档案管理的重要性与加强措施的分析

张红艳

摘 要：随着我国经济的不断发展和社会的不断进步，档案管理工作越来越重要，相应地对档案管理工作也提出了更高层次的要求。在信息化发展的潮流下，必须加强我国档案管理，这样才能实现档案管理的科学发展。本文对档案管理的概念及意义进行了说明，强调了档案管理的重要性。同时，对我国档案管理的现状进行了研究，指出了档案管理中存在的问题，并提出了加强档案管理的若干建议。

关键词：档案管理；意义；现状；措施

档案管理是一项至关重要的工作。只有积极适应信息化发展，才能进一步提升档案管理水平，才能更好地服务社会。档案管理是档案馆围绕档案所展开的相关业务工作，是一项采取科学的方法对档案进行管理，为社会提供服务的工作。

一、档案管理的重要性

档案管理有利于促进社会发展，科学的档案管理必须实现档案管理的规范性、信息化以及安全性。具体来说，档案整理工作具有非常重要的意义，主要表现为以下两点∶一方面，档案管理可以使我们充分了解国内外形势以及发展状况。另一方面，档案管理可以快速、准确、全面且系统的提供相关信息和资料，促进社会发展。因此，必须提高档案管理水平，为社会提供更好的服务，积极构建社会主义和谐社会。

随着档案类型不断增多以及档案数量不断增长，给保管和使用带来很大挑战。因此，实现科学有效的档案管理就显得尤为重要。档案管理既可以及时、准确地提供信息，又可以将信息迅速传递到所需的地方，充分发挥档案的作用，服务更多的人群。此外，信息技术的发展使档案管理进入了新的时代，使档案管理获得了全面的提升。一方面，档案管理可以为决策提供及时有效的支持。另一方面，档案管理可以提供准确的历史依据。

二、我国档案管理工作的现状

在知识经济飞速发展的背景下，我国档案管理迎来的不仅仅是美好的前景，还有更多的挑战以及更高的要求。知识经济是指以知识为基础的经济，知识已经成为社会发展的主导力量。先进的知识和技术成为社会发展的不竭动力，对社会进步起着重要的推动作用。同时，知识经济又是信息化的经济，必须充分开发和利用信息资源，满足新时代的需求。

随着档案信息量的不断增加，甚至造成了信息超载，人们逐渐倾向于利用先进存储技术来保存信息。目前，档案信息主要保存在磁盘上，这就意味着必须进一步提升档案的稳定性、可靠性以及完整性，充分保障档案信息的真实性和准确性。随着档案日益复杂，相关工作人员必须不断提升个人能力，积极适应档案管理的要求。只有建立高素质、现代化的档案管理团队，才能顺利解决新问题，实现档案管理的可持续发展。

三、加强档案管理的有效措施

针对我国档案管理的现状，今后应该采取一定措施，从而加强档案的管理。

（一）转变档案管理方式

传统的档案管理有着诸多缺陷，比如滞后。因此，必须从模式、内容以及手段等方面对档案管理进行改革，摆脱传统档案管理的弊端，实现档案管理的长远发展。第一，档案管理的立足点应放在服务社会上。必须根据实际情况，选择多样的档案管理方式。要注意积极引进信息化的方式，大胆摈弃不相适应的模式。第二，档案管理要加强与实际的结合，必须注重切实有效，抛开形式主义。

（二）加强档案管理基础设施建设

只有不斷加强基础设施建设，才能为档案管理的发展提供支持，才能进一步提升档案管理的水平。通过引进先进的基础设施，充分发挥网络技术等先进技术的作用，促进档案管理的发展，进一步提升档案管理的效率及质量。首先，必须加强纸质档案的管理。不仅能减少其存储空间，还可以降低相应的资金投入。其次，只有发展科学的档案管理，才更能减少其日常维护费用，降低对档案管理的投入。

（三）进一步健全档案管理制度

健全的档案管理制度是保障档案高效高水平管理的重要保障。健全档案管理制度，有利于优化其运行机制，有利于保障档案管理工作的有序进行。首先，对档案管理进行制度化建设时，必须在法律的基础上，充分考虑实际情况和宏观形势。其次，相关部门应该充分重视档案管理工作，在注重其可操作性和系统性的基础上，探索出真正适合自身发展的档案管理机制。同时，要注意不断对档案管理机制进行强化和完善。此外，还应树立先进的档案管理观念，从而加快档案管理制度化的进程。

（四）提高档案管理人员的素质

档案管理人员的素质直接影响着档案管理的效果。随着社会的发展和技术的进步，我国档案管理也逐步走向信息化和科学化，对档案管理人员的素质也有着更高的要求。对档案管理人员进行培训时，要注意区分不同人员的部门和能力，以增强培训的系统性、针对性以及专业性。同时，要不断对档案管理人员进行专业性培训，不断提升档案管理人员的水平，使其能够熟练掌握相关法规和标准，熟练应用各种现代化技术，使得档案管理工作有章可循。

（五）加强档案的标准化和信息化

随着信息技术的快速发展，档案管理过程中要求要加强档案的标准化和信息化管理，这样才能提高管理效率和管理水平。实现档案标准化以及管理高效率，必须从以下三个方面出发。第一，改善档案的保管条件。配备更加专业的档案室以及人员，并加强监管力度。第二，保持严格的工作态度，做好审批及移交的工作。第三，对档案进行针对性管理，进一步增强其准确性和及时性。此外，实现档案的信息化，符合档案管理发展的趋势。必须增强对档案信息化的重视程度，充分利用现代化技术，加快档案管理信息化进程。

（六）积极创新

为了实现档案的科学管理，需要积极创新，主要是对管理方法进行创新。无论如何创新，在档案管理工作中，都要严格规范档案管理人员，从而保障档案管理工作的准确性、全面性以及及时性。对档案信息进行定期检查，对变动信息及时修正。在注重考核的同时，还要培养钻研精神和创新精神，进一步扩大档案信息的利用程度。积极创新，积极采用现代化的高新科技，积极采用新的管理方式，提高档案管理的水平。此外，还要不断开发档案信息，不断挖掘档案信息潜力，不断加大档案信息的利用范围。同时，结合新形势对传统档案管理工作进行改革，实现档案管理工作的现代化和科学化。

四、分析与总结

综上所述，档案管理发挥着至关重要的作用，是国家文献信息系统的重要组成部分，是社会信息系统的基石。文章对档案管理的重要性进行了明确的说明，档案管理不仅有利于部分工作的发展，而且有利于社会的长远发展。因此，必须加强我国档案管理工作，实现档案管理的长远发展。本文根据我国档案管理工作现状，提出了一系列加强档案管理的有效措施。最后，希望本文的分析能为其它相关研究提供借鉴。

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