档案信息化建设存在的问题与发展方向

许方旭

摘要：伴随着我国改革进程的不断推进，档案资料数量得到不断增加、质量要求也来越高。而实现档案管理的信息化，能够使档案管理更加高效，更加智能，因此从这一点来看运用现代信息技术对档案进行管理是大势所趋也是形势所迫。基于此，本文在第一部分阐述了档案信息化的内涵以及建设意义，从而为全文奠定了理论基础；第二部分分析了当前我国档案信息化建设存在的问题；文章第三部分，笔者探讨了未来我国档案信息化建设的发展方向。

关键词：档案；信息化；存在问题；发展方向

引言：信息技术的发展使档案管理工作获益匪浅。当前很多档案管理部门都已经基本实现了由纸质档案到电子化档案的转变，档案管理工作也相应的由传统的档案收集、整理转变为对档案的监控，一改往日档案管理工作的繁琐与冗杂，使得档案管理向着便捷化方向大步迈进。但是，作为一名档案管理者我们也应当深刻的意识到信息化建设在给档案管理工作带来机遇的同时，同样也带来了一些问题。

一、档案信息化概述

1. 档案信息化内涵

《档案信息化建设导论》一书将档案信息化定义为“在国家档案行政管理部门的统一和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。”

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

2. 档案信息化建设意义

首先，档案的信息化建设是提升档案管理工作效率的必要保证；其次，档案信息化建设是实现档案资源充分开发与利用的客观需要；最后，加快档案信息化建设进程是实现传统纸质档案完整保护的必要措施。

二、档案信息化建设存在问题

1. 对档案信息化建设的思想认识不足

（1） 单位领导对档案信息化建设的认识脱离实际。一些单位的领导不顾档案管理工作发展实际，不考虑个人、单位、社会的利用需求，一昧追求個人政绩以及单位外在形象而盲目跟从社会发展潮流，为了信息化而信息化。从而导致在后续的档案信息化管理方面存在较大问题，诸如重建设轻管理、重形式轻内容等此类现象不绝于耳。

（2）单位领导、工作人员对信息化的档案管理工作认识深度不足。档案信息化建设既要求相关人员录入馆藏传统纸质档案又要求其紧跟社会发展潮流进行最新信息与资源的收集整理。此外，数据库建设、客户端APP开发、网页建设等等都包含在内，因此它是一项极为复杂且繁琐的工作。但是一些单位工作人员却对这些问题认识不足、准备不充分，最终导致经费不足、人手不够等问题频频出现，从而又会降低档案管理工作的整体效率。

2. 档案信息化建设的基础设备落后陈旧

档案信息化建设离不开具有较高性能的软硬件作为基础支撑。但是由于缺乏对档案管理信息化建设的深刻认识，一些单位领导认为只要借助网络技术就可以实现档案的全部开发与利用，因此不注重对档案信息化管理环境、配套设备等方面进行完善。一方面，致使其内部档案室条件极为简陋，甚至有些单位根本没有为档案管理工作留出一席之地。另一方面使得配套设备落后陈旧，得不到及时更新。此外，软件系统的不完善与不流畅也会导致用户查阅体验较差，不利于档案整体利用效率的提升

3. 档案信息化建设规章制度不完善

一方面由于档案信息化建设作为一种新兴事物，我们缺乏对此工作的制度建设经验。另一方面，伴随着档案管理环境的变化，原有的一些档案管理规则制度都不再适用于当下。所以在实际的档案管理过程中难免会出现规章制度与实际情况相矛盾的现象。

三、档案信息化建设发展方向探析

（1）档案管理规范化程度将进一步提升

规范化的档案管理工作一方面有利于提高工作效率，另一方面也能够极大的提升档案管理工作的质量。伴随着信息化建设进程的加快，档案资料的收集与管理工作都将更为方便、更为系统。此外，随着我们对档案信息化建设经验的累积，与档案管理相关的规章制度也必然会得以完善。因此，我们说规范化将是未来档案信息化建设的方向之一。

（2）档案管理的高效性与便捷性将进一步提升

档案信息化建设进程的加快使得相关部门在进行档案管理时能够直接通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能够不受时间空间的限制而自由的进行档案调阅，极大的提升了档案管理工作的高效性与便捷性。因此我们说，档案管理工作的高效性与便捷性将成为档案信息化建设为之努力的方向之一。

（3）档案管理的安全性将进一步提升

要想加快档案管理的信息化建设进程，就必须提升档案的安全性。但是近年来由于窃密技术的发展、信息化档案管理系统的不完善以及档案管理工作人员保密意识的缺失等因素给当前的档案信息安全带来了挑战。因此，我们说安全性将不得不作为未来档案信息化建设的重点问题进行探索。

四、小结

尽管目前我国很多地区的档案管理部门其工作已经取得了一定的进步，但是我们应当意识到要想真正实现档案管理的信息化进程，提升档案管理效率，仍需要我们进一步努力。

参考文献：

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