从高校校史馆建设谈高校实物档案的收集、整理及利用

费鸿虹

【摘要】实物档案的利用率是各类档案利用中最低的，如何开发利用实物档案资源？校史馆是新时期一个非常好的媒介。校史展览能充分利用实物档案，实现档案的教育、研究功能。本文从校史馆实物档案利用的角度发现高校实物档案在收集、整理等方面的不足，从而探讨加强管理的途径，以期更好地实现实物档案的利用。

【关键词】校史馆；实物档案

高校档案馆负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校各类档案及有关资料，开展档案的开放和利用，并且利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。馆藏档案及资料承载着丰富的信息资源，这些资源只有通过形式多样的活动和承载的载体才能发挥其功能。高校校史馆就是高校档案发挥其文化教育功能的重要形式之一。高校校史馆是学校的编年史，展示学校各个阶段的办学情况；是学校精神与文化集中表现的舞台；是展示学校荣誉及各种成果的展览馆。因此，它可以成为高校开展学生德育教育和人文教育的基地，成为宣传学校的窗口。

高校校史馆的重要职能体现必须依靠馆内陈列的信息资源，其表现形式主要有文字、图表、图片、音视频、实物。实物表现最为直观，从陈列的角度看是最有表现力的形式，但从档案馆收集档案的范围看，实物最初是存在争议的，不被认为是档案，因此它的归档范围、归档要求等不如文书档案规范。我们从校史馆建设过程中实物档案的陈列来探讨高校实物档案的收集、整理及利用。

一、高校校史馆实物陈列情况

具备一定馆藏展品的展馆，在展示的运作上和效果上确实更具有优势，有更广阔的伸展空间。校史馆如果依托档案馆的馆藏实物档案进行设计，能更好地展示这些实物。但大部分高校校史馆不能做到这一点，越是历史悠久的高校，越是经历分合较多，体现学校早期办学情况的档案越匮乏，实物档案更是少。校史馆陈列内容主要有：1.教学办公用品，包括作业、文件、老式教具、教材、上下课铜钟等；2.奖励品，包括奖状、奖章、奖杯等；3.师生各类在校证件，包括学生证、工作证、借书证、上课证、毕业证、学位证等；4.纪念品，包括徽章、旗帜、纪念册、通讯录等；5.科研成果实物，包括新型材料、著作等；6.其他展品。

館藏展品的陈列价值不局限于展品本身，它是陈列主题及其所传达的“校风”等精神因素的物化载体。馆藏展品的真正陈列意义在于通过展示而讲述的故事和表达出的精神价值。目前高校校史馆实物陈列情况不佳的主要有以下情况：1.实物种类少，不能全面反映办学情况。实物陈列只有一些毕业证书、学生证、教材、校徽、校刊等比较常见、大家容易想到的一些物品，不能全面反映办学情况，学生在校学习、生活等情况。2.实物数量少，不能系统展现发展变化，缺少层次感。在已有的实物种类上，由于数量少，削弱了表现力、如毕业证书，若能陈列各个时期，或是分立各校的毕业证书，系统陈列，能让大家看到毕业证书上的历史发展。再如毕业证、讲义、教材、教具，若能将各个历史节点上有代表性的物品进行陈列，学校的历史底蕴的厚重氛围就形成了。3.实物整理、保管不善。实物档案在收集后，没有做好整理，随意放置，导致很多实物在展陈时已经磨损、发霉，使其实物陈列的功能大打折扣，也加重了后期保存的难度。

究其原因，主要由于：1.学校历史悠久，早期大多经历较多挫折，在国家历史的大背景下，很多档案流失，实物档案更是难以保存。2.实物作为档案一直饱受争议，所以在实物档案的收集、整理、保管上力度不够，规范没有很好地建立。

二、实物档案的收集

目前高校校史馆普遍存在实物资源不足的问题，大多数实物都是校友捐赠，校友捐赠是随机的，不成体系，在展现学校历史方面，不能体现连续性，完整性，只能展现一些零散的点。这反映了学校保存相关实物档案意识薄弱，实物归档范围不明确，管理力度不够等问题。我们通过对历史实物档案的征集和日常实物档案的收集两方面，将学校纵向时间发展上的实物档案勾连起来，形成连贯性。

