新时期如何做好医院行政档案管理工作

金鑫

摘 要：当前，行政档案管理工作已成为我国医院工作中较为重要的一部分，其在医院执行科学管理体系的过程中发挥了重要作用，可以说，行政档案管理工作见证了医院行政管理历史与发展，并在档案中真实的记录了医院中不同的历史、事件、工作内容与工作人员，同时也有助于医院工作人员对医院历史有一较好的了解，因此医院需高度重视行政档案管理工作，促进医院内部其它工作的发展，显著提升医疗服务质量。本文笔者结合自身工作实践，简要论述了医院行政档案管理的概念及重要性，并分析了医院档案管理工作现状以及存在的问题，重点讨论了做好医院行政档案管理工作的具体措施，希望促进医院行政管理工作质量与效率的提高，实现医院可持续发展。

关键词：医院行政档案管理；重要性；问题；措施

医院除了将优质的医疗提供给病患外，还需进一步做好行政档案的管理工作。新时期，各行各业均开始广泛运用信息技术，因此，医院在管理行政管理时需将信息技术充分利用起来，尽量实现系统、高效的管理，以通过管理系统的指引，促进医院行政档案管理水平的提升，进一步发展医疗、科研事业。但就目前的医院行政档案管理实况来看，还存在诸多问题，必须利用有效措施对管理水平进行优化，对管理手段予以创新，促进管理能力的提高，实现医院可持续发展。

1 医院行政档案管理的概念及重要性

（一）医院行政档案管理的概念

医院行政档案也被称之为文书档案，其是在医院的行政管理活动中，由一些行政性公文转化而来，包括请示、决定、通知等。医院行政档案形成于医院组织活动与管理中，并被保存下来，对医院做好行政管理工作来说至关重要，与此同时，也是医院保持联系工作不可缺少的一项查考凭据[1]。

医院行政档案的形成条件能够总结为以下三点：首先，档案一定要是办理或处理完成的文件，简单来说就是收文与发文程序均已完成的公文，行政管理人员必须要对办毕文书予以严格界定。其次，鉴于医院行政档案对医院日后工作具有重要的查考与利用价值，因此在认真筛选办毕文件后，一定要确定其考察与保存价值后方可归档保存。最后，医院行政档案管理是根据某种规律对文章进行保存，其并非是杂乱和孤立存在的，该文件体系具有一定规律和内在联系。

（二）医院行政档案管理的重要性

在医院发展过程中，医院行政档案作用重大，其不仅真实记录了医院的发展历程，也有助于促进医院文化内涵的提升[2]。第一，医院行政档案在医院最开始发展时形成，能够将医院发展的重要节点记录下，史料价值非常大，对传承医院文化起到了重要作用。同时，在医院领导制定相关决策时，行政档案能够为其提供科学的依据，以促进医院效益的提高。另外，医院行政档案的指导作用巨大，大多数情况下，医院依然将行政档案当做开展各项工作的理论依据，对医院的发展有着深远影响。第二，医院各项日常管理工作的顺利开展必须要以医院行政档案为基础，拿医院的人事档案来说，其在完善与发展医院人才队伍过程中是不可或缺的一部分，其作为医院组织人事工作的信息库，为医院考核评价、优化人才提供了重要依据。若脱离了人事档案，则就会让医院人类资源相关工作的运行受阻，使医院的创新发展无法实现。之所以医患纠纷频发，主要还是医疗行业的特殊性所致，所以，医院对医患双方的具体信息必须做到准确掌握，如此方可为之后法院的判决提供有力证据，进而顺利解决问题。在医院遇到发展瓶颈时，能够借鉴档案中的一些有效解决方法，因为作为医院机体智慧的结晶，医院行政档案的参考价值与史料价值巨大。第三，医院行政档案有助于传播与积累医院文化。以病案为例，其详细记录了患者从接诊到治疗的整个过程，既是教学科研的重要资料来源，也是医院宝贵的资料。一个成功的病案，既能够为诊治相同的病情提供参考，也有助于促进医生工作效率的提升，对科研经验与成功予以总结。

2 医院档案管理工作现状以及存在的问题

（一）档案管理意识欠缺

我国大多数医院的重点发展内容均放在了医疗建设与医疗技术上，很少将精力放在档案管理中与人民群众利益相关的内容上，究其原因主要还是因为未充分认识到这个工作的重要性。而这些情况主要在以下几方面表现出来：首先，部分档案管理工作的人员对这一工作认识不到位，他们单纯的认为医院的档案管理工作只需将一些表面功夫做好即可。其次，档案管理者没形成深刻的档案管理意识，为充分重视档案管理工作，其认为归档、整理以及保管等流程就是全部档案管理工作，对这项工作的责任感不强，也没有研究这项工作的创新模式。

（二）档案管理制度不够健全

当前，混乱是我国大多数医院在档案管理工作方面主要存在的问题，管理制度有所残缺。也是由于这一原因，因而各个科室部门在开展档案管理工作时就不够严瑾，进而对医院档案的统一管理造成影响。就另一层面而言，不健全的医院档案管理体制也让管理人员在工作时出现分工不明等问题，使档案管理工作的难度加大。同时，医院也没有有效考核与监督档案管理工作人员，进而降低了档案管理工作的质量，而松散的管理體制就会让管理人员将这个事情忽略，使工作人员的档案管理效率降低。

（三）档案管理不集中

对医院而言，档案管理工作是一件严密性很强的事，在操作过程中，需尽可能完成集中管理与调配。但当前大部分医院的档案管理工作都不集中，均较为分散，主要表现为：一、档案的范围比较混乱，缺乏齐备的管理内容，文书与科技为存档的主要内容，反而由其它科室来归档医疗文书与医疗设备档案的管理。该种档案管理模式将使档案的安全性大打折扣，让档案重复归档，既让人力被浪费，也使工作惹怒眼的工作效率明显降低。

