浅析档案管理存在的问题及解决措施

崔小燕

摘要：档案管理是单位人事管理工作的重要内容，是保障单位其它各项工作顺利完成的基础与保障，政策性、机密性、专业性较强。做好档案管理工作，才能为用好档案、资源开发、历史借鉴等提供更好的依据。就目前的发展现状来看，档案管理仍存在许多不容忽视的问题，由于档案管理体系不健全、制度不完善、人员不重视、管理水平滞后等诸多原因导致了档案管理工作混乱，有些还因为单位不重视，管理人员责任心差甚至造成档案丢失，重要文件资料未进行归档等情况，许多档案无法真正实现档案资源的共享，失去了其应有的使用价值，及时研究解决档案管理中存在的问题，才能在关键时刻发挥档案应有的作用。

关键词：档案管理；问题；解决措施

一、档案管理工作中存在的问题

近年来，档案管理工作的作用日益凸显，科学、规范做好档案管理工作既是办公室工作的需要，同时也迫在眉睫。虽然档案管理工作较以前有了长足的进步和发展，但是从目前的管理情况来看，依然存在许多不容忽视的问题，主要表现在以下几个方面：

（一）思想重视不够。档案信息资料是各单位重要的历史资源，但是长期以来，各单位从领导到具体的档案管理人员，没有充分认识到档案信息的重要性价值，因此对对档案管理工作的重视程度不够，认为档案管理工作就是做好重要文件的保管、保存等事务性工作，只要不丢失、不泄密，能应付查阅、检查就行了，既没有把档案管理工作纳入单位工作重要的议事日程，也没有对档案管理的工作计划，更没有为档案管理工作提供良好的政策环境与资金支持，在严重影响了档案管理工作的同时，也不利于单位自身的发展建设。

（二）人员配备不足。首先体现在没有专职的档案管理工作人员，大多数档案管理人员为兼职人员，自身工作任务本就繁多，以至于没有足够的精力投入档案管理，加之档案管理工作枯燥、乏味，工作人员缺乏工作热情和工作积极性。其次是体现在档案管理工作人员业务素质不高，没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、归档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不了解，缺乏专业的理论知识和专业技能，因此不能对单位产生的系列文件、图片等资料予以正确的归档，大部分单位的档案整理基本上是靠聘请档案局人员予以收集、归档。再次是大多数档案管理人员服务态度较差、责任意识不强，其它无关人员可以随意进出档案室或者随意查阅档案，久而久之导致档案管理混乱无序，甚至出现档案资料丢失的现象，在关键时刻没有起到档案的真正作用。

（三）管理水平不高。主要体现在四个方面：一是没有制定档案管理制度，有些单位虽有制定，但在档案管理工作中未严格按制度执行，档案查阅未严格履行借阅制度和审批手续，有些材料没有按要求进行归档；二是没有配备专门的档案库房，大多数因办公条件限制，只在办公室设立几个简易文件柜，既影响正常办公又不利于档案管理。有的直接與杂物堆放在一个房间，档案保管条件十分简陋。有些单位虽有配备档案室，但档案室狭窄、潮湿，未进行防虫防霉处理，不利于纸质档案的保存及保管；三是档案管理缺乏相应的设施设备，大多数单位采用的依然是人工录入、核实的方式进行档案整理，不仅影响信息的更新，更有可能造成工作的疏漏和失误。

二、档案管理工作的解决措施

（一）提升档案管理工作重视程度。一是各单位必须加强对档案管理工作的领导，大力学习宣传《档案法》、《档案法实施办法》，充分利用各级各类新闻媒体，多种形式、主题鲜明地开展档案管理宣传工作，让单位人员更为全面、正确地认识和了解档案工作，形成从上到下重视档案管理工作的浓厚氛围。二是把档案管理工作纳入单位工作的重要议事日程，制定档案管理工作计划和发展规划，把档案管理工作纳入年度目标考核，定期听取工作汇报，实施督促检查，真正做到档案管理工作与业务工作两不误、同推进。

（二）完善档案管理工作程序。一是全面普查档案资料，彻底清理没有价值或者重复的资料，这是实现档案管理规范化和精简化的必要途径。二是重新进行档案归类，按照人事、会计、基建、业务工作、党建、党风廉政、声像等类别进行专项归类，实现查阅的高效率。三是对档案进行信息化管理，及时添置信息化设施设备，在保证档案信息保密的前提下，对档案资料进行数字化，将纸质档案全部进行网上信息录入，既便于随时查阅需要，也能避免因水火虫等灾害或人为盗取等造成的档案毁损或遗失而造成无法弥补的损失。

（三）强化档案管理工作保障力度。一是组织保障。成立档案管理工作领导小组，以主要领导为组长，分管领导为副组长，各科室负责人为成员组成，具体负责档案管理工作的日常事务，包括制定档案管理工作制度、发展规划，指导、监督和检查档案管理工作情况，进一步加强对档案管理工作的领导。二是制度保障。建立健全档案管理工作制度、归档制度、保密制度、保管制度、借阅制度、销毁制度等相关制度，严格落实制度要求，认真做好档案的收集、整理、归档及保管工作，严格履行借阅手续，确保在发挥档案应有作用的同时也保障各类档案的完整性。三是经费保障。加大财政资金投入力度，常态化、制度化保障档案管理所需的软硬件设施设备。没有档案库房或库房不达标的立即进行档案库房建设，每年划拨档案管理专项保护经费和宣传培训经费，用于纸质档案的定期维护、保养和业务人员的宣传培训。

（四）加强档案管理工作队伍建设。一是注重档案管理人员选配。档案管理工作繁杂，政策性、专业性、机密性强，人员要求也相对较高。在人员的配备上，要重在选择政治上可靠、作风正派、责任心强的在编在职人员，这是人员选择的首要条件，其次要选择有一定档案管理工作经验或者档案专业毕业生，能尽快熟悉档案管理工作，尽可能减少日常工作中因工作不熟悉而产生的工作失误或管理漏洞。二是定期做好档案管理人员业务培训。定期举办或经常组织单位档案管理人员参加业务培训，通过学习进一步掌握新形势下档案管理工作的新要求、新举措，进一步提升综合素质和业务能力，以不断适应档案管理现代化需要，才能不断规范和提高单位档案管理工作水平。三是强化档案管理人员服务意识和责任意识。实行档案管理人员服务承诺制，公开服务承诺并在服务结束后接受服务人员的评分，每月或每季度对服务评分进行公示，并将服务情况与考核奖惩进行挂钩，通过奖优罚劣达到提升服务水平的目的。另外，从分管领导到办公室负责人乃至具体的档案管理工作人员，严格落实档案管理工作责任制，签订档案管理目标责任书，层层落实目标责任。

随着社会的不断发展和进步，档案管理的价值日益凸显，随之而来的档案管理工作要求也越来越高，正确认识和解决档案管理工作中的存在的困难和问题变得尤为重要。各级各部门都应该加强对档案管理重要性认识，在加强组织、制度、经费保障和人才队伍建设，不断更新管理模式和手段，以充分适应新时代的发展需求，在关键时刻为单位领导制定各种决策提供有力的依据，为创新性地开展各项工作提供有价值的借鉴，真正做到藏有所管，藏有所用。

参考文献：

[1]韩秀晶，档案管理中存在的问题及对策；《新农村》，2013第01期；

[2]王玉香，浅谈当前档案管理工作中存在的问题及解决措施，《东方企业文化》，2015（1）

[3]努丽扎·哈不都哈帕尔，浅谈当前档案管理工作存在的问题及对策，《大科技》，2015年5月endprint