房地产档案管理中数字化技术的运用分析
2017-09-06蹇利英
摘 要:随着我国科学技术的不断发展,信息化的管理制度已经为各个行业带来了全新的市场环境和发展条件,房地产行业也在信息技术的引导下逐渐形成了数字化的档案管理机制,为提高房地产档案的使用效率和水平打下良好的基础。
关键词:房地产;档案管理;数字化技术;运用分析
二十一世纪不仅是人才的时代更是信息技术高速发展的阶段,房地产行业作为影响国家经济的主要行业应当在政府的号召下,顺应创新科技的发展潮流,使用最先进的技术手段,将房地产档案管理工作中的所有流程按照数字化的模式做出优化,实现房地产行业现代管理制度的全面落实,为促进我国经济市场的稳定和健康发展做出有效贡献。文章将会对我国房地产档案管理中数字化技术的运用情况进行分析,为提高房地产档案管理的质量提供意见和建议。
1 房地产档案管理中数字化技术运用的原则分析
房地产档案管理信息化的实践主要是运用数字化的摄影技术、数字化的扫面技术等一系列的数据管理方式,将传统房地产档案中的纸质资源能够以电子档案的形式保存下来,并且通过互联网的方式将各地区的房地产档案资源进行联结和共享,形成较为完整的房地产档案数字化管理体系。因此在运用数字化技术的同时应当从实践方式上开始着手,对房地产档案信息管理的原则和质量做出有效的保障。
(一)安全原则
数字化技术在为房地产档案管理带来便利的同时,也会对其在流通过程中的安全性造成一定的影响,网络环境不同于传统的档案传播途径,任何带有恶意程序的安装都有可能为档案管理的安全性带来严重的影响。因此相关部门在使用数字化技术对房地产档案进行管理的时候,应当着重对网络的安全性做出重点维护,招聘相关方面的人才为企业内部的软件进行全面的升级,避免由于程序的陈旧为档案管理的安全性造成风险和漏洞。档案管理不同于业务管理,必须对人员和流程都提出较为严格的审核机制,定期将该时段内重点的进行备份处理,同时根据市面上公布的程序漏洞,安装符合社会客观环境的杀毒软件,让房地产档案管理的水平可以达到预期的标准。
(二)真实原则
房地产的档案必须在管理和交流中实现真实性的原则,该原则在传统房地产档案管理中一直存在,也应当被现代数字化管理机制所采纳,相关技术人员应当在开展管理活动的过程中及时对信息中出现的虚假部分作出检查和纠正,避免由于信息管理不当对接下来的业务和企业发展带来不可逆转的风险。使用数字化技术对房地产档案进行管理时,应当在真实原则上作出有效的保障,这不仅是提高档案管理效果的一方面决策,同时也是影响房地产行业稳定发展的核心方向,因此管理人员应当从体制上和方法上对房地产档案数字化管理的真实性作出优化。
(三)便捷原则
数字化技术档案管理手段与传统档案管理方案相比,最明显的区别就是二者的工作效率,信息化技术本身是源于计算机对海量数据处理能力的拓展,因此面对房地产档案中包含的大量,数字化技术也可以让档案信息整体的功能性达到最佳的效果。而且数字化管理机制的存在,不仅能够提高档案管理人员的信息处理效率,还能实现档案信息交流和使用上的便利,在查询到需要的数据之后,技术人员可以采取便捷的方式对该信息进行整体化的浏览,同时还能够在线与其他的管理人员交流经验,实现更加便捷和快速的档案管理效果,虽然每一个查询人员都使用着一套档案管理系统,但是子程序的合理安排可以让每一个人在互不干扰的情况下,完成档案的管理和浏览工作,对于房地产行业开拓多渠道业务模式有着良好的促进作用。
(四)可读原则
数字化技术在房地产的档案管理中运用,是一种既能保障信息处理质量同时还能让档案的可读性得到保障的管理机制,数字化技术并非是简单的将房地产档案中的信息扫描为复刻形式的表格和文字信息,而是需要通过加密和压缩等手段将档案中的信息以不公开透明的形式保存下来,但是在需要查阅的时候,系统能够识别查阅人的资质和权限,将信息通过可读性较强的形式进行输出,进而让房地产档案能够得到安全保障的同时,还能实现可读性的信息基本原则。
2 房地产档案管理中数字化技术运用的策略分析
数字化档案管理在我国各行业中存在的时间并不长,因此各领域企业在技术人才的储备量上都会存在一些缺失,而且房地产行业一部分主要负责人会以业务数量来评定员工的优劣,对档案管理的创新上没有提高重视,我国也没有对数字化技术的实践上规定出完善的标准,因此文章在接下來会从多个方面对提高房地产档案管理中数字化技术的运用情况提出有效策略。
(一)人才培养的加强
房地产企业在使用数字化管理技术的同时,必然需要配备相应的技术人员辅以开发和落实,因此培养一批可以使用数字化技术的工作人员是房地产行业负责人需要重点关注的部分。首先房地产的人事部门可以与相关专业的高校形成合作关系,建立专门为数字化档案管理的定向班级,让学生、学校、企业之间可以形成合同的关系,不仅可以为企业补充对口的人才,还能对社会的稳定与和谐作出积极的贡献,逐渐提高房地产行业在社会上的口碑和影响,为进一步的扩大企业规模打下良好的资源基础。
(二)数字系统的健全
档案数据库是每一个行业在完成档案管理时都需要完善和健全的工作,房地产行业也是一样,应当在国家规定的允许下建立和健全数字化房地产档案管理的数据库,为管理人员在开展工作时的舒畅提供有效的保障。在健全房地产档案数字系统时,应当先让参与房地产档案管理工作的开发人员将过去传统的纸质资料输入到待完善的数据库中,并且根据社会和企业机制的变化,适当增加一部分信息选项和分项,为房地产档案信息可以适应目前时代的发展提供便利条件。只有保障数据的完整性和有效性,才能够让越来越多的部门得到更加优质的信息服务。此外,还需要在该数据系统中建立档案目录数据库,也就是进行档案的编目,会有利于管理查询工作的开展,使得管理工作更加有条理。档案管理人员还需要将档案信息数据化工作做好,存储好重要的档案资源,在将其转化为数据化信息的同时也需要运用传统纸质档案的形式加以存储,因为在信号转换的时候,档案信息会因为各种因素的共同作用以及技术限制,可能会出现丢失、损坏等现象,所以要综合运用这两种档案方式进行档案管理。
3 结束语
综上所述,房地产档案管理数字化是实现房地产档案管理和房地产企业发展的必然趋势,数字化技术的运用大大减少了日常档案管理的工作量,同时也简化了日常档案管理流程,进一步提高了档案信息资源的利用和开发水平。
参考文献
[1]邓启飞.分析建设数字档案馆对档案管理体制的影响和解决措施[J/OL].中国培训,:1.(2017-06-13)[2017-08-07].
[2]李玉红.房地产档案管理中数字化技术的运用[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集(下)[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2016:1.
[3]白宇.缩微复制技术在房地产档案管理中的应用分析[J].黑龙江科技信息,2013,(08):119.[2017-08-07].
作者简介
蹇利英(1966-),女,汉族,四川省成都市人,本科学历,四川省通江县不动产登记中心 干部,馆员,主要从事研究方向:房产档案管理。endprint