电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践

2017-09-10李红梅

环球市场 2017年25期

关键词：档案资料电力工程档案管理

李红梅

青海省电力设计院

电力工程建设总承包项目档案管理的探讨与实践

李红梅

青海省电力设计院

电力工程建设质量与安全情况关系着人们的生命健康安全，为此，档案全过程管理的重要性是不言而喻的。这就需要总承包部门把工程相关资料的形成与整理工作融人到工程建设当中来，真正的落实每位工程参与方、参与个人在档案全过程管理中的职责，唯有做好电力工程建设全过程资料的形成与积累的科学掌控，才能够创建完整、精准统一的电力工程建设档案体系。

电力工程建设；总承包项目；档案管理

随着电力设计行业业务范围的不断延伸，电力设计单位承担输变电、发电工程的总承包项目，打破了单一设计的局面，拓宽了业务。电力工程总承包项目档案真实地记录和反映了工程项目勘测、设计、采购、施工、试运行等工程建设全过程，同时在工程建设过程中也产生了各种类型的文件材料，如何按照档案管理的一般规律对工程建设中产生的文件材料进行管理，是工程总承包单位需要解决、思考的问题。因此，做好工程总承包档案管理工作十分重要。

1 电力工程总承包档案管理的特点

电力工程总承包的档案形成渠道多，牵涉面广、专业性比较强，参建单位比较多，不同地区、不同行业、不同性质的单位都有可能，同时，在实际工作中，电力行业档案标准与其他行业档案标准有些规定会存在差异，来自不同行业的参建单位档案人员对电力档案见解不同，众说纷纭，经常为执行哪个标准而争论不休。因此，总承包档案管理过程中，除了深入了解本身电力行业的标准，还要必须了解与之有关联的行业或专业的标准，同时要组织，协调沟通，指导各参建方的档案管理工作，保证整个总承包项目的档案管理工作有序开展。

2 电力工程建设总承包项目档案管理的策略

2.1 电力工程项目档案管理事前控制

2.1.1 档案管理责任划分与职责分配。总承包企业应在与建设单位、分包商签订的工程合同中明确订立有关工程档案管理条款，明确有关方对文件材料整理与归档的责任、归档的份数、归档的时间等。根据建设单位和国家档案管理部门对原件归档的要求，确定原件归档的份数。定期召开参建单位档案管理部门领导会议，协调和解决档案资料在收集和积累过程中的实际问题，不断的总结经验和教训。使档案管理工作者对档案资料有目的地进行收集，有秩序地进行整理，有制度地进行管理。

2.1.2 建立档案管理制度。为了保证电力工程建设项目档案工作的有序进行，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档，以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。

2.2 电力工程项目档案管理事中控制

2.2.1 工程设计阶段档案管理。电力工程涉及面广，牵涉林业、交通、国土等多个政府部门，同时电力线路经常会跨越几个县市，甚至几个省，如果没有各部门的批复，工程将不能开展。因此，在设计阶段对各部门档案资料的收集工作，是工程进入下一阶段工作的必要条件。

2.2.2 工程建设阶段档案管理。在工程施工前期准备阶段中，主要产生的档案资料有：施工承包合同、施工图会审记录、施工组织设计方案、工程开工报告等。在工程施工过程中，施工单位会提交各种施工任务书、工程施工记录、质量事故报告、隐蔽工程中间验收报告。这个阶段所产生的大量技术文件、图纸、照片、资料都是反映整个工程各阶段面貌的原始记录，它记载着每一个阶段的真实情况。这些档案资料是电业生产厂家进行后期生产、维护、改造、扩建不可缺少的依据。只有完整收集该阶段的档案资料，进行系统地整理、科学地管理，才能为电力生产厂家提供有价值的参考档案。

在工程施工过程中，档案管理员要经常深入现场，熟悉整个工程的进展情况，与工程技术人员配合，指导监督和检查形成的档案资料是否符合归档要求，从归档资料的数量到编制竣工图图幅、图标的标准，图纸的折叠尺寸、规格，文字材料的纸张质量、书写的要求、案卷装订的标准，以及封面、卷内文件的组成等方面，都一一提出具体的规定要求，并体现到制度中，及时发现和纠正在档案资料积累和形成过程中存在的问题，并贯穿于工程建设的始终，保证工程档案资料的质量。

2.2.3 工程竣工验收阶段档案管理。竣工验收阶段所形成的档案资料包括：竣工图、竣工验收报告、调试报告、试运行数据、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、工程遗留问题的处理办法、工程总结报告等。此阶段是档案资料收集工作最关键环节。总承包单位的档案管理员应了解档案资料收集、竣工图编制的有关规定。根据《档案法》，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法》等要求进行工作，会同工程、财务等相关部门严格按照合同要求和有关规定对档案材料进行清点、验收，并对竣工资料的格式、质量等情况进行验收，对不合格的竣工资料、档案，管理人员应及时提出具体修改意见，限期整改。

2.3 电力工程项目档案管理事后控制

电力工程顺利投产，并不意味着本工程档案工作的终结。如何利用好这些档案资料，更好地让其为企业管理，为下一个电力工程服务，是档案管理人员应该着重考虑的问题。近年来，电子版档案资料不断增加，如设计单位所提交的电子版施工图、竣工图，施工单位提交的调试报告、现场照片等，使得档案快速向数字化方向发展和积累。数字化技术的应用，不仅使档案的检索变得更加便利，而且能将电力工程以文章、图片、视频等多种方式展现出来。对于电子版档案资料的收集将是今后档案管理工作的重点。