谈机关档案管理工作存在的问题及对策

摘 要：档案管理是机关档案宝贵的信息资源，它对于机关的各项工作开展具有极为重要的参考价值和借鉴意义。但是，在当前我国一些机关档案管理工作仍存在有较多的问题，在机关发展建设过程中，必须要采取相应的对策加以改善和完善，提高机关档案管理水平，进而保证机关内部各项工作的有序进行。

关键词：机关；档案管理；问题；对策

众所周知，档案是非常重要的资源，尤其是机关部门的档案资料，这些资料不仅记录着机关部门各项工作的详细实施情况，还可能涉及有机关工作人员中个人信息等，是机关各项工作开展的重要凭证。近些年来，我国目前档案管理工作水平虽然有所提升，但是在具体的工作实施中，还存在有较多的不足之处。本文将结合当前机关档案管理工作中存在的问题进行分析，探讨提高档案管理工作水平的策略。

1 机关档案管理存在的问题

1、档案整理工作不细致

机关里的档案可谓是种类众多，除了常规的会议记录档案、个人档案以外，可能还会涉及有一些机密文件档案，这些档案五花八门，在平时的工作中，必须要将其进行正确归类，在使用时，才方便工作人员查找。但是，在实际的工作中，机关经常会出现档案错乱、文件混杂或者是丢失的现象。这就是因为档案管理人员在工作中不够细致，由于粗心大意或者是其他的原因，在工作时，没有及时的将重要档案和普通档案进行分类，导致档案管理工作开展不理想。如领导在开会时发现自己所需要的资料与开会的内容不符，档案分类随意性强，一些重要档案与普通档案堆积在一起。这些问题的出现极大的影响了机关工作人员的工作效率，严重时，甚至会危及机关的发展建设。

2、档案管理保存存在安全隐患

近些年来，随着社会的不断发展变化，许多机关单位在办公时也出现了较多新的变化，如办公场所由分散朝着集中转变，无纸化办公在机关中的应用范围越来越广泛，这些变化在一定程度上推动了机关的发展建设，却也引发了较多的问题，如分散式管理模式虽然不利于提高办公室的利用效率，但是，在这种管理模式下档案管理一般都由专人负责管理，也设置了专门的档案室，管理起来比较方便，而在采取集中式办公模式之后，为了节约办公场地，专门的档案室被取消，部分机关单位出现了一室多用的现象，这样给档案管理保存带来了较大的安全隐患。此外，在实现了无纸化办公之后，人们运用计算机储存档案信息，有的工作人员年龄偏大，对于计算机知识不是十分的熟练，可能会出现误删重要文件档案，忘记保存的情况，而且计算机如果被病毒入侵，还有可能会造成重要软档案信息被不法分子窃取，影响档案安全使用。

3、机关档案管理信息化水平低下

随着信息时代的到来，人们的生活发生了翻天覆地的变化，机关档案管理工作也发生了较为显著的变化。比如说，在过去人们习惯于使用纸质档案记录日常工作内容，但是在信息技术大面积推广之后，越來越多的人开始使用信息技术开展各项工作，在机关档案管理中也不例外，将信息技术应用于档案管理提高了工作效率，使得各种档案信息在查找时更加的方便。然而，信息技术的应用和推广，也对档案管理人员的工作提出了更高的要求，在进行档案管理时，工作人员必须要熟悉这种办公软件，才能做好档案管理工作。此外，机关还需要投入大量资金，用购买现代化办公设备，这样才能更好地进行档案管理。但是，在当前档案管理过程中，档案管理人员的综合素质普遍不是很高，难以适当信息化档案管理需要，而且部分机关对于档案管理重视程度不够，资金匮乏，现代办公设备落后，难以满足时代发展机关档案管理信息化需要。

2 改善机关档案管理工作现状的对策

1、加强档案管理流程建设

如上文所述，在进行档案管理时，部分机关档案管理人员在管理时由于缺乏管理经验或者是粗心大意，致使各种档案较为混乱，不利于日常工作开展。为了使档案整理工作更加规范有序，机关单位在平常工作中应当加强对档案整理的流程建设，加强对档案管理人员的监督力度，使他们能够正视自身工作对于机关发展建设的重要性。

