基于成效评估的会议管理实效提升探究

赵大青　尹元跃　白云龙

【摘要】随着企业精益化管理水平的进一步提升，少开会、开短会、提高会议效率在节约企业成本、提升管理效益方面愈发重要。本文以会议成效评估为切入点，从“全”“精”“实”“俭”四个维度对会议管理实效提升方式进行探索，并通过建立会议效果测评和会议落实推进制度双管齐下提高会议效率。

【关键词】会议管理；效果测评；提高效率

随着企业精益化管理水平的进一步提升，提高会议的实效管理愈发显得重要。有效的会议可以节约成本，提高效率；效率低下的会议不仅无益于管理提升，还容易引发参会人员的抵触情绪。本文通过引入四维管理并建立测评和督办机制形成会议成效评估反馈模式，旨在提升会议管理实效。

一、目前会议管理存在的问题

结合当下会议管理的实际情况，对照相应管理要求，综合分析目前会议管理主要存在“粗”“散”“软”三个方面的问题。

（一）“粗”即粗放。具体表现：一是在年度会议计划分类不够细致，执行的刚性不够。二是对视频会应用体现不够充分。；三是对部门、班组会议缺少管控。四是会务费管理使用流程不够明晰。

（二）“散”即散乱。具体表现：一是对计划外会议缺少管控，尤其是部门内部、班组层面的会议，缺少管控。二是会议分级审批、分类管理的理念还未深入，部分班组会议申请审批太过随意。

（三）“软”即松软。目前会议管理工作缺少考核评价办法或工作标准，会议材料往往缺少事先的研读讨论，会议决定的议题督办落实缺少有效闭环，會议实效也未能引起各承办部门足够重视。

二、四个维度提升会议管理实效

经过不断的思考和摸索，会议管理实效提升可以从“全”“精”“实”“俭”四个方面进行探索尝试。

（一）“全”即全面、充分。一是会议材料要全。承办部门在组织召开会议前，应充分准备会议材料，如需讨论的会议应至少提前3天将上会材料发相关人员审阅。二是对参会人员、范围统筹考虑，合理确定参会人员，既要避免过多人员参会，又不能遗漏相关部门。三是会议管理范围的设定，加强计划内会议审批和计划外会议管理，严格控制各专业部门的会议数量，通过联合召开或集中召开的形式减少会议数量。

（二）“精”即精简、精炼。一是要压降一般性专题汇报数量和分组讨论时间。精简会议材料，减少会议现场印发材料，尽量以电子资料发放至与会代表。严格控制会议材料篇幅，做到主题鲜明、重点突出、内容简洁。二是要精简参会人员和会议时间。各级会议数量根据工作实际确定，参会人员根据会议性质和主要内容确定，严格限定会议代表和工作人员数量，要大幅压减会议数量，减小参会人员范围、压缩会期，不得随意提高参会人员规格。传达、布置类会议会期不得超过0.5天。各类会议报到和离开时间，合计不得超过0.5天。

（三）“实”即落实、实效。一是建立会议效果评估制度。会议主管部门在会议结束后随机选取参会的3人填写会议效果测评表，对会议申请部门开展考评，考评方法为评分制，以季度为考核期，对考核期内的申请部门发起的会议效果测评取平均值计算，考评结果按季通报。二是建立会议落实督办制度。各单位召开的各类会议，按照分级负责、分类管理的原则，由有关部门负责组织贯彻落实。办公室作为会议督办管理归口部门，向承办部门下发会议落实推进表，会议承办部门应根据工作推进情况进行填报，会后需要推进的事项原则上须在15个工作日内完成，确实完成不了的，应说明原因并明确推进时间节点和工作计划。

（四）“俭”即节俭、勤俭。一是精简会务安排。会议会场不摆放花草，不制作背景板，不提供水果，会议期间不安排茶歇。会议用餐不得组织会餐、宴请，一律安排自助餐，严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不上烟酒。会议住宿应严格执行会议用房标准，以标准间为主，不得安排高档套房，房间内不配备水果、干果、鲜花等，不另配备洗漱用品。会议代表尽量安排集体乘车。二是严肃会议纪律。严禁套取会议费设立“小金库”，严禁在会议费中列支公务接待费用，不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用，不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观，严禁组织高消费娱乐、健身活动，严禁以任何名义发放纪念品。

三、结语

会议是企业管理的一项重要组织活动，企业应该确保在会议上投入的时间和资源与会议的效益成正比，因此就需要对会议管理的实效提升进行研究和探索。本文通过从“全”“精”“实”“俭”四个维度对会议管理的全过程进行管控，通过建立会议效果测评和会议事项推进制度，确保会议开得有效果，决策的事项有安排有落实，可以从一定程度上提升会议管理实效。同时通过将评价结果应用到各承办部门的绩效考核当中，进一步督促各部门提高会议管理的精细化水平，关注会议的内容和实效，求真务实，转变会风。

【参考文献】

[1]赵延昇，韦世立.基于会议满意度的企业工作会议管理探究[J].上海管理科学.

[2]韦小柏.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].中国高新技术企业，2014（20）：149-150.endprint