“互联网+”背景下垦区档案的信息化管理路径

邹莹莹

【摘 要】目前是互联网信息时代，各个行业在发展的过程中都引进了先进的科学技术，加强了信息化建设。档案工作中也应用了许多新兴的信息技术和设备，这为档案管理工作提供了新的发展方向。加强对垦区档案的信息化管理，可以实现精神文明的传播、提高档案信息应用效率、完善垦区管理体系等，对垦区档案管理工作的发展有着促进作用。

【关键词】“互联网+” 垦区档案 信息化管理 路径

一、垦区档案信息化管理的必要性

（一）扩大垦区精神文明传播

垦区档案真实记录了垦区过去和现在的历史变迁，可以再现垦区发展历程和人民精神风貌，能够有效地保留和传承垦区文化和精神。以信息技术的应用为基础，建立档案信息管理中心，能够显著拓展信息的传播范围以弥补传统档案的传播限制，更有利于垦区精神文明的传播。

（二）提高有效信息利用度

垦区的档案内容包含了城镇建设、人事、劳资、医疗、教育等信息，这些档案信息可对垦区的发展建设提供指导和借鉴，对垦区的宏观决策提供建设性意见，同时为垦区的城镇化管理提供基础的实践理论。档案信息管理中心的建立能够提高有效信息利用度，更好地服务于垦区建设。

（三）完善管理体系

垦区独特的组织结构致使各管理局及农（牧）场的档案分散存储在各局、场，同时由于管理局、农（牧）场的地理空间阻隔，档案的综合统筹管理难度加大。基于这些客观原因，创新档案信息管理是对传统档案馆和数字档案馆的完善和补充，有助于完善档案管理体系，提高工作有效性，实现档案的现代化管理。

二、“互联网+”背景下垦区档案信息化管理的基本方式

（一）电子档案和纸质档案协调运用

在当前的档案工作中，信息资料的载体有两种，一种的纸质档案，一种是电子档案，要实现对这两种形式的档案进行统一管理，保证档案信息内容的完整性和真实性。对于各种形式的档案资料，都要将其录入到信息管理中心，实现各类档案信息内容的共享，同时，还需要对档案管理中心进行科学的管理，将现代化的信息技术应用到其中，对所有的信息资料进行加工处理，将不同类型的档案资料分开整理，形成不同的类别，然后进行分别保存。这样就可以将档案信息资料应用在合理的地方，有效提高了档案信息的应用效率，也保证了资料的完整性，在实际应用过程中，可以保证信息资料的真实可靠，不会受到时间地点的约束，随时进行档案资料查阅。

（二）推进文档一体化建设

文档一体化是将文字处理和档案管理相整合的一种形式。这种形式在管理过程中完美地实现了统一和分工、联系和区别。随着电子信息技术的广泛使用，文档一体化成为未来档案管理的一大发展趋势。文档一体化将文件形成和记录管理合为一体，加强文档的前端控制，文件档案作好前期准备工作，为档案形成之前收集与文件关联的信息元素，如电子文件背景信息、内容构成等，确保电子档案形成的完整性和准确性，有利于规范备案，相关流程和管理内容在各部门重新组合，这将有助于提高文档管理资源的管理质量，提升系统的整体效应。

三、“互联网+”背景下垦区档案信息化管理路径

（一）档案信息的合理建设

因为档案的形式不同，在进行管理的过程中，使用的方式方法也是存在差异的。进行档案资源建设时，纸质档案需要建立档案资源管理的实体馆，对于纸质档案的管理工作来说，实体馆的建立是非常重要的，在建设期间需要确定建设目标，同时还要建立实体数据库，将纸质档案资料收集整合在一起。进行电子档案的资源建设时，要将信息化、数字化的理念应用到其中，在实际应用时，可以对电子信息资源进行收集和整合。

（二）檔案信息数据库建设

档案信息中心建设的核心是数据库建设。通过建立与文件管理信息数据的集中控制相关的数据库，并减少冗余数据，实现数据信息的共享利用。档案信息数据库建设内容主要包含以下几个方面：针对文件及目录实现智能检索的目录数据库建设；针对受关切程度较高的高需求高流通档案信息的数据库建设；针对展示垦区特色面貌，突出相关专题的特色数据库建设。

（三）档案信息安全保障体系建设

第一，保护对象的安全系统建设。要同时保障档案实体、档案信息和档案文件生存环境三方面的安全；要同时保障档案本体、相关材料和元数据的安全；要同时保障传统载体档案和数字载体档案的安全。第二，安全系统本身的建设。要启动一个全覆盖、无死角的防护体系建设。第三，防护环节的保障体系建设。要对档案文件的全程实现“不间断”防护。通过各种措施严密监控档案文件自形成伊始的存储、处理、传输与利用过程，实现自文件至档案的一体化防护。第四，防护手段的建设。综合利用现代化的科技手段和管理方法，建立一个全面的安全系统。在应用安全技术和安全产品的基础上，进行安全风险评估，建立安全政策，落实安全标准和其他安全措施。

（四）管理服务平台的建设

档案信息管理中心在运营的过程中，要对其进行监督的管理，单位中的档案管理部门可以外包出去，选择专业水平高，操作规范标准的专业机构来对档案信息服务平台进行有效的管理，这样可以在一定程度上节省单位在该部投入的精力、人力和物力，也可以提高服务服务质量和效率。

综上所述，在各个单位档案资料管理工作中，现代化的信息技术和互联网计算机设备已经得到了广泛应用，在这种发展形势下，对档案的信息化管理对档案工作的发展来说有着重要意义，其可以提高单位在市场中的竞争力，同时也可以提高人力资源档案的应用效率。

参考文献：

[1]张晓晨.信息化背景下行政事业单位档案管理路径初探[J].办公室业务，2017（13）：112.