刍议如何做好电子档案文件资料的管理工作

庞燕

摘要：随着信息技术的快速发展和广泛应用，电子文件为档案管理工作提高了效率，同时也为电子档案的真实性和长期安全保存提出了新的课题。以如何做好电子档案文件资料的管理工作为研究方向，并做了深入的探讨，以期使传统档案盒电子文件档案的优点能够得到最大化发挥。

关键词：电子档案 文件资料 管理工作

一、电子文件资料的含义及其特点

所谓电子文件资料是指人们在社会生活中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子程序软件、电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件资料有以下几个特点：第一，电子文件资料不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化设备才能阅读利用；第二，电子文件背景资料可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；第三，电子文件的利用是共享的，也不再受时间和距离的影响；第四，电子文件的保存文件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件资料对档案管理的影响

（一）对档案本质属性的影响

原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性，一方面，表现在档案的内容上；另一方面，表现在档案的形式上，如当事人的亲笔稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件资料是计算机数据处理系统中的最后一个文本，没有草稿与打印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样的文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来。这样档案概念就变得难理解。电子文件资料的原始记录性和凭证作用如何确定、电子文件资料能否作为档案、是否具有法律凭证作用等等，便成为档案理论的一系列新课题，也赋予了档案本质属性新的内涵的客观需要。

（二）对档案来源原则的影响

来源原则包括两个方面：从外观来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件资料的产生，后者愈发受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件资料在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，在了解整个生命周期中文件组合的谋划，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。

（三）对档案业务管理工作的影响

1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上贮存到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是办理完毕，具有保存价值的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。

2.由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件环境中，文件的形成特征和内特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

3.由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的办法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将地扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、档案管理应采取的对策

（一）做好归档电子文件资料的技术处理工作

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保證电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会作用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学碳性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质上的信息被密封在资料保护层内，不怕外界磁场的影响，也不会直接受到空气中的灰尘、水汽及有害气体的侵害。但是，由于电子文件的形成的时间短，缺乏贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

（四）档案人员知识结构的变革迫在眉睫

我国档案人员目前思维方式和工作方法还沉醉在纸质档案上，要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施，抓好知识更新，适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。endprint