有效提高网络和系统的安全性。档案管理信息化建设是一个动态的过程，需要做好系统的定期维护和更新工作。不仅需要保证录入信息的完整性和详细性，同时还要培养数据定期更新意识，及时对数据库信息进行更新和维护，充分利用大数据技术来完成新旧数据对比分析，确保录入系统内的信息的准确性和有效性。

通过利用大数据技术来加快推动档案管理信息化建设，可以有效提高档案的利用效率，更好地发挥出档案信息资源的重要作用，提高档案的利用率。而且基于大数据技术来开展档案信息收集、统计、数据维护、信息检索等工作更具便捷性，对实现档案信息的深度开发利用具有非常重要的意义。