论档案的有效利用

黄琴

档案，是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

作为企业档案，为适应社会发展和市场经济完善、法规的一致要求，按国家档案局制定的《规定》，规范企业的文件材料归档范围和归档保管期限，使企业档案成为企业内部控制、健全各项管理，依法规范经营的坚实基础，成为满足国家和公众对企业依法经营进行监督的重要依据，成为有效服务企业各项活动，承载企业发展历程的真实记录。

作为大堡水电有限责任公司的企业档案，于1995年经过整理和鉴定，将零散的资料正式规范化形成有保存价值的公司档案。在公司的发展进程中，档案紧密跟随，从不滞后， 遵循着档案规定的三原则：法规一致，科学发展，与时俱进。大堡公司建厂至今30年，30年来历经了风雨和艰辛，档案见证了公司的发展变化，真实完整地记载了公司的这些变化历程和时代特点。在承载的过程中，档案同样肩负着档案的查阅和使用的使命。直至今天，档案的利用得到了极大的发挥，档案对于公司的奉献实例举不胜举。大堡水电有限责任公司原名大堡电厂，地处峨边县大堡镇，1987年成立，于1990年正式运行。由于地理原因，公司的首部枢纽、机房和厂房都设置在大堡镇，占地火花村新丰村，因为所处村民周边，公司尽量帮助当地村民，融洽当地民族关系，然而唇齿相依也要产生矛盾与纠纷。最为突出的是，火花村村民在1993年的闹事，村民们要求大堡公司给予他们的占地赔偿，他们手里有土地丈量尺寸，有村民名单，有树木和青苗数字，村民不听劝说和商议，手拿棍棒，示威呐喊几度围攻大堡电厂生活区。在当地政府的劝说无效后，大堡公司出据了大堡电厂建厂初期的占地赔偿，包括每户人家的青苗补偿金额。大堡公司的占地是国家允许的永久性占地，已经支付了所有占地的土地资金款项。在有力的档案依据面前，村民们终于偃旗息鼓。然而，仍然有好逸恶劳者寻畔滋事，事隔15年后，火花村一李姓民，打着大堡水电公司占用他家土地的旗号，在我公司办公室无理喧闹，无视档案的充分依据性，甚至不分日夜纠緾领导，扰乱办公秩序。大堡公司请示当地政府，政府以档案记载的事实为依据进行了劝说干预得以平息这一闹剧。公司要生存发展，不可避免的会遇上一些麻烦和纠纷，小到员工受伤，大到企业与企业之间的法律诉讼，这些麻烦和纠纷都在公司领导和员工的共同努力下，以档案提供的有力事实为证据的背景下得以解决。这些年来，公司有林木砍伐纠纷，有前池扩建的用地扩展纠纷，有公路修建的基金给付纠纷，有公路旁边彝族村民房屋因水灾以我公司的赔偿终结的纠纷，有供用电纠纷，有触电伤亡纠纷，有渠道跨蹋的纠纷，有工伤赔付的纠纷，有员工调遣的纠纷，有设备购销的纠纷，有每年机组维修提供的查阅，有增效扩容的改造组建等等，每一事件，文书档案都发挥了极为重要的作用；每一次机组维修，科技档案都充分得以反复利用；财务和个人档案也提供着无可替代的作用，档案在无形中创造着最有效价值。档案在日常生产经营中，也提供着参考查阅的作用，急领导所需，急生产所需，无需辩证，如影随形，始终围绕着企业的经营和管理服务。

在很多人的眼里檔案说起来是重要的，但真正忙起来，档案就不需要了。因为档案的价值是隐形的，它的价值表现不明显形，弱化了对档案的重视。随着社会科技的发展进步，档案在数字化进程中的问题仍然亟待解决。如何让与时俱进的档案在完整安全的前提下更加便于利用呢？我们知道，档案作用的发挥在于利用，而利用在于管理，如何提高档案的管理水平，才是真正发挥档案作用的关键。就当前我公司存在的档案管理问题举例一二。我们设置档案室，库房，配备了相应的档案人员，也划分了档案的类型，明确了档案的管理职责，这似乎已经达到了一个公司对档案管理的要求，而问题的实质是，这些人员的设置是否合理化。1、没有设置专职的档案人员，目前的档案管理员是行政办公人员兼职管理。大堡公司的规模在1997年的基础上没有进行扩展，期间取消了老熊沟电站，取消了金加工车间，丢失了金鹅电站，现在又取消了供用电管理，机构少了，职工人数相对增多了，而档案的数量不因为机构的减少而减少，它每年都在增加，而且因各种事务的展开，也增加了各种档案的查阅和利用，而档案室配备的档案管理人员始终只有一人，目前工作量非常大。2、建议设置相应机构的档案兼职人员，明确相应的档案管理职责。在公司各个部门，设置档案兼职人员，对于档案的及时归档和收集起到很重要的作用，极尽可能保证公司档案的完整性。3.档案人员的加强学习。参加省市档案的培训学习，跟上档案的先进管理，适应新形势下档案的新规则管理。4.提升档案管理平台。目前公司没有条件做到档案平台硬件的提升管理，但平台的提升仍然是档案管理的趋势，大家不妨想象，一个基于物联网，云计算等新技术构建的智能化管理和多元化管理平台，能搭建智能感知与处置档案信息能力提供档案信息服务中心，如果有这样一个企业档案共享服务平台，它的服务应该更加广泛，快捷，敏锐和有效。

档案的有效利用与档案管理是一致的，只有把档案管理提升了，档案才可能成为企业的有力臂膀。

企业的发展变化，档案将永远记载它的真实性，无论时代如何变迁，档案就是企业的史册。承载是档案的一种价值，参考文献提供最广泛的应用是档案的另一种价值，企业利用档案得以扩展和发挥。

纳千载，容有恒。档案以它博大胸怀盛装企业的荣辱甘苦，并为企业一路保驾护航。档案是企业的淳淳知己，一路相伴一路追随。档案是企业的智慧大脑，是公司的完全中枢神经，无论现在还是以后，终将永远记忆企业的历程。在企业的世界里，档案一直存在，珍贵而永恒。endprint