试论电子档案的管理

朴芳琳

摘要：电子档案也称作数字档案，对电子文件进行有效的归档处理，即形成了电子档案。这里所提到的电子文件，是在数字设备及环境中生成的，并以数码形式存储于磁盘和光盘等载体中，以通信网络主要传递形式的文件。在网络环境下，电子档案面临着信息泄露或丢失、数据完整性遭到破坏或病毒传播等威胁，因此加强电子档案的管理是当前档案管理人员所面临的一项重要课题。

关键词：信息时代；电子档案；管理

一、电子档案形成的优点

（1）电子档案的时效性较强，周期较短，以数字化方式对档案进行整理和统计等，减轻了档案管理人员的劳动强度，简化档案管理环节，缩短了档案管理的周期。（2）电子档案具有个性化和交互性。电子档案的管理模式具有现代化特征，促使用户之间密切交流和沟通，在一定条件下发生角色的转化。（3）电子档案形式具有实时性和网络化特征，通过网络技术和数字技术的有效利用，有效的提高了电子档案传输和通讯的便捷性。（4）加工的标准化。电子档案的加工与整合都具有统一标准，尤其是在编码技术、视频格式以及浏览平台等方面，通過对互联网技术的有效运用，促进档案资源的有效共享，并实现跨库检索的实现。（5）电子档案具有智能化特征，其检索系统能够依据检索条件自动进行分析和检索，促进多语言混合检索以及检索结果的自动排序等功能的实现，为用户提供准确可靠的档案信息，促进档案实际利用价值的有效发挥。

二、电子档案存在的缺点

传统的纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式就不再发生变化，只要抓好保管，就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对独立的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。

（1）原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。（2）真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。（3）完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失i电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。（4）安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。另外，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时的、技术记录在载体上的信息内容，这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。

三、做好电子档案管理的措施

（一）要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

（二）要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

首先，由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。

其次，由于电子档案存储介质的特殊性，一旦损坏或丢失，会造成很大甚至无法弥补的损失。因此要注意存储介质的保存环境，不要造成物理损坏。还要特别加强病毒防范，加强计算机的病毒检测，确保保存电子档案的介质中不带病毒，保证全部文件的安全，不要出现文件丢失。

对电子档案的安全保护，关键一点是对档案做好备份。必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确无误。

（三）应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。还要加强电子档案使用中的安全措施，对电子档案的信息内容应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。

（四）应优化专业结构，建立一批新时代的档案管理人员队伍

在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。

四、结束语

电子文件是社会进步的产物，加强电子文件管理是21世纪档案工作遇到的新课题。不断地研究、探索这方面的工作，才能保证电子档案的真实性、完整性和安全性，使档案资源得到安全、可靠的保护，并加强档案信息交流，准确、快速地向社会提供档案信息资料，促进经济建设发展。endprint