加强基层单位档案管理工作的建议

徐爱萍

【摘 要】档案是一个单位发展历程的见证，其可以为单位的生产经营，单位发展目标的制定提供有效的参考数据。档案管理工作在基层单位的经营和发展中有着非常重要的作用，但是许多基层企业对档案管理工作没有一个正确的认识、管理意识较为薄弱、没有健全的管理制度，使用的基础设施和管理模式较为落后等，抑制了企业的发展。基层单位想要改善这种情况，则需要充分了解到档案管理工作的重要性，采取针对性的措施对档案信息进行有效的管理，才能提高管理水平。

【关键词】基层单位 档案管理 问题 建议

档案管理工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。因此，档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作。在新形势下，如何做好基层档案工作，使其为促进经济建设及各项事业的发展提供有效服务，重要的研究意义。

一、加强组织领导，提高档案管理意识

增强管理意识、加强组织领导，是搞好基层单位档案管理工作的有力保障。首先，要把档案管理纳入总体工作部署当中，全盘考虑，统筹考核，争取人、财、物等多项档案管理方面倾斜；其次，档案管理人员应勤请示、多汇报、常反映，及时让领导知道上级档案管理部门的要求，多总结、发掘一些档案管理工作中的可利用价值，让领导认识到档案管理工作的重要性、必要性和实用性，从而转变领导无足轻重思想；再次，做好宣傳工作，提高大家的档案意识，自觉提交文件资料，做到不存留不私毁，确保档案管理工作畅通和资料完整。档案管理人员更要增强档案管理的服务意识，卸下包袱，充分发挥主观能动作用，当好领导参谋，为档案管理和单位的整体工作服好务。

二、加强队伍建设，提高管理人员的素质水平

档案管理人员在档案管理工作中有着不可替代的作用，加强档案管理队伍的建设，才能提高档案管理工作的水平。首先，要加强管理人员对专业知识的学习，基层单位的档案管理工作人员一般都是身兼数职，档案管理工作的专业性不强，这就不能保证档案管理工作的质量和效率，管理人员需要多参加一些培训课程，提升自身的档案管理水平和计算机操作水平；其次，要增强管理人员责任意识和工作素养。档案管理工作在单位的发展中有着具足轻重的作用，其对管理人员的工作有着严格的要求，需要档案管理人员有一个严谨的工作态度，并且热爱自己的工作，对自己的工作感兴趣，这样才会在工作的过程中进行创新，拓展工作思路，营造一个良好的工作氛围；最后，合理分配档案管理工作的任务，由于基层单位还在发展中，许多档案管理工作人员的工作任务比较多，单位需要结合工作内容，对工作任务进行合理的分配，减少档案管理人员的工作压力，这样才能让其更多的时间和精力投入到档案管理工作中。

三、规范档案管理，提高档案工作综合管理水平

（一）建立奖惩、检查、监督等管理机制

一是将档案管理作为一项重要考核指标纳入单位总体工作目标考核中，设立奖惩机制，对工作积极认真的给予表彰奖励，激发档案管理人员工作热情，对管理不到位、私留私毁档案的要严肃处理；二是加强日常档案管理监管。应组织人员定期或随机抽查档案管理工作，严格标准，避免在收集、整理、归档、立卷、保管等环节上缺失、遗漏，有条件的可以经常邀请本地档案专业部门指导、监督，提高档案管理工作质量。

（二）整合力量，实行集中统一管理

将多人存放管理的文书、业务、财务、人事等文字、实物、图片、声像档案，从收集、分类到装订、立卷全部由专人统一负责、集中管理，既节省人力，又便于管理，有利于档案收集、整理、归档、立卷、查找和借阅流程的规范，避免人为因素导致资料丢失状况，确保档案管理安全。

（三）严格档案管理规章制度，规范档案管理操作

基层单位容易忽视建章立制，应建立健全《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《材料归档制度》、《档案保密制度》以及档案管理岗位责任制和考核奖惩等各项规章制度，明确责任，严格执行。严格规范材料的收集、整理、分类、归档、立卷、保存、传阅、借阅等操作，在每个环节和操作上，严格标准，抓好细节，力求档案资料收集及时化、完整化，整理归档规范化、专业化，档案检索科学化、快捷化，档案保管完善化、安全化。

（四）运用科技管理手段，逐步实现档案管理的现代化

随着科学技术的发展，电子文档应运而生，档案管理模式应从传统纸质文件立档归存向电子文件存储发展。应充分发挥计算机和网络的科学性、实用性、快捷性功能，合理运用科技管理软件，建立档案信息存储系统以及检索系统，利用现代化网络信息平台，扩大信息资源的存储范围，及时做好网络归档和脱机载体电子文件归档工作，使档案管理更加及时化、科学化和广泛化。

（五）加强和档案基础设施建设

拓宽融资渠道，积极争取资金，改善档案基础设施：一是争取设立独立的档案保管室，确保档案的安全、有序管理；二是淘汰残破卷柜，添置一批质量好、耐用耐磨的档案柜、档案盒、档案装订设备等必要的档案保管设施、设备；三是配备计算机、影印机、刻录机、扫描仪等现代化归档设施，使档案基础设施与单位业务的发展相匹配。

四、结语

档案管理工作客观、真实、具体地记载和反映了单位各项职能活动的建设、发展过程，为各项工作的有效开展，提供了大量、有参考价值的珍贵信息资料。所以，加强基层单位档案管理工作，要不断更新观念，拓宽管理范畴，创新管理方法，使档案管理工作能更好地服务于现代信息社会，更好地推动单位整体工作的快速、优效发展。