利用Microsoft Query快速汇总工作薄

王志军

同事前来求助，如图1所示，这些工作簿的结构、样式都相同，现在需要将相关数据汇总到一个表格，如果采取手工复制、粘贴的方法进行操作，虽然可以实现，但一来相当麻烦，另外也不利于数据的更新和维护，有没有更好的解决方法呢？

我们可以利用Microsoft Query快速合并工作簿，具体步骤如下：

第1步：选择数据源

打开汇总工作簿（建议新建一个），切换到“数据”选项卡，从“获取外部数据”功能组依次选择“自其他来源一来自Microsoft Query”，此时会打开“选择数据源”对话框，如图2所示，选择“Excel Files*”，取消“使用查询向导创建/编辑查询”复选框，确认之后关闭对话框。

第2步：添加工作表

随后会打开“选择工作簿”对话框，依次跳转到相应路径，双击任意一个工作簿，在“添加表”对话框，如图3所示，双击数据源所在的工作表名，如果没有看到任何工作表，请点击“选项”按钮打开“表选项”对话框，勾选“系统表”复选框，选择之后点击“添加”按钮关閉对话框。

第3步：添加字段

此时会打开全新的Microsoft Query查询窗口，双击数据表里的“*”号，将所有字段添加进去，效果如图4所示。

第4步：修改SQL语句

点击工具栏的SQL按钮，打开“SQL”对话框，删除“SELECT”和“FROM”之间的字符，写入“*”，在最后添加一个空格，手工输入“UNION ALL”。复制全部语句到剪贴板，接下来按照实际情况进行粘贴，有几个需要合并的工作簿，就粘贴几次，粘贴之后请将语句中的工作表名称依次修改为实际的工作簿名称，删除最后一个“UNION ALL”，效果如图5所示，确认之后关闭对话框。

点击工具栏的“将数据返回到Excel”按钮，在“导入数据”对话框，选择数据的存储位置，一般选择“表”；点击对话框底部的“属性”按钮，此时会打开“连接属性”对话框，勾选“打开文件时刷新数据”复选框，接下来依次点击“确定”按钮，很快就可以看到相应的汇总效果（图6）。

以后，每当数据源工作簿添加或删除数据之后，我们只需要右击表，从快捷菜单选择“刷新”，即可获取最新的汇总效果。endprint