浅议档案信息化建设与档案管理

姚远飞

摘要：档案信息化通过对档案文件的电子化、数字化处理和管理来提升档案工作的效率，可以说其是一种符合时代发展要求的档案管理模式及手段，也是目前档案管理发展的必经之路。对于档案信息化而言，其并非简单的对档案进行电子化处理，其是一项长期性、系统性的工作，因此要想对档案信息化进行准确的掌握，就需要对其特点、内涵、要求等进行深入了解，在此基础上进行档案信息化建设，从而保证其在实际中可以发挥出最佳的档案管理效果。

关键词：档案工作；档案信息化建设；档案管理

一、档案信息化的内容及特点

档案信息化简单来说就是采用信息技术、计算机技术作为执行档案工作的主要工具和载体，其将原有的纸质化档案管理模式转变为数字化管理方式，在信息资源的采集、处理、保管、应用中全部由信息技术及程序指令来完成，在此过程中突出的是无纸化办公的特点。并且在此种办公方式中其所应用的管理理论、内涵等都有了突破性发展，相较于传统管理模式，档案信息化在档案利用率上有着非常明显的优势，同时其所提供的档案服务也更加多样，这促使档案管理向着更高层次发展。

二、档案信息化在档案管理中的作用及表现

（一）改革性

档案信息化建设的推行打破了原有的档案工作结构，通过管理结构的重组对工作内容、人员结构进行重新划定，其所带来的改变可以说是对传统档案管理结构的一种颠覆。并且在档案信息化建设中其所带来的创新机制对管理中的缺陷问题进行了补足，从管理理念、模式、措施等部分进行了全面的革新，使其改革性质也愈发突出。

（二）时效性

档案信息化的时效性主要表现在其需要适应社会发展速度等方面，在现代社会信息技术的发展可以说是日新月异，而档案信息化的核心就是信息技术的支持，因此在其长期发展的过程中必须要适应信息技术的变化及发展，这样才能保证其建设可以满足现今档案工作中不断增多的要求。在档案管理中所使用的软件需要及时的进行更新，保证管理系统达到最新的科技级水平，以此通过掌握发展的时效性来提升档案信息化建设的完成度。

（三）价值性

档案信息化建设能够扩展档案信息资源，完善档案结构，逐步实现档案信息资源的整合和共享，从而大幅度提升档案资源的利用价值。在整合档案信息资源的过程中，档案自身的经济价值、政治价值、文化价值、社会价值会随之增值，使传统的“死档案”变成信息化的“活资料”，为档案使用者提供更为全面、详细的信息服务。

三、档案信息化建设的基本内容

（一）基础设施建设

基础设施主要是指在档案信息化管理中所必须的软硬件基础设备，只有保证基础设施的完善才能使档案管理中所应用的技术得到推广和普及，从而使档案信息资源可以得到高效、全面、实时的信息共享和传递，才能通过基础设施的完善来構建单位内部完善的档案信息传递网，提高档案收集、处理效率。

（二）档案信息资源建设

为了保证档案的规范性、可查性，需要对卷宗建立完整的档案目录，同时建设相应的档案数据库，对档案资源及时的进行录入、储存，从而保证档案资料的全面性、丰富性，进而为相关人员提供完善的档案服务。

（三）应用系统建设

对于档案信息管理系统可以依据单位的实际需求来进行购买或是自行开发，对于管理系统的选择通常是以通用性、兼容性良好的软件为主，以此来保证管理系统在使用中可以维持在高效率的应用状态。

（四）安全保障体系建设

在档案信息化建设开展中需要注重对其安全防护体系的完善，为了避免档案在管理中出现泄漏的情况，需要建设完善的安全保障体系，设置档案管理权限及使用权限，避免档案被篡改，同时还需注重安全软件的设置和更新，确保安全防护系统的完善。

四、档案信息化建设与档案管理的措施建议

（一）完善档案信息化工作体系

档案信息化的建设需要相应的工作体系予以保障。因此，有必要构建起完善的档案信息化工作体系，具体从以下几个方面着手：其一，要明确管理体制，并对运行机制进行不断完善。其二，要进一步完善相关的法规制度，对工作行为加以规范。应当制定档案信息化建设专项规划及工作任务分解表，对目标任务、完成时限以及责任单位加以明确。同时，建立完善的绩效评估体系，采取以评价促建设的方式逐步推进档案信息化工作开展。

（二）推进档案数字化和资源共享

档案信息化建设的核心内容是资源建设，所有的业务工作也都需要围绕这一核心展开。为此，在当前的新形势下，应当将工作的重点放在推进档案数字化和资源共享两个方面。首先，要逐步推进档案数字化建设进程。应遵循科学合理的原则编制相应的工作计划，并强化监督检查，确保档案数字化工作顺利进行。

（三）健全技术支撑和资金保障体系

进行档案信息化建设的过程中，技术是不可获取的重要因素之一，而各种设施的建设则需要大量的资金投入。因此，除了要健全技术支撑体系之外，还要确保相关资金充足到位。这样才能保证档案信息化系统运行稳定，档案信息安全、可靠。首先，应完善相关基础设施建设。可将档案信息化建设资金纳入到财政预算当中，并以年为单位投入基建和运维费用。同时，可采取合作开发集服务外包的方式，来创新档案信息化投入机制，并积极鼓励各级档案部门开展技术攻关。其次，强化软、硬件建设。除配备相关的设施及设备外，还要对现有的设备进行及时更新，为档案信息化工作的开展提供良好的环境，即后代产品应当能够对上一代产品实现完全兼容及格式升级。而不同地域的档案信息化产品也应当在数据上保持高度的一致性，从而为档案信息资源整合与共享目标的实现奠定基础。再次，应加强安全方面的建设。要及时对各种杀毒软件进行升级，并采用当前最为流行的身份认证和网络监控等技术，同时，加强访问控制，并建立相应标准，对备份机房及其技术条件提出明确规定，保证档案信息安全。最后，要加快推动网络互联互通进程。可以依托现有的省际专用网络和各地政务信息资源网，实现各级档案管理部门的互联互通，借此来构建起档案信息网络共享平台。

参考文献：

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