事业单位文书档案管理相关思考

刘云爱

摘 要：文书档案管理工作是事业单位日常基础性工作之一。文书档案是事业单位行政管理事务活动开展过程中所形成的信息文件，它详细记录了事业单位的发展历程，对于事业单位其他管理工作实施具有参考及借鉴价值。在事业单位改革背景下，文书档案管理变得愈来愈重要，很多事业单位文书档案管理水平也有所提升，但依然存在部分因素对文书档案管理质量产生了一定影响，使文书档案的功能价值受到了约束。基于此，本文对事业单位文书档案管理进行了分析，并结合相关问题提出了一定策略，以供参考。

关键词：文书档案；事业单位；管理；建设

1 事业单位文书档案管理重要性分析

对于事业单位日常运行而言，文书档案管理起到了重要的辅助性作用[1]：（1）文书档案完整地记载了事业单位当前工作状况及单位发展历史。以文书档案为鉴，可对其他管理活动如财务管理、业务管理等进行有效指导，有利于形成一个稳定的内部环境。文书档案当中蕴含了大量信息，对这些信息进行开发，能够将其中的潜在价值发掘出来，为事业单位健康发展提供助力。（2）文书档案是对国家档案的良好补充。客观角度来看，事业单位文书档案是国家档案的重要组成。做好文书档案管理工作意味着能够为政府保存下重要的文件资料。特别是在事业单位改革背景下，这些档案能够为相关工作提供参考，有利于促进事业单位合理、科学转型。（3）事业单位文书档案是事业单位管理机关登记管理工作的原始记录材料，记录了事业单位整个生命周期当中的历史活动。因此，事业单位文书档案也能够作为事业单位有效的法律凭证。当事业单位面临法律问题时，这些文件资料具有法律凭证价值。

2 现阶段事业单位文书档案管理过程中存在的缺陷

虽然事业单位文书档案管理的地位变得愈来愈重要，并且很多事业单位文书档案管理水平较以往有所提升，但在具体工作实施过程中还是暴露了一定问题，具体表现为以下几个方面：（1）归档意识有待增强。文书档案立卷归档工作是文书档案管理过程中的重要环节之一。但部分档案管理人员立卷归档工作较被动，依法归档意识有待提升。档案资料收集上，往往依靠档案管理部门索取，而不能做到主动移交材料[2]。在归档时，工作不够细致，材料遗漏现象较为普遍，对文书档案质量及整体管理效率产生了一定程度影响。（2）事业单位文书档案管理制度存在一定缺陷。与其他类档案相比，文书档案所涉及的内容更为复杂，管理程序较多。部分事业单位领导对文书档案管理的重要性认知程度还不够，缺乏有效的监督，导致文书档案管理细节有所缺失。同时，事业单位在文书档案管理方面缺乏相应的约束机制，這造成部分档案管理人员在实际工作当中表现得有所散漫，存在归档不及时、资料整理不齐全等问题，工作态度上还有待改进[3]。再加上未能针对文书档案管理制定相应的责任制度，导致管理工作实施较为随意，尚未形成规范化、标准化的流程。（3）文书档案信息化建设步伐有待加快。部分事业单位在文书档案管理过程中，采用的依然是传统人工管理模式，不仅效率低下，还容易出现差错。同时，纸质化的文书档案管理在信息共享方面存在较大短板，更新文档信息也十分不便。目前来看，一些事业单位尚未将信息化技术与文书档案管理充分融合起来，相关软、硬件设施建设滞后，无法满足文书档案信息化管理实际需求。

3 完善事业单位文书档案管理的有效策略

3.1 重视公文立卷归档

一方面，要落实好公文处理工作。公文一般具有现行效用，但并不具备原始记录性。也就是说，要对公文进行妥善处理，才能将之转变为有效的文书档案。然而，很多事业单位在公文处理与文书档案工作衔接上还存在一定不足。为了充分落实好公文处理工作，相关工作人员要重视公文审核，确保公文内容描述的准确性，以保证公文处理质量。同时，要注重公文档案分类、筛选工作[4]。文书档案管理人员在归档前要对公文价值做出有效评估，以公文的重要程度为切入点，对其进行分类筛选、整合，对具有保存价值的公文文件进行归档。档案管理人员及公文处理人员应该加强沟通协作，并不断增强自身文书档案管理意识，实现文书工作与档案管理的良好衔接，为公文立卷归档打下扎实基础。另一方面，在公文立卷归档实施过程中，要明确归档目标与核心内容，并将公文立卷归档与单位长期发展目标充分关联起来，做到“凸显重点，层次清晰”。对于相似的公文文件应该进行有效鉴别，尽量降低文件重复度，提升文书档案利用率。归档过程中，要对档案相关材料进行全面核查，做到“查缺补漏”，保证档案材料、文件信息的完整性，实现“无损归集”。

3.2 完善事业单位文书档案管理制度建设

要实现事业单位文书档案管理科学化、合理化、规范化，必然离不开相关制度的支持。一方面，事业单位要完善文书档案管理监督机制。通过建立健全的监督机制，并加大执行力度，以便及时发现文书档案管理过程中存在的疏漏，并获得有效的解决方案，对文书档案管理工作进行持续性改进，以形成一个良性循环[5]。同时，健全的监督机制也能够促使相关工作人员增强岗位责任感，改变以往档案管理人员随意、散漫的工作态度，使其全身心投入到文书档案管理当中，进一步提升工作效率。通过对文书档案管理进行量化评价，促进标准化管理模式的形成。另一方面，单位内部要重视人才培养机制建设。落实文书档案管理的关键在于人，通过加强内部相关人才队伍建设，才能让相关工作充分发挥成效。单位要激励档案管理人员加强自主学习，并组织系统性的业务技能培训，使其业务能力不断增强。同时，部门内可定期开展探讨会议，让相关工作人员互相交流心得。另外，要注重档案管理人员服务意识培养，通过教育引导，不断提升其职业道德素养，使其能够主动、积极地投入到日常工作当中。

3.3 加快文书档案管理信息化建设步伐

首先，要更新文书档案管理理念。为进一步提升管理工作效率，应该转变传统管理模式，将信息化技术融入其中，利用计算机、网络、信息技术等手段，进行文书档案资料收集、分类与整合。单位领导要重视文书档案管理信息化建设，在人力、财力方面要加大投入力度，对陈旧软硬件设备进行更新，创造一个良好的设备环境，将纸质化管理转变为无纸化、自动化管理。其次，要加快文书档案数据库建设步伐。单位可聘请第三方专业机构参与数据库建设，以保证数据库的专业性。在数据库建立过程中，要确保资料收集的全面性，避免信息遗漏。另外，要做好档案备份，保证文书档案的安全性，确保档案信息文件不会丢失。

4 结语

新形势下，事业单位文书档案管理工作要求变得愈来愈高。要进一步完善事业单位文书档案管理，就需要完善相关制度建设。通过落实公文立卷归档，加强信息化建设，提升管理工作质量及效率，为事业单位稳定发展奠定信息基础。

参考文献

[1]陈美珍.基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J].城建档案，2015（04）：66-68.

[2]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015（13）：179.

[3]王玲.浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J].黑龙江史志，2015（11）：120.

[4]梁威.新时期事业单位文书档案管理工作的现状及强化措施[J].赤子（上中旬），2017（06）：153.

[5]刘丹.浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].科技展望，2016，26（16）：226.endprint