新时期社会保险档案管理的创新举措

程连明

【摘 要】随着社会的进步与发展，尤其是社会整体管理水平的提高，社会保险业务的管理显得尤为重要；这不仅是因为社会保险业业务范围越来越广，更是因为全民重视、全民参与的意识越来越强。

【关键词】档案 管理 措施

中图分类号：G4 文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2017.18.174

当今的社会保险已经涉及家家户户，关乎着每个家庭乃至整个社会的和谐与稳定。在这样的背景与现实条件下，作为关乎每个人切身利益的社会保险档案管理就必须与时俱进，而且要创新管理，这样才能为我们社会的科学发展和可持续发展保驾护航。

一、彻底摒弃传统而落后的档案管理理念，树立服务型管理思想

传统的档案管理，更加强调文献与参考功能，静态实录要大于实际应用。也就说，传统的档案管理更加侧重于保存功能，属于机密而保存，一般的个体是无缘接触或者使用档案的，而现代社会的管理更强调档案管理的应用性，一般是作为查阅性、纪实性而存在的，因而它提供给每一个个体的是强大的服务功能。所以，相对于传统的档案管理，现代社会里的档案管理更加强调其管理内容的公开性、开放性、公正性、真实性和服务性。作为社会保险的档案管理，除了必须保证档案的及时性、真实性、公平性、开放性外，尤其强调其服务性，必须保证所有参保人员能够及时准确了解自己参保的静态与动态信息，了解社会的方针与政策。这就要求社保档案管理者及时提供强大而真实参保信息，积极主动地为所有参保对象提供优质的服务。

二、与时俱进，创新档案管理方法

（一）将纸质档案转换成数字档案存档

社会保险经办机构出于业务办理需要，会在办理过程中出现大量的纸质材料或证明，各类保单合同、证件扫描件以及各种需要存档备查的档案资料，是非常庞大的一个数字。纸质材料保存起来不方便，但是将这些材料进行电脑扫描储存，就可以将纸质档案转变成数字档案。根据档案工作的实际需要，可灵活运用，如目录数据适宜采用文本录人；全文数据则可以采用图像扫描录入；而一些当前常用的数据可制作成光盘。与时俱进，革新观念，高效管理，提供更加优质、便捷的服务，本身就是人类社会文明与进步的标志。

（二）根据社保档案类别进行分类管理

根据不同档案的类型进行分类管理，方便查找、储存，还可以有效防止档案数据的丢失与缺漏。我们应针对不同门类的档案，确定并采取不同的归档整理方法。首先，确定立卷原则。遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按社保档案不同价值性质分类，以便于保管和利用。值得注意的是，立卷原则一旦形成并达成共识，所有管理人员就必须严格执行这个刚性原则；即使在工作开展过程中发生新情况，出现新问题，我们也要集体讨论研究，根据实际情况作出适时、适当的修正。其次，确定归档形式。根据各社保经办单位文件材料形成的类型，确定以“件”或“卷”进行整理、归档的文件材料范围。当前，我们国家人口众多，社区划分相对比较复杂，再加上任何一个社区的流动人口、外来人口众多，为了便于实际的查阅与检查，我们必须树立一个“方便、快捷、优质服务”的建档原则，这不仅是为了我们自身工作的方便，更是为了向社会提供更加方便快捷的服务，从而全面促进人类文明发展的进程。最后，根据社会保险档案的保存价值确定“永久”“长期”和“短期”三种保管期限。“永久”“长期”类的档案，在管理时应格外尽心，坚持经常性地检查、补充、核对，以确保其应有的价值，特别是保存价值和是使用价值。

（三）积极主动接轨全国统筹的社保管理系统，规范标准

建立全国统筹的社保档案管理体系可以为社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础。以电子政务标准体系和劳动及社会保障标准体系为指导，以投资与运营模式和项目实施监理模式为依托，按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次，树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式。为适应劳动者的流动和工资收入的变动，对每个劳动者按号码设立档案卡，并用计算机储存，记录参保人个人历年的工资收入情况。

不仅如此，我们还要加大资金与技术投入，比如开发并开放植根于计算机网络、手机互联网平台的信息查询端口，定期定时主动提供相关信息。非但如此，管理者还应及时准确更新各种信息，并将相關信息向参保者通报，同时要求参保者及时确认属于自己的信息。考虑到县级城市特别是郊区市民的信息技术水平现状，我们管理者还应该及时地将参保者自己确定的信息打印出来进行公示，或者通过微信群、QQ群进行公示。

（四）统一并规范公民社保档案管理号码，可供查询

实行对每个公民发放社会保障号码的制度，让公民个人档案号码与本人身份证号码、劳动保险号码统一起来，由国家劳动和社会保障部的分支机构负责公民个人社保档案内容的定期增加和更新，送交国家劳动和社会保障部统一保管。从发放的号码上就可以反映出从什么时候起、在什么地方发的，便于记录公民的工资收入和保障费的缴纳情况，同时便于投保者本人的查询。

（五）建立社区范围内的民主监督管理体系

社保档案的管理内容在很大程度上是开放的，但是，我们不得不做好参保人员信息的保密工作，积极防止那些有意或者恶意篡改公民参保信息的行为。在这方面，我们除了通过技术手段来强化信息管理的科学性外，尤其应该在我们的管理平台上建立一整套科学而实用的监督系统，充分吸纳社会热心人士参与监督与管理。当然，对于参保人员的重要信息，我们仍然要坚持信息的保密性，只是允许部分公开信息，如各种公示性信息接受社会的监督，力争在全社会的监督中完善我们的管理。比如参保单位与参保个人的缴费年限、缴费金额、缴费形式等，我们完全可以在平台上公开，以接受社会的监督。至于那些依法依规享受各种优惠政策的参保信息，我们也可以进行公示与监督，一者是为了社会的公平，二者是为了进一步规范我们的管理行为；透明的、公开的、民主的管理举措才是科学的，尤其令人民群众信服，又能凝聚民心，有利于加快社会主义和谐社会建设的步伐。当然，有监督机制就要建立奖惩机制，对那些恶意篡改公民合法信息或者造谣惑众者依法依规严肃处理，而对积极监督、认真履责，尤其是公民信服、敬佩者要大力表彰，以促进他们更好地尽职履责。endprint