基于高校档案利用服务存在问题及发展方向探讨

摘 要：在高校发展的过程中，档案管理工作受到广泛重视，是校内组织机构的重要任务之一，承担着档案文件的管理职责。管理的最终目的是为了服务，然而，笔者发现在高校档案的服务利用中，还存在一些问题，无法保证工作效果，难以提升工作可靠性。因此，在高校档案利用服务方面，相关部门需要树立正确观念，创建多元化的服务对象，明确服务工作方式，保证自身工作可靠性与有效性。

关键词：高校档案利用服务；问题；应对措施

在对高校档案进行管理的过程中，相关部门需要建立专门的服务机制，创新服务观念，根据相关工作要求，全面开展档案管理活动，逐渐提高自身服务工作水平，建立健全管控机制，满足其实际发展需求。

1 高校档案管理利用服务问题分析

当前，在高校档案管理利用服务方面，还存在一些问题，严重影响工作效果，无法保证服务水平。具体问题表现为以下幾点：

第一，缺乏正确的服务观念。有的高校相对重视档案管理工作，而忽视档案的服务利用工作，在服务上面表现为不够主动、积极。笔者调查发现，高校老师工作中碰到需要提供凭证等方面实际查考的问题时，第一时间不会马上想到去档案馆查资料，最后通过周转，发现自己需要的资料原来在档案馆都有。同时，服务部门还没有形成良好的思维模式，不能保证自身工作效果，无法提高档案利用服务水平。

第二，服务对象较为单一。高校档案管理部门在实际工作期间，利用服务对象较为单一，一般针对高校内部师生开展服务工作，无法在内外兼具的情况下，开展利用服务活动，在实际工作中，外在的单位和个人有时也是需要我们高校档案馆提供服务的。

第三，服务方式与内容滞后。相关部门还没有意识到利用服务工作的重要性，受传统服务方式与内容的影响，不能对其进行全面的处理，在缺乏创新的情况下，无法保证工作效果。一方面，利用服务部门只能将原始档案信息融入到档案系统中，无法深度开发各类数据，不能满足用户的多元化需求。另一方面，档案信息数据有时无法及时传送到网络中，难以供给相关人员对档案进行查阅与利用，无法保证服务效果。

2 高校档案利用服务发展方向

在未来发展的过程中，高校档案利用服务会向着创新趋势进步，创建多元化的管理机制，逐渐优化其工作体系。具体表现为以下几点：

2.1 树立正确观念

在利用服务工作中，档案馆工作人员应树立正确的创新观念，根据高校改革需求，主动对档案信息进行搜集与整理，并将其提供给档案利用者，在主动服务的情况下，提高自身工作质量。同时，加大档案宣传，档案管理人员通过科学的工作方式，对档案系统进行开发与整理，转变传统的档案管理观念，提高自身服务水平，可以将档案利用服务与高校科研环节、教学环节、管理环节等融合在一起，以便于开展改革工作。

2.2 服务对象的多元化

高校档案管理部门在利用服务期间，需要创建多元化的服务对象模式，根据其实际发展需求，创新服务形式，满足其实际发展需求。首先，需要对档案馆藏结构进行丰富化处理，可以创建电子文件系统、视听文件系统，在新载体的支持之下，为档案使用者提供良好服务。其次，在为校内档案使用者服务的情况下，适当为校外需求者提供服务，创新工作形式，利用网络信息技术等，实现信息数据贡献工作，保证工作合理性与科学性。最后，在档案利用服务工作中，需要科学应用先进的工作形式，创建网络服务体系，网上查档，满足其发展需求[1]。

2.3 创新服务方式

档案利用服务部门需要转变传统的服务方式，将网络技术应用在实际工作中，一方面，可以为人们提供实时的服务，在24小时全天候的服务过程中，提高自身工作质量。在此期间，档案使用者可以在网站中查询各类信息数据，提高阅读便利性，节省中间时间，提高其工作效率。另一方面，在利用服务工作中，可以通过数据分析方式解决当前面临的问题，创建合理的优化体系，满足其实际发展需求，在拓宽服务范围的情况下，加强管理效果[2]。

2.4 深层次编研措施

高校档案利用服务部门需要做好深层次编研工作，明确利用服务的重要性，通过科学的工作方式，对档案原件与内容进行分析，创新管理方式，在编研工作的支持之下，提高利用服务水平。相关部门还要提高信息检索工作效率，更深层次的对其进行开发、加工处理，按照相关要求，科学开展档案文献目录编制、索引设计等活动，加大开发工作力度，创新服务方式[3]。

2.5 档案利用措施

在高校档案利用服务工作中，利用工作至关重要，因此，相关部门需要站在不同角度出发考虑相关问题，应用科学方式提高档案利用效果。一方面，需要筛选有价值的档案文件，在全面开发的基础上，搜索新型档案信息数据，创建各种专题，将其融入具体工作中。另一方面，需要根据学校服务要求，建立完善的档案信息考据机制，节省工作时间，提高工作效率，规避浪费时间等问题，满足现代化档案利用工作要求[4]。

2.6 做好信息化建设工作

在档案利用服务工作中，应当做好信息化建设工作，建设专门的网络信息平台，以此在网络中搜索更多相关数据信息，在集成化管理的情况下，为档案服务工作提供一定的依据。同时，还要建设专门的数据库系统，用来存储服务方面的数据信息，加大管理工作力度，完成当前各方面任务，在一定程度上，可以通过数据库系统提高其工作水平。

2.7 建设高素质人才队伍

档案服务机构应当聘用专业素质较高的优秀人才，要求其具有一定的工作经验，可以在实际工作中更好的完成各项服务任务。同时，要阶段性对工作人员进行专业知识与先进技能的培训，使其掌握各方面的服务技能，利用先进的方式为各个机构提供专门的服务，在提高工作水平的情况下，优化服务机制，创建专业的工作机制。

3 结语

在高校实际发展期间，需要针对档案利用服务制定完善的管理方案，将数字技术、网络信息技术、自动化技术等应用在具体服务工作中，在创新服务方式、内容、对象的情况下，做好编研工作，加大开发力度，增强工作效果。

参考文献

[1]宋丹.基于数字环境下高校教学档案利用服务研究[J].兰台世界，2016（10）：48-49.

[2]邓磊.基于层次分析法的高校档案利用服务评价体系建设[J].兰台世界，2015（17）：18-19.

[3]连志英.档案信息服务实证分析：基于研究中国近现代史学者档案利用需求的调研[J].档案学研究，2012（4）：50-54.

[4]姚大明，柯铁军，何志明等.学籍档案利用服务体系建设研究[J].兰台世界，2012（35）：115-116.

作者简介

朱英女（1979-），浙江新昌人，馆员，硕士学位。endprint