大数据时代的企业档案信息化建设研究

摘 要：本文以现今飞速发展的大数据时代为背景，探讨了企业档案信息化建设的实际意义，并针对在企业档案信息化建设过程中产生的一些问题，进行了相应的策略分析。希望能为企业档案信息化建设给出一些实质性的建议。

关键词：大数据时代；企业档案；信息化

随着社会的迅猛发展，大数据（Big data）一词被提及的次数越来越多，它代表着信息爆炸时代海量数据的产生。与此同时，信息的激增对传统企业管理模式也产生了莫大的冲击。因此，企业档案信息化管理俨然成了新时代的产物。而新事物的产生，必然会存在一些问题。所以，本文针对大数据时代，企业档案信息化建设中存在的主要问题进行了相应分析，并提出了几点能够有效解决问题的方法和建议。详细研究过程如下：

1 大数据时代的企业档案信息化建设的实际意义

（1） 信息时代的来临，鄙弃了传统的纸张管理形式，企业档案管理模式日新月异，使企业信息的保存更为完整可靠。传统的纸张保存档案方式会受时间年限、外界环境等影响而消失不见，这使企业文化及数据的传承受到了一定的阻碍。而大数据时代下，企业档案信息化管理会避免环境的影响，使企业数据的保存更为长久，而利用现代的信息技术对档案信息进行备份管理，也会大幅度提升档案的完整性。从而提升企业档案的使用效率，对企业文化的传承起到了不可磨灭的积极作用。

传统企业档案管理会花费大量的人力、物力，而大数据时代的企业信息化建设却能够避免人、物力的损失，更适应于迅猛发展的时代要求，节源环保。以往在整理、归纳企业档案时会花费大量的纸张和人员，大批量的纸张不利于国家环保工作的进行，而过多的企业档案整理人员也是对企业资金的一种变相流失。此时，企业档案信息化的出现就恰到好处的改善了这种现状。不仅节省了企业人、物力，还增加了档案的储存量，大步提高了工作效率，为企业能够迈向世界奠定了坚实的基础。

摒除传统企业档案管理机制，大数据时代的企业档案管理已经逐步全球化。档案信息化建设的实施，无疑会加速企业资源的开发利用，最终达到世界资源共享。只要企业档案信息化建设实施成功，那么，将会在社会乃至全世界产生重大的影响力，从而实现企业的远大发展。

2 大数据时代的企业档案信息化建设现存问题

（1）在形成企业档案管理机制时，工作人员的专业素养有待提高。大量的数据信息骤增，会使数据更加复杂化，而档案管理也会更加专业化和多元化，在信息处理方面也会需要使用更多专业信息技能去处理。而现在的档案管理工作人员在此方面的知识技能是匮乏的，他们的思想中还残存着传统的档案管理方法，还没有完全接受新时代的档案管理变化。这样就很难推进企业档案信息化建设的进行，成为了企业档案信息化进程中名副其实的“绊脚石”。

（2）企业档案信息化无疑是对社会发展有益的，但大量的网络数据信息也会面临着安全性的问题。新事物的产生必然会引来安全性的考验：大量的信息是否能够做到绝对隐私？又是否能够保证绝不被泄露？在这个全新的信息时代，个人、企业乃至国家机密信息一旦被外漏，小则损失个人财务，大则关系国家兴亡，势必会引起灾难性的后果。不管哪一种结果都是有碍社会发展的。企业档案信息的安全性问题就这样裹住了企业档案信息化建设的进程，成了当之无愧的“裹脚布”。

3 大数据时代的企业档案信息化建设改善策略

3.1 提高档案信息化建设中管理人员的专业素养

为确保企业信息化建设顺利进行，对档案管理人员进行定期、集中的培训，加强相关人员对信息化建设的了解，不仅要对他们进行专业技能的培训，还要提升他们的信息技术能力，因为只有在能够熟练掌控计算机的同时，才能更好的进行档案信息化建设。除此之外，还可以让参加培训的工作人员对企业的信息技术体系进行评价，逐渐加强企业档案管理的质量和效率。如此，即发挥了管理人员在工作中的自身价值，让他们从根本上体会到档案信息化建设的实用价值，改变传统观念；又能够更好的督促企业完善信息设备，促进企业良性发展。从而彻底铲平前进道路上的“绊脚石”。

3.2 完善企业信息化建设的安全体系

第一，为保证企业档案信息的安全，要采取分级人脸识别保密处理，并设置身份验证系统及查询权限的设定，以此确保企业档案信息的安全性，以及不可侵犯性。第二，健全的监管制度也是必要的，监管在一定程度上能够控制信息的外泄，也能够更好的保护信息的安全性。第三，确保硬件设施的质量，以及优化软件的纰漏，也能够避免信息的泄露。除此之外，相关部门也应该加大对档案信息管理建设的保护力度，建立安全稳定的信息管理平台，以及加大对盗取信息者的懲治力度，从根本上减少档案信息的丢失。脱掉束缚企业档案信息化建设前行的“裹脚布”。

在企业档案信息化建设的过程中也要对企业工作人员进行明确分工，责任明确，才能让工作人员权衡好自己的责任和权力，把信息录入工作做得更加准确有条理，避免不必要的重复和责任的推诿。这样才能确保企业档案信息的准确性，利于实现企业资源的共享和企业的国际化。

4 结论

综上所述，在这个信息大爆炸的时代，传统档案管理方法被档案信息化管理取代是一种必然之势，而同期出现的问题，也给现代企业下了不可拒绝的挑战书。因此，在实现企业档案信息化管理的过程中，不能停下“边管理边治理”的脚步，只有不断地完善企业档案信息管理体系、培养越来越多的优秀档案管理人员，以及提升企业档案管理效率，这样才能真正的使企业得到更好的发展，从而促进我国的经济发展。最后，希望本文能够为企事业单位的发展提供有效的发展策略。

参考文献

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作者简介

陈宇（1982-），河北石家庄市，中国铁路设计集团有限公司。endprint