浅谈新时期学校档案管理的创新

焦杨

摘 要：随着社会与科技的不断发展和进步，我国的档案管理工作整体上的发展呈上升趋势，但是在这之中，有许多学校在进行档案管理工作的加强时进展速度十分缓慢，这就导致了学校在很大程度上失去了档案带来的种种功效。本文通过对新时代背景下的学校档案管理进行分析，找出其中的问题，并且根据实际情况对实际存在的问题提出一些改善措施。

关键词：学校档案；管理；问题；发展

一个学校的档案状况可以直接反映学校的形象以及文化。学校的档案不仅可以帮助学校的进一步发展和进步，还可以从整体上提升学校的形象，促进学校的建设。在社会与科技飞速发展的时代，学校在档案管理工作方面迎来了很大的机遇，但是与此同时，带来的挑战也是十分艰巨的，现在学校内部负责档案管理的工作人员需要竭尽全力加强档案的管理工作，使档案可以更好的服务于学校，从而推动学校的发展。

1 当下我国学校在档案管理方面显现出的一些问题

学校的档案明确的记录了学校的一些活动与重要事件，以便日后进行查看，同时还保存着学校的一些重要文件和材料。从一个教育单位的角度来说，档案的管理系统是至关重要的一个部分，直接关系到学校的实际运行，档案管理系统必须要最大程度上帮助用户获取充足的信息。但是在新型社会的背景之下，一些学校仍然在使用传统的方法来对档案材料进行管理，这种方法无法更好的适应当下的社会环境，对学校的稳定发展造成了负面的影响，传统的学校档案管理方式存在的一些问题主要有以下三点：

第一点问题就是档案没有较好的保密性，无关人员也可以直接接触到。学校内部传统的档案管理的方式是通过人工对档案材料进行管理，这样就造成了未经档案管理人员批准私自调取档案的现象频频出现，这样随意的管理档案，就直接导致档案失去了保密性，而且由于档案的调取没有准确的记录，档案材料有可能会丢失。

第二点问题就是档案管理准确率不高，而且效率无法有效提升。传统的档案管理方式通过人工对档案材料进行管理，这样对于数额庞大的档案材料的查询时就十分模糊，如果通过单一的档案标题来寻找档案就要浪费相当长的时间，这就使得档案的检索过程十分复杂，档案管理的整体效率与就得不到有效提高。

第三点是档案在进行实际维护方面是一个难题。使用传统的档案管理方式进行档案材料的管理时，如果档案材料长时间的进行积累，那么产生的数据量是十分庞大的，我校在进行档案管理的过程中就产生了较多的数据，这样的情况下实际进行维护档案工作时常常无从下手。

2 当下我国学校在新时代的背景下档案管理工作的创新方案

学校必须要充分的重视档案材料的管理工作，从而进一步确保档案的安全，在学校的运行时充分发挥出档案的实际作用，从而加强学校的教学以及建设工作。这就要求学校要重点关注档案管理的工作，从而进一步推动学校的发展与建设。学校的管理层一定要对工作人员在实际进行档案管理工作中出现的一些有关的问题进行最大化的帮助，从而更好的加强档案管理的工作。

2.1 学校应该大力加强建设有关档案管理的相关规定

档案管理工作做的实际进行需要有相应的规定作为基础支持。档案管理部门和学校的档案形成关系十分密切，要想合理处理两者之间的关系，就要通过相应的法律规定对档案管理工作进行合理的调整。在实际进行档案材料的收集和利用工作时，也要以相关的规定作为基础。可以这样说，如果想要保证档案管理工作的合理进行，就一定要根据相关的法律规定来执行。学校内部进行档案管理的工作人员一定要进一步加强相关的管理意识，自己需要实际执行的工作信息要准确了解，对档案管理的相关法律知识也要进行系统的学习，这样可以更好的进行档案的管理。

2.2 学校内部档案材料的组织管理需要进一步加强

首先要成立档案材料工作的小组来进行档案的鉴定与销毁工作；其次要科学合理的制定出符合学校内部实际情况的档案管理工作制度，对档案管理的相应期限也要进行严格的制定；最后在选择档案管理的工作人员时要严格进行选拔，选拔出最适合档案管理工作的有责任心的工作人員。

2.3 要进一步完善档案管理工作对学校的服务

首先档案管理要服务于学校的领导层。学校的档案材料记载了学校的各个方面，可以直接的反映出学校在发展时期的整体过程。通过对学校内部教学档案进行开发，可以为学校的进一步发展提供准确的理论支持，同时也可以对学校的整体发展方向进行确定，从而进一步强化学校的教学以及管理工作。第二点就是要服务于教学科研工作。通过对学校内部的档案进行分享，可以进一步对学校的教学科研研究工作进行帮助。特别是当今电子信息技术正在不断发展，档案管理可以在当前的背景下有效地应用电子信息技术，使档案的实际载体进行改变，这样可以更好的有助于档案的分享，可以使需要进行调查档案的人在不同的地点查看相关的学校教学档案，从而进一步对档案材料的服务性进行提升。第三点就是为校内师生以及社会提供各种咨询以及查阅服务。学校内的档案通过科学的管理具有很强的权威性，在符合学校内部制定的档案管理规定情况下可以为学校内师生以及社会提供相应的查阅服务。

2.4 进一步开发学校内部档案材料的利用方式

学校内部的档案材料可以直接反映出学校在发展过程中的真实过程，对于学校的发展来讲有十分重要的作用，可以帮助学校更好的开展各种工作。首先是要对档案的资源进行更加深层的开发。档案室内室藏的档案对于学校的教学与管理等各个方面都有十分重要的作用，可以有效地提升学校的整体管理方式，对学校的实际教学质量也可以有效地提高。在实际进行档案的管理时，可以将档案录入到电脑内，通过运用新型信息技术制作相关网站提供给需要查阅档案的人使用。第二点就是要整体对档案的编研工作进行进一步加强。编研是一项具有较高层次的信息开发工作，挖掘得深，是能够为教职员工提供更好的服务的，是能够为领导决策提高准确信息的。这就要求档案人员要改变传统编研思路，多编研一些与教育教学有关的价值较高的材料。第三点就是加快档案信息资源以及数据库和网络建设。档案室作为提供档案信息的重要来源之一，逐步建设成为学校信息系统的一个重要“节点”，这就需要档案人员改变方式，如逐步由档案室分类、编目，过渡到运用标准机读目录，建立能够发挥自己室藏特色的数据库。同时应考虑与网络技术的兼容与连接，将本校的具有特色的档案信息提供给教职工或社会，实现真正意义上的档案信息资源共享。

3 结语

总而言之，在社会环境与科技不断进步的今天，档案的重要价值被进一步体现出来，也更好的实现了档案的实际价值。档案管理的工作人员在实际进行工作时一定要对现有的有利条件进行合理的利用，从而进一步提高档案管理的水平，更好的服务于学校，从而更好的推动学校的建设与发展。

参考文献

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