基于数字化背景下声像档案管理的若干思考

包英

【摘要】当下，社会各行各业的竞争变得越加激烈，信息量不断增加，对信息更加依赖，突出了档案管理所在社会中的地位。档案除了文字档案外，也包括很多声像档案，他们与文字档案同样重要，可以直观的表达信息，但其保存并不完善，利用率较低。因此，需要采用积极的应对方法，比如使用数字化技术等，做好档案的保存与管理工作。

【关键词】数字化背景；声像档案；管理

一、引言

声像档案主要以声音、图像为主，可以把信息立体的展示出来，具有真实感，而随着数字技术的发展，對这项技术也提出了更高的要求，需要不断创新，才能让其真正发挥出优势，建立新的管理模式，大量筛选信息，提高信息的处理效率与水平。

二、声像档案管理的现状

目前，声像档案管理与纸质档案的管理有很大的差距，存在很多问题，以下两点是较为突出的问题。

（一）声像档案保存不完整。档案保存不完整是因为机关单位虽然有专业的档案管理部门，但人力、物力资源投入不足，管理水平较低，又因为档案管理人员受传统管理思想的束缚，管理观念陈旧，依然采用传统的方法管理档案。同时，有些摄录人员并不了解声像档案的性质，没有规律的划分归档，失去了声像档案之间的联系，并且，因为声像档案会占用较多的内存，有些档案管理人员受这一因素的限制，未经许可，擅自处理。

（二）管理人员专业水平有很大差异。声像档案的管理是一个独立的体系，需要使用专业的管理技术，要求管理人员有较高素养，掌握专业的管理知识与技术。但因为体制的限制，一些机关单位的管理者会擅自离开岗位，导致档案管理部门缺少足够的人力、物力，而补充进来的管理人员因为没有受过专业的档案管理教育，甚至包括很多非档案人员，经常会忽略声像档案的重要性，声像档案类别不明确，降低了管理水平。

二、数字化背景下声像档案管理的优化

信息技术的发展，促进了数字化技术的发展，而该项技术的发展，使声像档案管理出现新的发展趋势，实现了管理方式的优化，提高了管理的质量。

（一）照片档案的数字化管理。照片档案如果数量较多，可以把所有图片按照种类划分，分成数个批次，用扫描仪扫描到计算机中，并逐一做好标记，记录照片包含的信息，由纸质照片变成数码照片，保留照片上的數据，作为原始凭证使用。而如果使用数码相机拍摄的照片，会直接用数码照片的方式存储，用数据传输线传送到计算机中，加以利用。用这种方式保存照片，可以保持照片长时间的稳定，不会出现磨损，并根据用户提出的要求，随意打印。而对于画面已经模糊的照片，可以用不同的软件处理，重新修复，作为电子档案使用。

（二）录像带、光盘等声像档案的数字化管理。有很多声像档案最初是以录像带的方式呈现，对此，档案管理人员可以使用数字技术，把其变成数字化模式，放入硬盘，长时间保存。这类声像档案归档时，可以利用其记录的内容，分成不同的种类，重新整理。声像档案经过数字化处理，可以快速查阅，方便使用。计算机每接收一份档案，都会给出相应的编号，根据管理人员预先输入的信息，归到所属的文档中，与此同时，它还可以设置关键词与检索功能，使用者只需输入档案的文件号及关键词，即可找到自己需要的声像档案。而声像档案用电子档案存档后，管理者可以使用技术进行整合，把两个或多个声像融合，缩短了处理的时间，让其具有时效性，便于传输。

（三）提高人事档案管理人员的工作素养。各档案保管单位需要增加对声像档案管理人员的培训，提高其工作素养，从而优化管理工作。为此，档案保管单位要聘请专业的管理人员，展开专业的培训，并不断吸纳数字化管理人才，增加声像档案管理人员专业知识的储备，与时俱进，及时更新管理观念，提高管理水平，让其满足数字化背景下提出的要求。首先，组织培训是指，档案保管单位想要真正弥补声像档案管理工作的中的不足，需要管理人员提高自身的管理水平，学习专业知识与技巧，创新管理方式，提高管理的效率，提高管理工作的质量。同时，声像档案管理人员也要掌握数字技术，熟练操作计算机、扫描仪等，并树立终身学习的意识，不断学习新知识，形成自己的知识结构体系，巧妙解决数字转化中遇到的难题，提高自身专业管理知识的水平，熟练运用声像档案管理的技巧。其次，强化管理人员工作意识是，通过管理工作的完善，能够让管理人员树立正确的工作意识，积极工作，深度分析声像档案中的各项信息，收集归纳。根据声像档案的不同分类，划分出不同的种类，逐一归类，也可以利用数字化技术，建立声像档案的数据库，把大量的档案放到数据库中，标记不同的注解与编目，这种方式不仅可以使声像档案充分利用，也可以起到良好的保存效果，是目前声像档案保存的最优选择。

三、结语

数字化技术的发展，使声像档案管理中的很多问题越加明显，比如声像档案保存不完整、管理人员专业水平有很大差异等，而它也给声像档案的发展带来机遇，创新了管理的方式，使声像档案由原有的纸质、录像带等形式，变为电子档案，储存在数据库中，供用户使用。声像档案和文字档案相比，信息具有直观性，其数字模式的转化，提高了档案的利用率，也提高了档案的管理水平，形成新的管理趋势。

【参考文献】

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