浅谈水利档案管理工作的难点及对策

罗媛

【摘要】档案是记录单位人员及工作或活动内容的重要资料，是整个单位协调、有序、高效运行的有效保证。随着我国水利事业的不断发展，水利档案的管理显得更为重要。本文分析了当前水利部门档案管理的难点，并提出了相应的解决对策。

【关键词】水利；档案管理；难点；对策

1、水利部门档案管理工作的难点

目前水利部门的档案管理问题不同程度地影响着单位的发展，影响着经济和社会服务功能的发挥。

1.1 档案工作的宣传力度不够。就本单位而言，单位部分职工对档案管理的概念模糊，认为档案工作就是保管资料，这就造成在水利档案形成初期，部分职工的档案收集意识薄弱。其实一个完整的水利项目档案应该包含初期的项目来源，项目实施过程，项目验收提交过程等一系列完整的过程中形成的有价值的各类材料，不仅仅是项目最后的成果，档案的利用也不仅仅是你来找资料，我给你提供成果这么简单的过程，如果真的是这样，那就不叫管理，只是简单的保管而已。所以在档案的宣传上，各个水利部门由于业务繁忙，或多或少都存在这样的问题。

1.2 历史遗留档案分类繁多，不利于利用。很多水利部门的档案都有相当长的历史，形成了完整的一系列的有价值的历史数据，但是查找使用起来却并非易事。究其原因，一是因为之前的档案管理是物理性的，手工记录，翻起来麻烦，而且年代久远，加上人员退休，查找起来更麻烦；二是当时水利档案分类太过繁杂，并且分类过程没有年代标示，以本单位测绘资料来讲，仅仅是丹库一类的河道资料，就有A到G七类，每一类下面还有从1开始的各种阿拉伯数字，其中某一小类档案可能就只有一两份，这就导致很多新入职的档案管理人员难以分清类别，加上这些资料使用频率不高，突然需要使用这些资料的时候就很难快速提供，给档案管理人员带来困扰。

1.3 档案人员业务素质相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。很多水利部门虽然配备了专门的档案管理人员，但这些人员大都是从各个部门调过来的，属于门外汉。而且单位内部的档案管理大都是传帮带模式，师傅带徒弟一样的，很多新入职的工作人员根本搞不清为什么要这样分类，为什么要这样操作，只知道前辈是这样说的，我也这样做。这样就造成很多分类方法，实际操作不规范。等到前辈退休或者离岗一段时间，档案提供出现困难。

2、针对水利部门档案管理工作难题的几点建议和对策

2.1 加强档案宣传工作。建立健全档案工作规章制度，是规范档案工作行为的一项基础建设。在建立健全过程中，要根据水利事业单位的工作特点，配合档案管理的需要，讲究合理性和可操作性，每隔一段时间在单位内部组织专职人员和兼职人员进行档案工作的交流和沟通，相互学习借鉴。现如今，各种通讯工具十分方便，有工作群，有内网……充分利用这些载体，在全局范围内加强档案规范化的宣传，从外业的资料收集到项目的最终验收，逐步规范单位的档案管理工作。

2.2 加快推进水利档案信息化。根据水利档案种类繁多，利用不便的特点，应该加快实现水利档案管理现代化，这是水利档案服务于事业单位改革与发展的需要，也是适应社会对水利档案信息需求日渐增强的客观需求。为了使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。之前那些老旧、繁琐的水利档案都应该详细分类，录入管理系统，这样更方便日后调取使用。目前，我局网络版档案管理专用软件的平台建设已基本成熟，为档案信息化工作的開展奠定了基础，日后应上下联动，逐步实现档案资源数字化、档案信息利用和服务网络化、档案管理技术现代化、档案信息工作法制化，除此之外，应建立完善的信息数据备份和容灾机制，保障操作安全、接入安全和应用服务安全，实现传统档案向数字档案管理的转变。

2.3 组织培训，提升档案管理人员水平。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。由于种种原因，基层水利事业单位档案管理人员一般都不是专业档案管理专业出身，档案管理一般都是传帮带模式，缺乏基本的理论支撑。根据这样的特点，上级档案主管部门应该加大对档案管理人员的业务培训和指导力度，采取多种方式加强档案知识培训学习，加强业务学习，提高业务技能。随着社会的发展，很多东西都在不断更替，档案管理人员自身也要不断“充电”，加强学习弥补自己档案管理的不足，提高综合素质。除此之外，还要加强自己的职业道德修养，树立正确的职业道德观念，提高自己的业务水平，让沉睡的档案活起来，为单位的各项建设发挥不可取代的作用。

3、结语

如今，水利档案的管理方式日新月异，在改革的大潮中，水利档案管理应借着改革的浪潮向着现代化之路行进，摆脱档案保管的枷锁，勇于探索管理新模式。首先，水利事业单位要重视档案利用工作，充分利用档案资源，有效加强档案、资料、信息的一体化服务，从单纯的档案保管转向档案管理，使档案利用工作常态化，对室藏档案进行数字化加工，实现档案资源数据共享、网上查询等利用服务工作，促进档案管理逐步从“保管型”向“参与决策型”转变，由“单一型”向“综合型”方向发展，真正发挥出多年水利水文资料的作用，为单位的各项建设发挥作用。其次，加强水利档案的安全管理。安全是水利事业单位档案管理工作的第一要素。水利档案一般年份持续，且年代久远，水利档案的安全不光是档案自身的安全，更包括网络信息的安全。如果网络安全存在隐患，那么这些水利档案就很难发挥效用。所以，水利事业单位在推进信息化建设的同时必须要强化信息安全保护意识，保证水利档案在安全的条件下发挥效用。

参考文献：

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