浅谈英语商务信函中的委婉表达

孙馨

摘要：委婉表达广泛应用于商务信函中，以提高商务信函质量、建立双方融洽关系、达成彼此愿望。本文将阐述委婉表达在商务信函中的功能，并从词汇、语句、时态、语态方面探究其在商务信函中的具体使用策略，为未来有关商务信函写作及委婉表达的相关研究提供参考。

关键词：委婉表达；商务信函；使用策略

我国自改革开放以来国际贸易迅猛发展，不断建立、加强与外商的经济往来。作为沟通的主要方式之一，商务信函在商务交际中起着重要的作用。21世纪科技的发展引领着工作方式的转变，商务信函使用范围逐渐扩大、使用方式更为丰富，如何高标准、高质量、高效率地写好商务信函受到越来越多商务人士、相关领域研究者的重视。

在商务信函中，准确、规范、礼貌的语言特点往往可以达到事半功倍的效果。因此，要求信函书写者要正确、适当地使用传递礼貌语气的委婉表达来陈述事实、提出要求、表明目的。本文将以商务信函中委婉表达方式作为研究对象，分析探究其在商务信函中的具体使用策略。

一、委婉表达在商务信函中的功能

委婉语（euphemism）来源于希腊语，最初意为“说好听、带来好运的话”，现代汉语将其定义为语气婉转、含蓄的用语。委婉语本身是一种修辞手段，指用客气、含蓄的说法代替粗野、刺耳的说法，以避免一些冒犯、无礼的语言表达。基于委婉语使用的初衷和基本原则，人们生活中也多采用委婉的表达方式沟通交流，并已广泛应用于社会的各个方面。委婉表达的使用目的是为了避免损害对方利益或引起不满，具有较强的礼貌性，这也与商务信函的写作要求相吻合。因而，商务信函中多使用委婉表达来规避易于引起不满的言辞话语，以便于建立良好形象、营造友好氛围、达成既定愿望。

二、委婉表达在商务信函中的使用策略

（一）词汇使用策略

1.使用情态动词

情态动词用以表示说话方的态度或心情。could， should， might， would等情态动词有其特殊的功能，即能表达出委婉、礼貌的语气。

例：I should like to call on you to discuss the new product.

2.使用程度副词

当陈述一方观点或态度时，无论肯定或否定，大多使用perfectly，highly，enough，almost，slightly，fairly，truly等程度副词突出或弱化情感。当程度副词使用在肯定语气中，可以帮助一方明确观点，给予对方信心与支持。

例：Your early reply will be highly appreciated.

在否定句中，适当地使用程度副词可以减弱否定语气，同时向对方传递出理解、友好的信号。

例：We are truly sorry that， under the regulation of our company， the sample you provided is not qualified enough.

3.使用表达情感的词语

在进行商务信函写作时需想对方之所想，充分考虑对方感受。在处理积极正面的内容时，多使用appreciate，recommend，grateful，pleased等词语强化肯定语气。

例：We are pleased to hear that you are interested in our new products.

相反，在否定句中，要使用regret，afraid，sorry等情感词汇减弱否定语气。

例：Im afraid that you didnt send the file needed.

（二）语句使用策略

1.使用条件句

在信函中，常使用if引导的条件句表示特定情况下的假设，来传递礼貌、客气的语气，让对方感知到写信一方周全的考虑。例如，当向对方征询意见或提出要求时，信函中常见“if your time permits...”，“if you agree with our proposal...”等类似说法，既能引出关键内容，同时也能让对方感到舒适。

例：If the time is not convenient， could you please suggest another？

2.使用疑问句

当向对方提出建议、表明态度时，可使用疑问句弱化命令性语气，显示对收件方的尊重，使意见想法的提出更委婉、便于对方接受。此外，疑问句本身含有征询性语气，易使对方有较强的参与感，有助于引起对某一问题的重视或加快决策的落实。

例：Could you please reply to us as soon as possible？

3.使用虚拟语气

说话人的语气能够表明一方的立场和态度，直接影响对方感受。虚拟语气用以表示主观愿望或假设，并能表达某种强烈情感。在一方需告知可能引起对方不满的事情时，如无法履行某一承諾，常使用虚拟语气告知对方事实。

例：We wish we could agree on the contract， but some items are unacceptable.

（三）时态、语态使用策略

1.使用过去时

商务信函中，常使用can，shall，may等情态动词的过去时表示委婉的语气。另外，当要指出对方不足之处时，常使用过去时来陈述客观事实，将关注点推至现在或未来，以便双方进一步沟通协商。

例：We found that the product you sent to us is not the one we ordered.

2.使用被动语态

在合同部分或向对方告知一定强制性、义务性要求时，常使用被动语态以避免提及要求的制定者或发起人，从而起到客观、公正的效果。

例：Please ensure that the goods are well packed and the instructions are strictly observed.

三、结论

随着时代的发展，商务信函的形式、内容日益丰富多样，但礼貌原则是商务信函写作不变的基本要求。本文通过对商务信函中的委婉表达进行分析，分类探究其具体使用策略。综上可见，委婉表达有多种表现形式，从遣词到造句都可以向对方传递出友好、礼貌的信号，恰当有效地使用委婉表达可以提升商务沟通效率，为进一步合作搭建交流桥梁。

参考文献：

[1]孙敏.英语委婉语研究的语用功能维度[J].外语学刊，2007（2）：125-127.

[2]徐莉娜.跨文化交际中的委婉语解读策略[J].外语与外语教学，2002（9）：6-9.

[3]于亚伦.当代英语委婉语初探[J].外语学刊，1984（2）：45-49.

[4]周瑞琪.语用原则在商务英语信函写作中的运用[J].广东外语外贸大学学报，2007，18（1）：92-94.endprint