人防部门档案管理的现状问题与解决对策

王冕晨

摘 要：人防档案管理工作是确保对人防工程信息掌握准确，建立质量高的人防档案信息资源和提高城市防护能力的基础工作，因而做好人防档案管理工作意义重大。

关键词：人防部门 档案管理 现状 问题 对策

前言

檔案是人防部门信息资料的主要载体，其在人防部门中的地位重大。但实际的档案管理工作中，各因素的影响使得档案管理工作出现些许问题，这使得无法对人防部门档案的全面性和真实性进行保证，使得领导在进行决策时受到严重的影响[1]-[2]。基于此，笔者就我市人防部门的档案管理现状进行分析，对其存在问题进行探究，并给予相应对策进行解决。

一、档案管理现状及存在的问题

就目前我国人防部门在档案管理上的基本情况分析，各级人防部门对于档案的管理，基本上能够按照相关规范进行立卷归档，能够对各种人防工作资料进行及时地收集与整理，基本满足《档案法》的管理要求。但通过深入分析，我国人防部门在档案管理仍存在以下几点问题。

①管理意识欠缺。当前人防办在档案管理上主要依靠现代化计算机管理技术，缺乏专职人员进行人为管理，使得计算机管理存在的弊端不能得到很好的解决。②认知水平不足、重视度不高。这主要表现在相关管理人员或领导等对我国《档案法》的相关知识的认知不足，并在实际管理中过度强调业务而忽视了管理，一方面造成人防部门档案管理普遍存在设备陈旧问题；另一方面，导致相关管理人员表现出专业性不足问题，从而影响档案管理的有效开展。③过度保密。针对划分了保密等级的特殊档案，在管理过程中，往往存在过度保密的情况，使得这些档案被“束之高阁，无人问津”。④缺乏健全的组织管理机构。目前我国人防办在经历机构改革后，其一方面被纳入政府办内部结构中，但另一方面又对相关工作人员进行了分流，从而给工作人员造成了一种紧张感，进而对档案管理工作有效开展造成较大的制约。⑤办公条件限制。我国人防办档案管理办公环境通常较简陋、狭窄，基于这一硬件的限制，使得档案管理工作的开展难以实现专人专室专管。⑥主动性与积极性缺乏。当前，我国大部分人防职能部门普遍存在等靠思想，在档案管理过程中，针对档案信息检索缺乏著录准备工作，进而导致档案体系有待完善。

二、档案管理存在问题的解决对策

随着改革步伐脚步的不断加快，人防档案的管理工作也应随着时代的发展而不断进行深化改造，以便于更好的为现代化社会的发展提供服务。现笔者就人防部门的档案管理现状及存在的问题进行分析提出如下解决措施：

①重视领导作用在人防档案管理工作中的作用。负责领导的重视程度和档案管理意识的高低，直接影响着档案管理工作的好坏，因此要加强领导对档案管理的重视力度。1.将人防档案的管理工作提升为领导议事的日程上来，列入为发展规划和岗位职责中的重点内容，建立健全人防档案管理工作制度和责任机制。2.加强对《档案法》的普及宣传和贯彻落实力度，形成管理主体懂法、知法、守法、执法的全面性和有效性。

②提高人防档案管理人员的职业素质和业务技能。针对现代人防档案管理工作的实际特点，对管理人员进行岗位技能和思想政治培训，提高管理队伍的专业性，通过公开选拔培养一些年龄结构较低、专业技能较强、思想素质较高的人员充斥到档案管理工作当中，以提高现阶段我国人防档案管理工作的专业水平和效率。

③加大对现代信息技术的利用程度。随着信息时代的到来和计算机应用的普及，档案管理工作也要紧随时代的发展，加大财力物力和人力的投入，逐步普及信息技术在人防档案管理中的应用，实现现代化微机管理机制，从而提高档案管理的服务性和准确性。

④变革城建部门管理人防档案的工作历史。在最新出台的人防档案管理暂行规定中明确提出：人防的归档范围为人防工程的现状、规划、建设、管理、利用以及人民防空工程项目审批、勘察、设计、施工等方面的文件材料。因此，人防档案的管理工作应脱离城建部门的管理，通过运用科学合理的管理手段和思想体制，逐步夯实人防档案管理工作开展的基础。

⑤逐级逐层的对管理工作进行强化提高。人防部门和各使用单位是目前人防档案管理工作的主要对象，因此应有针对性的进行工作的开展。首先，稳步提升人防档案管理工作的核心地位。人防部门在整个人防档案的管理工作中起到决定性的作用，因此应首要抓好该项工作。其次，加强各使用单位的工程档案工作。作为人防档案的管理部门为更加全面及时的对档案材料进行收集整理，应主动的与相关部门进行密切配合，对工作的全过程进行实时监控和管理，强化责任意识，降低人为的失误，提高档案材料收集全面性、完整性和准确性，对各项材料和数据进行认真核对，做到心中有数。在对人防档案进行保管工作时，应建立起各自的分档案室，对各种文件材料进行分门别类的专项存放。

⑥注重对保证措施的提高和稳固。一是人防档案所涉及的领域和部门内的领导责任人应切实加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作成效列入为年终总结和考核的重要参照标准。二是加强指导监督。人防部门档案管理人员，每年至少要深入人防工程使用单位进行一次面对面的指导工作，使出现问题能及时得到解决。三是加强法制管理。建章建制，每个人防工程使用单位，都应按《档案法》和《人民防空档案管理暂行规定》的要求，结合自身实际，制定管理办法和实施细则。四是考虑到人防部门的特殊性，还应注意保密，划分好保密

等级。

小结

总而言之，档案管理是人防部门重要工作之一，档案管理者应对其相关管理工作落实到位，为人防部门领导决策提供全面有效且准确的依据。

参考文献：

[1] 邵明芹.人民防空办公室文书档案管理工作的完善对策[J].办公室业务，2017，1（16）：131.

[2] 邵明芹.浅议人防部门档案管理的现状问题与解决措施[J].祖国，2017，10（12）：102.