浅析档案管理在高校管理中的作用

摘 要：现如今，高校中档案管理十分关键。档案管理其所包括的信息十分多样，比如教学、科研、活动、后勤、建设等多种活动，而且还给学校中一些决策提供了可靠的依据。因此，为了使高校中管理的更为科学化，必然要加强高校中档案管理工作，并将档案管理工作纳入高校工作者日常管理项目当中。

关键词：档案工作 高校管理 作用

一、档案管理在高校管理中的作用

1.促进高校教学的发展

高校的教学档案大多数都是与高校中教学实践和研究的材料，与此同时也为管理高校现在的发展和未来发展的走向提供了一些很有价值的依据，因此高校的档案则是高校中最为宝贵的一份资产。如果高校中忽略档案工作，再遇到一些曾经发生过的问题时，无法很快的找到其资料，解决问题，也无法更好的对教学工作进行相对的改进工作。因此，高校做好档案管理工作，对于改进教学工作以及提高高校中的管理质量都具有很重大的作用和意义。[1]

2.高校教学质量的提高

在高校档案中可以很直观的看到学校培养人才的全过程，得到的资料即准确又完善。现代教师在研究教学方法的时候，可以参考这些档案，对这些档案进行深入的了解和研究。例如，教师可以通过调用教学档案查询学生以前的试卷和学习成绩，并且对试卷和学生出现的错题进行研究。这种方法不断可以为教师提供丰富的教学材料，同时还可以让教师在教学实际过程中，总结经验，能够更好提升教学质量。[2]

3.提高高校教师的教学水平

高校中每一位教師都有属于自己的一套教学方式，对于一些资历老、教学经验的教师来说，可以将其教学的经验以及所用到的方法总结在一起，成为一套档案。不仅可以作为未来高校教师能够参考的资料，还可以让其他教师进行传阅。这样的方法可以使其他教师丰富自己的教学水平以及教学方法，从而提升自身的教学能力，提高学生的学习成绩等。

4.提升高校的品牌和影响力

高校是科学和文化、精英等集合的地方，有的时候，高校出现的人才就可以代表一所高校的形象，比如北京大学的李大钊、胡适等。这些在世界上都享有盛名的任务就是学校的人才档案。除此之外，他们的所造成的成就不仅可以不断提升高校在社会的形象，还为学校的学生们树立良好的形象。因此，建立高校档案不但可以将这所学校的师资力量和科研力量表现出来，还可以通过这些名人提高这所高校的名誉和影响力。因此，高校中档案管理尤为重要。

二、高校档案工作存在的问题

1.档案管理和改革不匹配

现如今，很多高校都进行改革，但是改革方向和档案管理不匹配。高校的改革主要体现在办学体制、管理体制方面，高校都进行相互合并和重组，不断将高校的规模变大，而且所包含的系、专业越来越广泛。因此，综合性的办学格局渐渐的显示出来。与此同时，这样的格局也导致高校中档案管理工作变得多层次，也变的尤为复杂和多变。如果对其不进行合理化的修改，那么就不能形成高校中统一的管理模式和指标，因此管理和改革显得不匹配。

2.不重视高校管理工作

现在很多高校中的管理人员都不重视档案管理工作，对高校档案管理工作缺乏认识和理解。在高校工作人员看来，高校最重要的就是教学和科研，档案管理只是微不足道的一部分，在工作当中不需要浪费的精力，还有很多高校工作人员，虽然在高校中口头宣传档案管理的重要性，但是从不把档案管理工作落实到实处，同时也没有制定相关的管理规章。这样就将一些反应高校教育规律和特点的材料、档案无法按时收入到档案中，无法保证档案的完整度以及安全性无法得到保障。

3.缺乏必要的硬件设施设备

现如今学校的档案越来越多，也变得尤为复杂，如果只是用传统的人工管理方式，不但容易出现错误，同时在工作效率无法跟上现代高校档案管理。但大多数高校在当今还是没有使用现代化的信息技术进行档案管理，档案就容易损坏和缺失。除此之外，学校在档案管理的设施设备投入资金较少，基础条件不好，所以无法满足现代高校档案管理的需求。[3]

三、高校档案管理的措施

1.总体特点提高学校管理工作人员的档案意识

高校的工作人员需要加强档案管理的意识和水平，重视档案管理工作。多多向工作人员和学校师生宣传档案管理的重要性，激起他们的积极性。管理工作人员同时还要意识到学校档案是管理当中至关重要的部分，他还能够在一定程度上提高学校的可持续发展。同时，档案管理工作人员加大投入的力度，全力指出档案管理工作。

2.提高档案管理人员的能力和素质

高校中档案管理人员的能力以及素质直接关联到管理的成效，必须对其进行相关的培训，培训内容要对管理内容进行专业的指导，还要对其职业道德进行相关的培训。从根本上提高其能力以及素质，使其产生积极的思想。严格要求其在工作上认真负责的态度，实事求是，不能搞不正当的人际关系，不负责任。将工作的能力和薪资奖金挂钩，制定合理的奖惩制度。这样才能不断完善高校中档案管理工作。

参考文献

[1]吴晓琴.浅议高校人事档案在人力资源信息化管理中的作用[J]. 中国管理信息化，2013（6）：66-77

[2]徐霞.浅析规范档案管理在推进高校学生精细化管理中的作用[J].都市家教：下半月，2013（6）：124—124

[3]蔡跃江，杨丹.高校人力资源档案管理的作用绩效、动力来源与建设策略[J].档案学研究，2012（2）：39-42

作者简介

杨小彤 出生年月（1972-）性别：女 民族：汉族 籍贯：山东省济南市，学历：本科 研究方向：档案管理方向。