高职院校国家奖助学金工作材料归档建设实践探索——以广西建设职业技术学院为例

文/黄伟红，广西建设职业技术学院

高职院校国家奖助学金工作材料归档建设实践探索
——以广西建设职业技术学院为例

文/黄伟红，广西建设职业技术学院

以所在院校在开展日常资助工作中对国家奖助学金各类工作材料的归档整理为具体工作实例，积极探索高校国家奖助学金档案归档的方向，为广西各高职院校从事一线资助工作的专职工作人员切实开展国家奖助学金资助工作提供有力的工作参考和帮助。

高职院校；国家奖助学金；材料；归档；探索

1 奖助学金工作在高校资助工作中的重要地位

2015年，广西区普通高等学校获国家奖助学金及自治区人民政府奖学金累计资金7.2亿元，受助学生超22.22万人次。其中，国家奖学金资金631.2万元，资助学生789人次；国家励志奖学金资金10528.5万元，资助学生21057人次；国家助学金资金58915.8万元，资助学生196386人次；广西壮族自治区人民政府奖学金资金2000万元，资助学生4000人次。从2013年起，国家助学金被纳入广西壮族自治区人民政府为民办实事工程，规范国家各类奖助学金评审材料，是体现高校开展国家奖助学金的评审、发放和管理程序，是确保国家奖助学金评审和发放工作“公开、公平、公正”，切实落实国家关于家庭经济困难学生资助政策，实施民生工程的一项重要工作，具有十分重要的意义。基于国家对高校国家奖助学资助资金的重大投入，重视国家奖助学金工作档案的归档建设工作，是高职院校家庭经济困难学生资助档案建设工作的重中之重。

为落实国家“教育精准扶贫”有关要求，广西区“出新政、调标准、优管理”，要求从2016年秋季学期起，对高校农村建档立卡贫困户家庭学生给予优先重点资助。政策调整表现为将国家助学金资助额度拉开差距，分两档：一等助学金4000元/人/年，二等助学金2000元/人/年，在校贫困户学生全部享受一等助学金。国家“教育精准扶贫”政策的要求，对高职院校在国家奖助学金工作材料归档建设工作提出了更高的要求与挑战。

2 奖助学金工作材料归档建设实践探索

就高校而言，家庭经济困难学生资助档案是在高职院校学生资助工作过程中形成的各种原始材料和历史记录的总称，是学校落实国家奖助学金资助、国家助学贷款、入伍服义务兵役学费补偿（代偿）等各项资助政策的重要凭证，同时也是做好高校国家资助工作的基础。近年来，国家对高校奖助学金投入的力度逐渐加大，该项资助工作涉及资金发放金额大，受助学生数量多。作为直接管理的主管部门——广西学生资助管理办公室加大了对我区各普通高校国家奖助学金工作落实情况的检查力度，特别是作为广西壮族自治区人民政府为民办实事工程项目的国家助学金项目，对资金的发放，评审的过程及相关材料的要求“零差错”。同时，对各类奖助学金档案材料的规范性要求越来越细致、严格。本文以作者所在的广西建设职业技术学院为例，就该院学生资助管理中心工作如何具体开展国家奖助学金评审及材料归档整理建设工作做出探索。

2.1 奖助学金工作归档文件材料整理依据

各普通高职院校应严格按照广西高校学生资助管理工作材料检查要求作为标准，认真开展本校的国家奖助学金评审、发放及相关档案材料归档工作：

①是否制定了学校一级的管理实施细则，明确规定申请条件；

②是否按照管理实施细则组织开展评审，程序是否规范；

③学生的申请材料是否齐全、无明显差错；

④是否有公示名单和结果公布，学校公示时间是否符合满5个工作日的要求；

⑤收到上级拨款后是否在规定的时限内将资金按要求发放到学生本人银行卡上；

⑥是否建立发放记录（银行转帐单、发放清册或者签领表）；

⑦抽取学生询问奖助学金发放情况。

2.2 奖助学金工作文件归档范围与具体内容

2.2.1 奖助学金工作文件归档范围

奖助学金工作档案材料作为资助档案的重要构成，其文件归档范围主要包括：国家奖学金、国家励志奖学金、国 家助学金及广西壮族自治区人民政府奖学金资助工作中涉及的资金发放、受奖助学生在申请及评选过程产生的一系列材料，具体到学生个人申请、学校评审、名单公示、及资金发放明细等。以我院归档工作为例，国家奖助学金工作文件归档以便于资助一线工作人员开展日常工作业务开展的为前提，归档的具体方法采用“年度——项目——子项目）分类法进行分类、整理。按照《高等学校档案实体分类法》的指导思想，根据高等学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，国家奖助学金档案材料的档案类目划分为教学类，归档在二级类目JX11（教学综合文件）分类下。具体体现如下图示：

