新时期人事档案管理信息化建设研究

杨柳

摘 要：伴随着信息技术的不断发展，人事档案管理逐渐进入信息化时代，利用信息技术的优势，提高人事档案管理的工作质量，并保证档案的安全性。在我国实施人事档案的信息化管理具有重要意义，可有效保证我国的发展和经济建设，故而，应采取有效措施，加快我国人事档案管理信息化建设的步伐。

关键词：新时期；人事档案管理；信息化建设

我国的经济发展推动信息技术的进步，同时，各个领域中积极使用信息技术手段，提高自身的工作质量和效率，人事档案管理同样采用信息技术手段，强化管理工作，提升管理工作水平的同时，加强人事档案的安全性。

一、新时期人事档案管理信息化建设的重要意义

首先，促进人事档案管理更加现代化、专业化。目前，在信息技术发展的推动下，人们对信息资源了解甚多，人事档案管理为与社会发展状态保持一致，积极实行信息化建设。人事档案管理工作人员随着社会的发展，不断更新管理理念，创新管理方式，将现代化、专业化的档案管理方式作为发展目标，并可利用信息技术手段，最终实现这一管理目标[1]。

其次，人事档案管理的信息化，可以实现人事资源的共享。人事资源的共享，可以加快我国的经济建设，提升各个领域的服务水平，进而提高人民的生活质量。实现资源的共享，对我国的发展具有重要意义，而资源共享需要实现我国人事档案管理的信息化建设，可见，档案信息化建设在我国的社会发展中占据重要地位。

最后，方便人事档案信息的查询工作。在传统的人事档案管理中，由于档案均是纸质材料，查询资料较为困难，而档案管理信息化能够有效提高查询资料的效率，可以通过计算机以及管理软件快速搜索需要查询的资料，减少查询时间。因此，应加快人事档案管理的信息化建设。

二、新时期人事档案管理信息化建设研究

（一）加大资金投入，引进先进的技术设备

新时期人事档案管理的信息化建设，需要以信息技术作为支持。因此，在条件允许的情况下，应加大信息化建设的资金投入，引进先进的技术设备，确保人事档案管理信息化建设的顺利实施。档案管理信息化建设信息的存储、查询、传递以及共享，都需要技术设备提供条件，才能使档案信息化管理发挥出自身的优势，提高管理效率和质量。同时，加大资金投入，引进先进的技术设备，从长远的眼光看，课有效减少管理中所需的人力資源，从而减少管理成本，可以增加其经济效益[2]。故而，资金的投入是为长久的发展奠定基础，实际上并没有增加人事档案管理成本。

先进的技术设备是人事档案管理信息化建设中的重要组成部分。技术设备是实现信息化管理的基础条件，可有增加信息存储量，并且避免管理部门搬迁造成人事档案的丢失等现象，并且可以通过计算机加设防火墙或是其他密保设施，对于盗窃人事档案的行为可以直接进行反击，同时，向后台管理系统发送报警信号，有利于提高管理质量。

（二）提升档案管理人员的工作水平

对人事档案管理工作人员统一进行培训，使其了解信息化的管理方式，并正确使用信息技术设备。可以聘请专业的信息化管理技术人员到工作现场进行指导，因档案管理的工作人员本身具有管理工作经验，只需要对其进行信息化设备使用的技术培训，可以快速提高其使用先进设备的能力，结合自身的管理经验，可以有效提高档案管理工作效率。此外，也可以选择具有信息技术能力的人员进行人事档案管理培训，使其明确档案管理有关信息存储、查阅或是借阅等流程，快速进入工作状态，有效提高人事档案管理工作质量。

（三）强化人事档案的安全管理

人事档案管理的信息化建设，在提高管理工作效率、实现人事资源共享的同时，也为档案资料带来安全隐患。人事档案资料泄露对我国的经济建设和发展有着严重影响，因此，在人事档案管理信息化建设中，应提高工作人员的安全意识，强化人事档案的安全管理，防止人事资料泄露。人事档案资料的安全管理应从技术手段、设备支持等多个方面进行，从而提高安全管理工作效率[3]。同时，提高管理工作人员的素质，使其具有较高的专业管理能力，根据人事档案的管理要求，对档案资料进行详细划分和备份，进而实现人事档案信息的安全管理，并提高安全管理的有效性。此外，还要结合管理工作的实际情况和工作人员的工作状态等，完善激励措施，提高管理工作人员的待遇，能够有效避免工作人员受到外界的诱惑，进一步提高档案资料的安全性。

三、总结

近年来，在新时期的环境下，随着信息技术使用的不断深入，人事档案管理信息化建设已经受到更多的重视。因此，应从加大资金投入、提升档案管理工作人员的水平以及加强人事档案的安全管理等多个方面实施建设，加快人事档案管理信息化建设进程，并提高信息化管理的有效性。

参考文献：

[1]徐辉.关于新时期人事档案管理信息化建设探析[J].办公室业务，2017（01）：28+46.

[2]胡艳华.新时期人事档案管理信息化建设策略探究[J].人力资源管理，2016（07）：310-311.

[3]李瑞莲，胡春梅.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].人力资源管理，2015（05）：267.endprint