新形式下如何实现房地产档案管理现代化

江世林

摘 要：随着社会经济发展背景的不断变化，档案管理的重要性将更加显现，对档案管理工作也提出了更高的要求，房地产档案管理也要与时俱进，适应快速变化形势需要，更好地发挥房地产档案信息资源作用，为城市各项社会事业的发展提供有效服务。

关键词：城市建设；档案管理；创新

1 房地产档案管理面临的新形势

1.1 世界经济一体化下与国际惯例接轨的要求

世界经济一体化的形势在不断的变化，对房地产档案管理工作来说，至少提出了两点新要求：（1）要求我们的档案管理工作要更加规范，要尽可能缩短与世界发达国家档案管理水平之间的距离，满足与国际惯例接轨的要求；（2）要求档案管理要发挥为社会经济发展提供支撑和依据作用，随时为城市规划与建设、招商引资等提供“全、新、准”的信息。

1.2 我国加快现代化与城市化进程的形势

对于城镇特别是大城市来说，加快现代化与城市化进程的一个重要变化，就是城市快速、不断地向横向拓展和纵深发展。老城由于空间有限，进步更新改造往往采用立体化方式向空中和地下纵深发展，为更好地解决老城问题，很多城市特别是大城市还将向新区拓展。房地产档案管理面临的将是信息量加大和更新速度加快带来的工作量的加大，这对管理手段和管理效益提出了新要求。

2 房地产档案管理的特点

2.1 复杂性

城市作为功能多元的综合体特征，决定了城市档案管理的复杂性。房地产档案涉及了城市规划、城市建设管理、城市环境保护、抗震防灾、城市规划管理政策法规等数十个方面或专业，包含城市空中、地面、地下的各种建筑物、构筑物、管线、设施等各种类型，以及文字、图表、声像、电子数据等不同形式的记录，其复杂性可想而知。

2.2 动态性

城市无论是兴旺还是衰落，都在时刻经历着不断变化的过程，而作为真实记录城市发展变化过程的城市建设档案，其保管的房地产信息具有动态性的特征。动态性就是要求档案管理能够及时提供真实反映城市建设管理现状的最新信息，发挥档案信息的时效性作用。

2.3 准确性

大到与城市相关的系统性基础设施的改扩建、尤其是地下系统的建设，中到某一个建设工程的改扩建，小到一套房子的法律纠纷，房地产档案作为历史性记录，都将成为重要的建设和法律依据，如果不能保证其准确性和可靠性，将会给国家、企业、个人造成重大经济损失，甚至引起灾害性事故。

3 以创新的服务手段逐步实现房地产档案管理现代化

3.1 以创新的工作管理模式逐步实现现代化管理

房地产档案管理现代化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案数字化收集、存储、转送等转变，以信息化形式为社会提供服务。因此，只有创新工作管理模式才能逐步实现现代化管理。

3.1.1 档案载体不断发展导致管理载体方式的创新。档案载体是档案信息存储的介质，它与社会发展阶段相适应，具有鲜明的时代特征。档案的载体从古代的甲骨、金石、简牍、纸张逐渐发展到现在的以胶片、光盘、磁带等为代表的影像技术载体。尤其是随着计算机技术应用的不断深入，计算机系统所需的信息载体越来越成为现代档案的主要载体，电子文件、电子档案也会越来越多地出现在我们的工作和生活中。新型载体档案需要特定的保管条件、技术和利用手段，这些都是传统档案管理方式所不能胜任的。另外，岁月的流失使得古老档案逐渐自然老化，也需要采用先进的技术手段进行抢救。档案载体的现代化必然导致档案管理现代化。

3.1.2 现代化城市建设发展是实现创新管理的主体。房地产档案是城市规划、建设和管理工作的真实记录，是城市建设发展的重要依据和城市管理科学化的窗口。与一般档案相比，房地产档案有其独特性、真实性、广泛性、系统性和依据性。随着我国房地产开发事业的蒸蒸日上，房地产档案数量剧增，工作量不断增加，利用率越来越高，房地产档案的管理难度也将日益增大。原始的手工管理模式已经不适应现代化房地产档案管理的需求，房地产档案管理工作正在逐步从原始的手工管理向采用现代化技术手段过渡，由实体化管理向信息化管理发展。

3.2 以创新的服务理念逐步实现管理现代化

为经济建设服务、为城市建设服务是我们房地产档案工作的根本目的。房地产档案工作必须紧紧围绕这个中心。所以，房地产档案工作必须关注社会变化、跟踪经济全球化的趋势，紧随城市化的潮流，适应经济建设、城市建设和社会各项事业的潜在需求，注重服务观念、方式、手段的不断创新，实现传统型服务向新型服务的转变，实现房地产档案事业的可持续发展。

服务观念上实现创新。在服务观念上，要变被动服务为主动服务，要破除“重藏轻用”的旧观念，树立“以用为主”的新观念。破除旧观念、树立新观念，必须根据社会的需求对档案的文件材料进行认真地分析，开展主动性服务上作，把房地产档案由“死”变“活”。

服务手段上实现创新。服务手段的创新是房地产档案工作创新的载体。传统的手工操作已经落后.已经跟不上时代的步伐。现在全国正掀起信息化的浪潮，各地正积极建设“数字城市”，房地产档案是城市建设不可分割的一部分，应该抓住机遇先行实现档案管理的数字化建设。

3.3 在创新工作中随时发现和关注现代化建设中出现的问题

信息化发展参差不齐。目前，我国各地房地产档案信息化水平发展参差不齐，经济发达地区和大城市档案管理部门信息化水平相对较高，在管理模式、手段和方法上大多比较规范，而中小城市由于经济发展水平和业务发展水平的不同，有些信息化程度比较高，管理比较规范，有些就远远不够。因此，制定全国统一的、科学的档案管理规范和技术规则，是档案电子化和网络化的需要，也是我国房地产档案管理事业的需要。档案管理模式的规范化，便于以计算机为核心的信息技术在房地产档案管理中的应用，没有规范化的模式就没有档案管理的现代化。只有实现档案管理现代化，提高档案管理的质量和效率，才能更好地为城市建设和经济发展服务。

不断加强档案人员队伍建设。实现房地产档案管理现代化离不开高素质、多元化的复合型档案管理人才。房地产档案的内涵十分广泛，涉及城市规划、城市勘测、城市建设、土地管理、建筑管理等多个专业部门的档案。具有涉及面广、环节众多、内容复杂、综合性和整理性强等特点。因此，房地产档案管理人员不但要有一定的房地产档案专业知识，同时又要熟练掌握计算机系统管理、计算机数据库、硬件管理、程序管理和信息系统管理技术等现代化管理技术手段，以适应信息化建设时代的发展要求，最大程度地发挥好房地产档案作用。

新型载体档案的安全性问题。电子文件、电子档案给人类的工作、生活和学习带来方便、快捷的同时，也带来一定的麻烦和不安全因素。它与传统的纸质文件相比有着本质的不同：如电子文件的数子化信息形态、信息与载体的可分离性、读写信息的系统依赖性、信息的易修改、易丢失和共享性等特点，存在严重不安全性。因此，档案管理系统必须采取一定的安全防范措施，提高信息系统的安全性，保护系统硬件和软件免受自然灾害和人为破坏、确保档案信息的安全。

结束语

以上是根据当前社会经济发展的形势，结合工作实践过程中提出了一些不成熟的建议，也是对房地产档案事业发展的一点期望，仅供参考。