2.2.2 奖助学金工作文件归档材料具体内容

（1）政策依据文件

高职院校学生资助工作政策性强，为便于开展工作，要求高职院校从事一线资助工作的工作人员学习、熟悉并正确解读上级下发国家奖助学金相关的政策文件，将政策要求了然于心。要求将相关政策通知文件装订成册，放办公桌上随手翻阅学习。当前关于上级关于开展国家奖助学金最新的政策要求等工作依据文件如下：

1）转发财政部教育部关于普通本科高校高等职业学校国家奖学金管理暂行办法的通知（桂财教【2007】101号）

2）教育部办公厅关于进一步规范普通高校国家奖学金评审与材料填报工作的通知（教财厅函【2010】16号）

3）关于印发普通本科高校高等职业学校国家助学金管理实施细则（修订）的通知(桂财教〔2014〕130号)

4）关于印发普通本科高校高等职业学校国家励志奖学金管理实施细则的通知(桂财教【2007】97号)

5）关于印发自治区人民政府奖学金管理暂行办法的通知(桂财教【2007】103号)

6）关于印发自治区人民政府奖学金管理暂行办法的通知(桂财教【2007】103号)

此类国家奖助学金政策文件除了对本年度工作开展有最新的指导性文件需要做为附件特别装订进行归档做为依据外，其余不需要做为当年的归档文件，只需做为工作参考，需要用时方便找到参阅即可。以广西建设职业技术学院为例，我们印制了《广西建设职业技术学院学生资助工作政策汇编及工作手册（学校使用版）》，为日常开展资助业务提供工作参考。

（2）具体工作开展依据文件

主要指自治区教育厅关于开展本年度国家奖助学金评审要求及经费下达等的工作文件，以2015年为例，如：

1）关于做好2014—2015学年度普通高等学校国家奖学金 国家励志奖学金2015—2016学年度国家助学金和自治区人民政府奖学金评审和材料报送等有关工作的通知(桂教资助〔2015〕14号)

2） 关于公布广西壮族自治区2014—2015学年度普通高校国家奖学金获奖学生名单的通知

3）关于公布2014—2015学年度普通高校国家励志奖学金和2015—2016学年度自治区人民政府奖学金获奖人员名单的通知(桂教资助〔2015〕22号)

4）关于下达2015年秋季学期高校国家奖学金国家励志奖学金国家助学金学生经费的通知(桂财教〔2015〕133号 )

5）关于追加2015年高校国家奖助经费的函（桂财教函【2015】27）

这部份材料涉及上级对各项奖助学金的资金拨付及相关材料报送要求，与学院开展工作过程存在重要的关联性，根据教育厅资助办对国家奖助学金材料检查的要求，需要与本年度国家奖助学金相关评审工作文件一起进行整理归档，装订成册整理归档，一目了然，以备核查。

（3）高校评审、发放工作过程中产生的归档文件

即是学校开展年度奖助学金工作具体归档文件内容。

1）关于成立***********学校（学院）2015年国家奖、助学金评选工作领导小组的通知（学校红头文件）

2）关于成立***********学院（系）2015年国家奖、助学金评选工作领导小组的通知

3）关于做好我校（院）********学年度国家奖学金、国家励志奖学金和2015-2016学年度国家助学金和自治区人民政府奖学金评审和材料报送的通知（学校或学院文件，以红头文件形式下发）

