工程档案收集、移交中的问题及对策

施建侠　詹颖琪

【摘要】工程档案对以后的城市规划和工程扩、改、修建都具有重要的参考意义。但在实际的档案管理工作中，工程档案的收集与移交工作存在很多问题，本文对这些问题进行了详尽的分析研究，并提出了具有针对性的改进对策，对提高工程档案的管理水平具有一定的实际意义。

【关键词】工程档案；收集；移交

工程档案是在工程的建设过程中形成的原始记录，从工程的立项、审批、勘察设计、招投标、施工直到竣工验收、结算的全过程形成的文字、图纸、电子文件等各种载体形式的资料都是工程档案，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用、审计、改建和扩建的原始依据。住建部与各省市建设部门对工程资料管理工作都非常重视，多次强调要做好工程资料工作，明确指出：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，对工程质量具有否决权，因此，一定要做好工程档案的收集、移交工作，保障工程档案真实完整。但是在工程档案的实际管理工作中，会遇到多种不良因素的干扰，影响了档案资料的收集与移交工作。

一、工程档案收集工作中的问题及对策

（一）工程档案收集问题。档案收集工作是工程档案管理的第一步，是基础和前提，影响到以后整个档案管理的水平及效果，但是现实收集工作中存在很多问题：

1.档案收集制度不完善。一是很多单位缺乏规范的档案收集制度，造成了档案收集过程中无据可循，过度依赖收集人员的主观性。由于缺乏相关制度的约束，导致档案的整个收集工作处于比较随意甚至混乱的状态，收集工作进行的效果可想而知。二是没有完善的档案交接制度，由于有的工程耗时较长，档案人员不稳定，流动性大，等到最后需要归集整理的时候有的已经换了几任档案管理员，造成“人走档丢”的情况。

2.对档案收集工作不够重视。一是工程项目负责人对档案收集工作不够重视，认为抓好工程质量就可以了，不重视资料管理，领导不重视的结果就是工程档案散落在各处、残缺不全。二是工程档案人员素质参差不齐，很多档案管理人员是非专业出身，还有些属临时招募，导致专业水平参差不齐，对收集工作的重要性认识不足，不能积极主动收集，由于某些工序的特殊性，造成这类工序的工程档案以后很难进行再次收集，影响了工程档案的完整性。

（二）工程档案收集对策。主要由以下几点：

1.健全档案收集制度。首先，各个单位要按照国家相关的档案收集规章制度，并结合单位自身的实际情况，健全档案资料的收集制度，从而为档案资料的完整收集提供制度上的保障；同时，还要建立一定的监督管理机制，安排专人对档案收集制度的落实情况进行监督检查；第三，要建立稳定的档案管理队伍，对于离职人员，要做好资料的交接工作。

2.提高项目负责人和档案管理人员的主动意识。好的制度要具体的人来执行，项目负责人要从思想上认识到档案工作的重要性，上行下效，配合档案管理人员做好档案的收集工作；通过培训使档案管理人员改变落后被动的档案管理思想，积极主动收集档案。例如档案因办理主体不同而存放在不同的地方，前期工程准备阶段的档案在建设单位，后期的施工、监理档案在施工、监理公司，档案管理人员需要跟随工程的进展实时收集，保障档案资料能够收集完整。

二、工程档案移交工作中的问题及对策

（一）工程档案移交问题。主要由以下几点：

1.档案资料移交不及时。《建设工程文件归档规范GB/T205325-2014》规定“工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案”，在实际的档案管理工作中，工程档案的移交工作受到多方面的影响，造成了档案资料移交不及时的问题。主要是因为工程档案资料不齐全、不规范无法按时进行移交，被工程档案的接收单位拒绝接收。

2.档案管理人员不重视档案的移交工作。某些档案管理意识不强的人员，对档案的移交工作不重视，工程档案观念不强，导致了工程档案移交工作不能顺利开展。很多单位只注重工程档案资料的收集整理，而对工程档案资料的移交工作却没有给予足够的重视，工程档案的管理人员也就很难进行良好的工程档案移交工作。

（二）工程档案移交对策。在实际工作中，我们认为有如下几点：

1.强化档案移交的时间概念。首先，要在档案管理人员中强化档案移交的时间概念，促使档案管理人员有一种时间上的紧迫感，从而能够保障档案管理人员的工作具有较高的效率。其次，要求档案管理人员档案资料的收集、整理过程中更加认真，确保资料一次性收集齐全，从而避免由于资料不齐被拒收，影响档案资料的按时移交。

2.培养档案管理人员的移交意识。通过对档案管理人员进行系统全面的档案管理培训，培养其档案移交意识，即档案整理完成后，要立即进行移交。只有培养了档案的移交意识，档案管理人员才会对档案的移交工作重视起来，才能按照要求进行档案资料的移交。

三、結语

综上所述，在实际的档案管理工作中，工程档案的收集、移交是一项复杂程度高、工作量大、非常繁琐的系统工作，这就对从事工程档案管理的工作人员提出了较高的要求。本文对工程档案收集、移交中存在的问题进行了详尽的分析研究，根据存在的问题提出了具有针对性的改进对策，希望对从事工程档案管理的相关人员有一定的启发，进而促进工程档案管理水平的不断提高。

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[5]《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014），中国建筑工业出版社.endprint