首先，在日常工作中要多一份细心和耐心，在整理一些重要档案时，要多检查几次，不能只是简单地将同一类型的档案放到一起，就草率结束工作，而是要仔细进行检查，一旦发现档案归档或者是分类存在错误，要及时返工，做好详细记录。其次，在加强档案管理流程建设时，要建立合适的赏罚制度，对于屡次犯错的档案管理人员，要及时的与其进行沟通，了解他们犯错误的原因，给予一定的惩戒，使他们认识到档案管理的重要性，而对于表现较为优异的工作人员，则应当及时予以表扬，提高他们的工作积极性。最后，在对档案进行条目表述时，要加强与专业人士的沟通，因为在机关中不同部门的工作人员所负责的工作内容和项目大不相同，而档案管理人员多是文秘出身，他们虽然对多种知识都有所涉猎，却并不是十分精通，稍有不慎可能就会出现错误。因此，在进行档案管理，遇到一些专业性较强的档案时，需要多与专业人士进行沟通，了解条目的表述方式。

2、解决好档案管理中存在的安全隐患

档案管理中存在的安全隐患可谓是不胜枚举，在论述机关档案管理中存在问题时，我曾提到了集中式办公模式及信息技术的应用，对档案管理的安全产生了一定的影响。从当前国家长远发展政策来看，集中式办公模式以及信息技术的应用，是未来机关发展的必然趋势。所以，在进行档案管理时，要解决安全隐患问题就需要工作人员想办法在集中管理模式中开辟出属于自己的档案管理“天地”，要善于灵活的运用多种档案管理方式。而在使用现代化办公软件时，工作人员则要主要做好备份工作，时刻注意保存软件，在工作期间切忌不能用办公电脑浏览与工作无关的网站，防治病毒入侵办公系统，对档案管理安全产生影响。

3、提高档案管理信息化水平

信息技术在档案管理中的应用是时代发展的必然趋势。在未来，随着时代的发展和进步，信息化技术在档案管理中使用会越来越广泛，而在使用信息技术进行档案管理时，要想提高管理效率，首先必须要投入大量的资金，购置先进的办公设备，淘汰传统落后的办公设备，定期更新办公软件，以适应各种办公需要。同时，机关档案管理部门负责人还需注意要清点本部门有那些工作人员对计算机信息技术不熟练，做好集训工作，提升他们的计算机技术，使他们能够熟练掌握现代办公技术，做好档案管理工作。

4、提升档案管理人员综合素质

档案管理人员综合素质的高低决定着档案管理的质量和效率。因此，在机关档案管理过程中，工作人员还需要不断提升工作人员的综合素质，定期开展各种培训工作，通过培训使他们认识到自身的不足，学好新知识。同时，在培养人才时，要注意有针对性地培养，比如说，有的工作人员在管理档案时，不善于细分档案，培训就主要集中于提升他们的分类能力，而还有的工作人员则是计算机技术水平差，那么培训时，则应注重培养他们计算机技术水平。最后，机关还应提高档案管理人员的招聘门槛，选拨合适的人才。

总之，机关档案管理工作是一项政策性、法制性和责任性比较强的工作，但同时这项工作可能又有几分枯燥、单调。在具体的工作中，档案管理人员要善于挖掘档案管理工作的趣味性，积极的学习新知识，运用新技术，树立科学的档案管理意识，做好相应的管理工作，提升机关档案管理工作水平，推动机关的发展和进步。

参考文献

[1]孔成刚.新时期机关档案管理工作优化探析[J].知识文库.2017（06）

[2]邵莹莹.机关档案管理工作中存在的问题及对策[J].科学中国人.2015（29）

[3]党丽萍.新时期机关档案管理存在的问题与改进措施[J].办公室业务.2014（11）

作者简介

陈远霞（1988-），女，土家族，重庆市酉阳县人，助理档案馆员，本科。endprint