4）学校（学院）********年国家奖助学金各学院（系）的名额分配情况表

5）学校（学院）********学年度（国家奖学金）推荐学生名单公示，包含校（院）一级和二级学院（系）一级，含校园网公示页面截图，以及在校园内公示情景的相片。

6）学校（学院）********年度（国家助学金、励志奖学金、自治区人民政府奖学金）获奖学生名单公示及公布——包含校（院）一级和二级学院（系）一级，含校园网公示页面截图，以及在校园内公示情景的相片。

7）学校（学院）****年国家奖助学金发放记录材料（重点是银行发放明细表，由学校财务处联系发放经办银行提供，加盖银行公章）。

这部分材料作为学校（学院）国家奖助学金评审工作的主要过程体现，是档案整理归档的核心部分。体现了学校开展奖助学金的重点，如何成立评审机构、如何开展评审、公示（公布）情况以及资助资金的发放情况。看起来内容很多，但归纳起来，就是重要的几份文件，必须认真对待，规范文件的起草与执行，可按照顺序进行整理后装订成册，做为年度国家奖助学金的重点材料。

（4）国家奖助学金评审学生个人申请材料

这部分文件主要是学生个人的申请材料整理归档，具体内容包括：

1）（ - 学年）国家奖学金申请审批表

2）******学校（学院）国家励志奖学金申请表

3）******学校（学院）国家助学金申请表

4）******学校（学院）自治区人民政府奖学金申请审批表

5）学生贫困认定材料，包括《高等学校学生及家庭情况调查表》、《高等学校家庭经济困难学生认定申请表》、《******学校（学院）贫困学生申请表》（网报版）以及学生提供的贫困支撑材料。贫困认定材料除了获得国家奖学金的非贫困生不需提供外，其余奖助学金受资助学生都需要提供。

各高校资助工作人员在整理归档本年度的资助工作档案时，建议将受助学生的贫困认定材料和国家奖助学金评审材料放在一起，顺序为学生国家奖助学金申请材料在前，贫困认定材料在后，认定为贫困生而未获资助的学生材料单独存放归档，方便日常工作查阅及相关检查或审计组直观地进行材料的检查。

3 国家奖助学金工作档案相关要求

3.1 配合做好国家奖助学金的年度组卷工作。高校国家奖助学金档案归档材料组卷就是将高校学生资助国家奖助学金各种文件材料, 在始终围绕着对学校有价值的文件及档案的利用工作，按其形成和发生规律,把一系列有联系的材料文件以档案卷的形式组合在一起,便于保管、保密和利用。学校资助工作人员应当按照学校综合档案室的要求，按照《高等学院档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，选择有价值的文件进行归档，根据每份文件内容，分问题、分期限进行整理，在规定时间内上交学校综合档案室进行归档案，以便于日后的查找及利用。

3.2 细致、规范地做好国家奖助学金工作档案文件的整理工作。对于各类国家奖助学金工作中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，必须以件为单位，在整理前应遵循文件的形成规律，区分不同价值，保持文件之间的有机联系进行整理后归档。按照档案整理要求，归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后等。正式归档的文件材料，须打印装订成册，注重文件的完整性和规范性。文件需加盖公章的，务必归档原件。移交学校综合档案室时，形成《档案移交目录》，进行正式的档案移交手续。

3.3 资助工作人员应增强资助档案归档意识和责任心。档案整理归档工作是一项繁琐细致的工作，加上国家奖助学金资助工作受助学生数量多，涉及资金发放金额大，作为该项资助政策执行情况的的重要依据，做好国家奖助学金档案材料归档工作，是做好高校国家资助工作的基础。资助一线工作人员在做好日常繁琐事务工作外，对于归档整理工作，需要花费更多的时间，默默地付出，需要怀着一颗责任心，以高度的责任感，为后期资助工作的开展提供利用和参考，确保学校资助工作的良性发展。

[1]广西学生资助管理办公室.广西家庭经济困难学生资助政策汇编.2016.

[2]广西学生资助网.

[3] 臧运蕾，王磊.高校贫困生档案的建立与管理[J] .《兰台世界：下半月》- 2009.

2015年广西教育科学“十二五”规划2015年度广西学生资助研究专项项目——《高职院校家庭经济困难学生资助档案管理研究》。

黄伟红（1981-），女，广西建设职业技术学院学生资助干事，档案系列馆员，研究方向：档案管理。