（一）校史实物的征集。校史实物档案的空白只能靠长期的征集慢慢填补，一方面能不断丰富校史，在校史编研上提供帮助，另一方面，在校史馆进行展陈，直接以展览的方式提供利用，实现宣传、教育的职能。1.扩大实物征集范围，将一些笼统的方面进一步细化，使征集对象能进一步协助挖掘校史实物档案。学校保存或宣传用的内部资料，如《学则》《概况》《宣传册》、校报、校刊等；学校不同时期的印信、校标、徽标、校旗、校牌、校匾、校训、校歌、校服、信笺、信封等；学校在交流过程中收到的礼品，如贺信、贺礼、纪念品、各级领导以及著名人士视察学校工作，为学校所写的题名、签名和赠送的书画；历任领导的签名章、任命书等；学校历史上各个时期楼宇牌、道路标识牌等，带有以前校名印记的物品等；教职工使用或形成的物品，如教材、教案、讲义、教具、实验器材、仪器设备、工作证、校徽（教师用）、活动纪念章、聘书、获奖、论著、手稿、记分册等；学生使用或形成的物品，如学生证、借书证、毕业证、学位证、上课证、实验用具暂借证、试卷、作业、成绩单、校徽（学生用）、文具、畢业纪念刊、获奖、录取通知书、毕业派遣证、水票、澡票、饭菜票等。2.丰富征集方式，扩大宣传是校史实物征集的重要前提。首先，我们可以充分利用档案馆的网页平台，长期设置征集栏目，将征集范围及已经征集到的实物照片整理到网页上，不断更新，让大家关注到这块工作的延续性。其次，针对每次接收实物捐赠，都可以拍摄照片，撰写报道，发到校园新闻及各个档案宣传口，使更多的人关注我们征集工作的进展。再者，目前学校宣传大都开始借助微信平台，可以促进更多的人参与互动，档案工作也可以加入进去，提供互动的机会，得到更多征集的线索、信息。校史馆的参观接待也是一个很好的宣传途径。以校史馆现有实物为例，向来宾介绍征集过程，让他们产生提供实物线索的意识，同时，将我们仍要征集的内容告诉参观来宾，留下联系方式。丰富征集方式，积极更进是校史实物征集的关键。首先，在接收到有关校史实物的任何信息时，要第一时间联系对方，进一步了解实物情况，捐赠者情况，以此来确定收取方式，若实物易损，则不宜采用邮寄，可以上门取，或直接送，若捐赠者出行不便则只能选择上门取。

（二）日常实物档案的收集。实物档案列入日常归档的范围，明确其归档范围，加强管理，弥补早期实物档案匮乏的问题，将实物档案规范起来。1.归档方式。基于目前部分立卷的归档方式，实物档案的归档可以一并融入其中，由每个立卷单位进行归档。一方面，可以保证反映学校方方面面办学情况的实物更全面，不会遗漏；另一方面，立卷单位归档可以做到归档实物的直接归档，对归档实物的详细情况比较了解，完善背景信息的填写。实物档案实行立卷单位归档方式，可以与其他档案统一管理，更为规范化。2.归档范围。针对各立卷单位情况，归档范围有共同的内容，也有不同的内容，可分别制定面向全体立卷单位的归档内容：各单位的获奖，包括单位及个人在各个领域获奖，形式可以是证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等；各单位失效的印章，由于单位合并、更名等变化导致的失效印章、牌匾等；单位在对外交流过程中，获赠的有纪念意义的礼品，如字画、印刷品、工艺品等。针对不同立卷单位的归档内容，我们以几个部门为例。校办：校徽、校标等学校标识、制作的教职工通讯录等；教务处：学生的毕业证书、学位证书、学生证等模板；学工处、研究生处：招生宣传册、学生录取通知书模板、学生社团的标识物等；人事处：教职工的工作证模板等；宣传部：学校各种宣传册、师德活动宣传册、学校的文化丛书等；杂志社：各类期刊的创刊号、改版期刊等；图书馆：借书证模板等；后勤管理处：学生使用饭卡或一卡通模板。其他各立卷单位应将本单位工作过程中形成的，反映学校在教学、科研、管理等方面的发展，涉及师生在校生活的方方面面的有纪念意义的实物进行归档。

