论城市建设城市档案管理中的信息化建设

王玉召　马金贵

摘要：随着城市经济的不断发展，城市各建筑的不断崛起，对其相关文件进行的归档即城市建设城市档案管理的要求也越来越高。在如今的信息化程度越来越高的现代社会，提高城市建设城市档案管理的效率和其利用率，结合信息化建设进行城市建设档案的管理势在必行。通过城市建设城市档案管理的信息化能够提高城市建设城市档案管理质量，文章从城市建设档案管理信息化的现状出发指出发现的问题，提出一些关于城市建设城市档案管理信息化建设的建议。

关键词：城市建设；城市档案管理；信息化建设

导言

随着科学技术的不断发展，信息化技术在各种各样的应用中被广泛的应用，在我们事业单位推广信息化技术时，信息化建设已经被全面的应用在城市档案管理的工作之中，并发挥了重要的作用，有了档案信息化我们在企业中会节省很大的精力，所以实现档案信息化建设是必要的。近年来，城市档案管理的建设已逐步由传统模式向现代模式进行转化，也从我们的文字记载逐步成为信息数字的记载。通常我们单位都需要进行城市档案管理，而将档案管理信息化又可以更高效的提高我们的工作效率，而且不同于传统管理方式，可以使我们的档案资料保存的更加完整，并将信息进行合理的运用，虽然如此，在档案管理信息化转型的过程中，仍旧存在这一部分问题，而只有我们去面对、清除了这些问题，我们档案信息化建设才会有更高层次的提升，才能有一个质的飞跃。

一、城市档案管理信息化建设的重要性

（一）满足社会发展需求

在社会生产和生活中，所有事宜都要求讲依据、讲证据，而能够提供依据和证据的正是档案，因此，社会对城市档案管理引起了高度重视，不断创新和研究城市档案管理的方法。随着市场经济和科学技术的发展，各行各业实现了信息化管理和自动化办公，因此，对城市档案管理提出了更高的要求，城市档案管理信息化建设迫在眉睫。在信息化建设的过程中，会生成很多电子文件。比如说制造业应用 CAPP 、 ERP 、 OA 等系统，设计院应用专业设计系统、 PDM 系统会生成大量的电子文件，与传统纸质文件不同的是，电子文件具有多样化的类型，在管理、使用和归档过程中需要一套科学的管理系统，这样才能真正实现城市档案管理信息化，提高城市档案管理的质量和效率，加强档案资源利用率。

（二）满足档案部门管理发展需求

各行各业在利用信息技术的发展过程中，生成了大量的电子文件，如果继续采用传统的城市档案管理方式将无法满足当前发展需求，因此，必须要改变传统的城市档案管理观念，创新档案管理方法，培养城市档案管理人员的计算机操作能力。在信息化的城市档案管理过程中，城市档案管理人员只需要通过一台电脑就能完成城市档案管理的所有工作内容，例如档案检索、分类、归档、汇总等，能够快速为领导决策提供有效、准确的信息，为企业发展提供更加快捷、优质的服务。因此，城市档案管理信息化建设迫在眉睫。

二、城市建设城市档案管理信息化建设发现的问题

（一）城市档案管理的标准化水平较低

在我国的城市档案管理工作中还存在着大量的不足，使我们的一些工作部门在我们城市档案管理的规范性，准确性等工作的建设还需要进一步的进行提高。此外，各地区和各单位的发展各不相同，为城市档案管理和档案信息化建设起到了一定的阻碍作用，对部分甚至严重落后的地区缺乏足够的重视，这些问题严重的导致了信息资源的统一建设，同时也阻碍了我们管理工作的进一步发展。

（二）缺乏组织领导意识

信息化建设中，必须积极主动推进城市建设城市档案管理信息化的建设工作，对工作中的责任要落实到位，明确各员工的工作职责所在。要提倡开拓进取，不断提高信息化的学习，领导者要加大对信息化建设的关注度，加大力度提高档案信息化建设的发展，提高工作的积极性和效率。

（三）缺少统一标准和相关规范的约束

城市建设档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。然而现状为：计算机的软件开发不具有整体规划性，其相关软件在通用性、实用性等方面存在较为严重的不足；缺乏技术上的支持和相关网络技术作为后盾，这些因素都严重影响着档案信息化建设的进程。

三、加强城市档案管理及档案信息化建设的措施办法

（一）推动城市档案管理工作规范化及标准化进程

目前，我国各地的城市档案管理工作还存在着规范化程度不高、信息管理体系建设存在诸多漏洞的问题。档案管理的具体工作和在信息化建设的过程中，制定统一的工作标准，这不仅有利于企业提高效率和资源利用率，也能保证城市档案管理工作的质量。事实上，技术人员在进行文本转换为数字信息的工作过程中，不仅仅要做那些表面上的工作，更要對信息进行归档，存储，我们要把工作的每一部都详细化，只有这样，将档 案管理和信息化建设工作进行具体的实施，才能防止在未来的工作中出现一系列的问题。

（二）加强对城市档案管理信息化建设人才队伍的培养

城市档案管理信息化建设过程中需要大量的工作人才，在这项工作中需要他们给出谋划策，需要他们专业的技术理念，和专业素养。但就我们现在的水平来说，从事文献管理的高级技术人员的数量又是少之又少，技术人员的专业水平更需要进一步的加强。所以，各企事业单位要积极的引进城市档案管理信息化建设的人才，逐渐扩大城市档案管理信息化建设的工作队伍，更要加强对工作人员的管理，使其在有序的工作中发展城市档案管理信息化建设。

（三）提高对档案管理信息化建设的认识水平

我们的部分企业和机构同时还要积极的进行开展培训教育工作，使员工对该项技术更加了解，并使他们充分的认识档案管理信息化建设的重要性。让他们明白信息化建设给我们社会的发展，工作效率的提高带来的优势。此外，有关单位和部门的管理阶层和领导要不断提高自己的责任意识，采取有效的措施和手段，不断建立和完善档案管理责任制，制定合理有序的档案信息化建设，并将档案信息化建设大为推广，使各企业实现档案信息化的建设。

结语

眼下，城市档案管理信息化建设是城市档案管理发展主线，是时代发展和现代城市档案管理的客观要求。 我们应紧跟时代的步伐，积极探索、勇于实践，努力推动城市档案管理实现信息化高效和快速建设。 在实践中，我们要总结经验，借鉴国外或发达地区的先进做法， 使其更好地保障城市档案管理信息化发展建设，为经济社会发展助添新的发展动力，为档案管理的大发展谋求新的发展路径。

参考文献

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