（四）档案管理工作中投入不是很多

自改革开放以来，我国的经济可以说取得了飞速发展。而在医院档案管理工作中也逐渐暴露出了各种各样的问题，而这就迫切的需要通过先进的管理手段进行创新，促进管理效率的提高。但是因为地区发展有所差异，所以部分医院未在档案管理上较多投入，以至于管理水平不高，存在的问题主要在以下几个方面表现出来：一是档案管理空间不大；二是未较快更新设备；三是档案管理手段还是较为传统，缺乏先进的管理技术。endprint

三、新时期做好医院行政档案管理工作的具体措施

（一）增强档案服务意识

医院服务内容中包括医院档案管理工作，其本就是为医院而服务的。因此，需将档案管理人员的服务意识增强，对服务理念和手段进行创新，让整个医院档案管理部门的工作能力进一步增强[3]。而在增强服务意识的同时，还需要创新档案管理方式，即要将传统的管理模式保留下来，以使档案管理人员的管理意识更强。医院方面也必须执行严格的规章制度，以使档案收集与管理的效率不断提升。如此方是真正有利于医院档案的收集工作。

（二）健全医院行政档案管理体系

当前，档案管理的一条有效途径就是健全医院行政档案管理体系[4]。第一，为了按照规范制定档案管理工作，就需建立健全医院行政档案管理规章制度。医院各个部门人员均要一起参与档案管理工作，让档案管理部门专项管理整理后的档案资料。之后档案管理人员要详细记录接收的档案，并对其进行立卷、归档，最后根据相关规定严加保管档案。总之，医院行政档案管理人员在操作过程中必须以流程为准，保证做好每一个环节。第二，建立完善的监督体系，医院不仅要将医疗服务做好，还需监督行政档案管理工作，设立档案监管部门，监督管理人员要检查档案的整理、归档与保管等情况，纠正与规范不符的行为，通过监督作用使医院行政档案管理工作更加完善。

（三）加强档案信息化建设

近年来，大部分医院均开始普及办公自动化或广泛使用计算机制作文件。诸多医院把文件打印成纸制文件，在正式签署后将其归档保存，而原电子文件还是由各形成部门保存。简单而言，电子文件并未完全归档，大多数都处于分散保存状态。为此，医院应对电子文件的收集引起重视，尽可能实现统一管理。现阶段，因为电子文件在方法方面存在问题，如证据性、管理制度、管理技术等，所以大多数医院在归档保存上均采用两种方式，即电子文件与纸制文件。电子文件归档需注意完整齐全、真实有效，保证载体形式、登记的统一。保管电子文件可按照国家档案局《电于文件归档与电子档案管理办法》中的相关规定予以执行。

1.永久保管。将医院主要职能活动与基本面膜反映出来，有助于医院建设与历史研究的均包括其中。具体包括：医院制定的规章制度和规定；在对重要问题进行处理时形成的文件资料；重要会议的文件资料；重要的请示、报告、总结等。

2.长期保管。这部分主要是一些反映医院一般性工作活动，并在较长时间内有助于医院工作查考利用的文件材料，保管期限一般在16年-50年。诸如医院一般性工作问题的文件材料、人事管理工作中形成的一般文件材料、一般会议的主要文件材料等均包括在内。

3.短期保管。短期保管的期限在16年以下，其主要包括一些在较短时间内有助于医院工作进行查考利用的文件材料。

（四）加强行政档案工作人员培养

由于医院档案管理水平在很大程度上由医院档案管理工作人员所确定，因此医院的相关部门应加强教育和培养档案工作人员，促进档案工作人员素质、职业道德、专业素质的提高，待提高档案工作人员的积极性和主动性后，才能显著提升医院的档案管理工作，而管理人员主动能动性的提高也更有助管理医院档案[5]。与此同时，对档案工作人员还需采取技术性的聘任制度，让管理人员享有更多的条件、机会，将他们的待遇提高，进而有效提升医院的档案管理水平。

（五）加强档案室的建设

医院保存档案的部门即为档案室，其在医院中占据着重要位置，表现在：档案室不仅是开展档案管理工作的基础，也能够为医院领导，各科室和各行政领导提供帮助，进而促进医院行政工作效率的提高，提升医院工作质量，因此加强医院档案室建设，可以更加规范、科学的管理医院档案[6]。

3 结语

总而言之，我国医院行政档案涵盖有重要的医疗与党政信息，对医院今后的发展作用非常大，因此必须高度重视行政档案管理，更新观念面，对管理模式予以创新，让医院行政档案管理工作与新时期的要求相符，新时期做好医院行政档案管理工作，能够促进医院行政管理工作质量与效率的提高，同时也让医院行政执行的準确性与科学性进一步增强，对医院的全方面现代化建设起到了积极促进作用。

参考文献

[1]李洪杰.浅析档案管理对医院管理工作的重要性[J].人才资源开发，2016，（12）：19.

[2]袁天骄.医院行政档案管理面临的困境与应对路径[J].人才资源开发，2015，（12）：17.

[3]丁晶.基于人性化管理理念的医院行政档案优化策略探究[J].黑龙江史志，2014，（23）：193-194.

[4]李文珊.新形势下医院档案管理工作的思考[J].现代经济信息，2014，（11）：37.

[5]徐洁.医院档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014，（02）：149.

[6]韩波.对加强医院档案管理工作的几点认识[J].黑龙江档案，2013，（01）：108.endprint