三、实物档案的整理

（一）归档前的准备工作。针对不同形式、材质的实物，从保存质量和提供利用角度出发，在入库保存前需做好数字化扫描、拍摄，特殊物理维护措施，装具等的设计、定制工作。实物档案的特殊物理维护措施主要是针对那些容易褪色、发黄、污染、划痕、破碎、字迹脱落的纸质、铜质、玻璃、瓷器等载体的实物（如书画、铜牌、铜匾、花瓶、玻雕、水晶制品），以延长实物档案的寿命。具体的措施包括：针对大件物品的防护固定，印章、徽章等的封膜、加塑处理，牌匾等室外物品的修复处理，针对所有物品的清洁处理。从不同类型的实物看：1.字画类。首先扫描成电子图片，其次，对没有装裱的要装裱成卷轴，定制不同规格的符合档案标准的筒状盒作为装具。2.获奖类、工艺品类。首先，对纸质证书进行扫描，立体的奖牌、獎杯等物品进行拍摄。其次，有封皮的证书、奖杯、奖牌、工艺品都要进行除尘、除油脂，将外露面进行擦拭，以免生潮长霉。锦旗除灰后卷起来，可利用字画卷轴装具。3.印章类。首先对印章外形及印面进行拍摄，其次，印章一般都使用得比较陈旧，需要进行清洁，之后贴一层透明膜加以保护。在清洗前盖一个印章图例，方便查阅利用，定制不同尺寸的印章盒作为装具。4.证件类。进行正反面扫描。保存的各类证件、证书模板，都可以设计制作册子，每个类别一本，按时间插放。5.徽章类。对徽章外形及徽章文字面进行拍摄。针对徽章类金属制品，尽量配合塑料外包装保存，以免接触过多生锈。可以特别定制不同尺寸的盒子作为装具。6.校牌、单位牌匾类。对这类实物要进行拍摄。这类长期暴露在外使用的物品，积有比较多的灰尘、污垢，要特别清理，有损坏的要加以修复，技术处理的办法是：用脱漆剂把原来的文字脱落，然后清除斑点，磨去划痕，喷填新字，重新抛光，涂盖清漆、恒温烘干。7.书籍。进行全文扫描，制作成电子书。8.学生或教师的设计作品。进行不同角度拍摄。可要求作者对自己的作品做好保存前的处理。所有归档实物都应根据不同的要求进行扫描或拍摄，形成数字化图片。另外还应填写纸质小卡片，每类实物设置不同项目，填写说明，有些要特别注明来源，或者其中的小故事，作者的简介等。

（二）具体编号、入库工作。实物档案以SW为代码，不同类别可以用不同的数字进一步区分。不同学校可根据实际情况进行不同的分类，如获奖类、印章类、证件类、徽章类、牌匾类、字画类、工艺品类、其他类等。分别设为SW12、SW13、SW14、SW15、SW16与SW17、SW18、SW19。针对不同的实物，安排适合的保存空间。如有具体装具的字画、印章、徽章、册子等，可以存入档案橱；获奖类主题性强，材质丰富，日常形成的量比较多的物品，可以单独成立荣誉室，设计不同尺寸的柜子储存奖牌、奖杯、证书、锦旗等。工艺品规格、材质、大小不一，形成量大，可以单独成立捐赠室，设计展台、柜子进行保管。设计作品跟工艺品一样情况，可以单独成室保存。

四、实物档案的利用

实物档案在利用目的和形式上，跟文书类档案有很大的不同，文书类档案主要作为证明使用，实物类档案主要作校史编研和展览用，实现档案的研究、教育功能。

（一）实物档案最主要的利用方式是陈列展览，尤其是校史馆陈列。实物档案是校史馆实现功能的最有力的信息资源，在营造历史厚重感、文化底蕴氛围等方面都起到了重要作用。但实物档案在校史馆陈列的过程中，其保管环境的控制，展柜、展台的设计等，都是我们需要进一步考虑的问题。1.可以复制的实物，进行高仿复制，进行陈列。2.尽量将实物陈列在展柜中，减少与空气的接触，避免人为的接触。3.展览馆内要控制好温湿度，在灯光的使用上，尽量使用柔和一点的展灯。4.每天检查实物展品的情况，一旦发现实物有长霉等情况，及时进行处理，加强温湿控制。

（二）将实物档案数字化后，作为照片形式进行利用。一方面档案馆可以利用网站建设数字化档案的系统，将可公布的实物档案信息进行公布，开放给社会各界查阅、利用。另一方面，校史馆为了丰富展出形式，也可以制作多媒体系统，将各类数字化成果导入，设置触摸屏，供参观者浏览。这样，那些受空间或者环境限制，不能展出的实物档案，就可以通过数字化的图片进行展示，另外，编写的宣传册、纪念册等都可以制作成电子书，点击阅读。实物档案数字化的利用，很大程度上拓宽了利用途径，更好地实现其教育、研究的职能。

【基金项目：江苏省档案局科技项目计划（2015-20）】

【参考文献】

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