浅析工程档案管理

卢冬钿

摘 要 随着我国工程建设技术的提升与发展，工程档案管理工作内容逐渐增加了新的内容，同时管理工作中存在的问题也逐渐显现。结合实际工作经验就现阶段档案管理工作存在的一些问题进行了简要的分析探讨，并提出相关对策以供参考。

关键词 工程档案管理；存在问题；有效对策

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2017）193-0084-02

工程档案管理是对工程项目的进程进行详细的资料登记与材料管理，全方位的将工程项目发展进程记录在案，是维护生产企业的合法权益的重要途径。工程档案管理是工程企业管理工作的重要部分，要做到工程资料的全面性、准确性、时效性，是将来工程项目建设的重要参考，为未来的工程建设提供诸多的实际经验。因此，现代化工程项目建设中的档案管理至关重要，是工程企业管理的基本工作，也是工程企业发展的重要管理工作。

工程档案管理广义地说是工程项目资料文献的建设与管理，是具有丰富的知识性，涵盖了整个工程项目的信息、技术、作用等信息。因此，工程档案管理具有一定的社会属性，能给未来的工程建设提供有效地信息参考，使得它也具有教育意义和文化意义。

工程档案管理狭义地讲是对某一个项目工程建设过程中所涉及的科学研究、技术生产等建设资料，其中包括工程图纸、图表，工程规划资料、工程设计资料、工程进度资料、工程照片、影片等相關的资料文献。因此，工程档案管理也是一门技术性的工作，对工程建设起到十分积极地作用，既具有较高的历史文化价值，也具有极高的技术参考和社会经济价值。

1 工程档案管理的基本内容

工程档案管理总体来说是工程项目进程中的种种文献资料的管理。工程建设是一项技术性极高又极为复杂的工作，涉及到很多资料。通过对工程档案管理的基本内容进行分析，详细地了解工程档案管理的工作。

1.1 综合文献资料管理

工程建设从建设初期开始涉及到工程设计规划、工程招投标、工程预算等等流程，每一项流程会涉及到诸多资料。工程建设设计与规划会有工程设计图纸、工程施工批准申请、环评报告等等，工程招投标会有工程招标资料、投标资料、工程责任人责任划分资料等等，工程预算会有工程建设经费预算、工程竣工结算、工程审计等等，这些都是工程档案管理的综合资料管理。

1.2 工程施工资料管理

工程建设项目会涉及到工程施工、工程水电安装、工程设备安装。工程施工会涉及到工程施工测量资料、工程评估资料、工程验收资料等等。

1.3 工程竣工资料管理

工程竣工资料指工程竣工后的检测资料、竣工报告等诸多资料。

2 工程档案管理工作中的问题

2.1 竣工档案管理不及时

随着市场经济的快速发展，企业发展也顺应市场经济做出适合自己的管理改革。目前，我国建筑行业的企业技术水平和管理水平存在着巨大的差异，一些资质较低地建筑企业在缺乏工程档案管理意识，不能及时地实现竣工档案资料的建设，也不能向城建部门及时报备。

2.2 严重缺乏工程档案管理意识

工程项目建设是一项极为复杂的工作，在工程档案管理工作上需要工程技术人员及时地提供工程文献资料，但是工程技术人员由于自身的意思淡薄、工作繁忙，无法及时地实现工程文献资料的报备，使得工程档案管理流于形式，只是简单的对工程施工进度、施工数据进行登记管理，只是做了普通的日常档案管理工作。这也是由于建筑企业档案管理人员的档案管理意识十分薄弱，无法积极地看清档案管理的重要性及重大的社会经济价值。

2.3 工程档案管理资料缺乏真实性

工程档案管理涉及的内容过于复杂，一些较大的工程项目的数据、规划、报告资料过多，在档案管理工作中容易出现纰漏，使得档案管理工作难度加大。档案管理工作人员是缺乏工程技术的文职人员，对工程数据不熟悉，无法亲临工程现场，对企业提供的文献资料又无法验证辨别，使得工程档案管理的文献资料容易缺乏真实性，甚至出现与工程建设事实严重不符的情况。

2.4 工程档案管理人员缺乏技术经验

工程档案管理要保证工程建设文献资料的真实性、完整性和准确性，前文已经讲过工程档案管理容易出现缺乏真实性的情况，是因为工程档案管理人员缺乏技术经验，无法对工程资料进行验证与辨别。这是目前工程档案管理存在的重要原因之一。

2.5 工程档案管理工作缺乏行之有效的管理制度

进度的逐渐加快，有些重要的部门重组，档案管理人员流动性加大，原有的文件资料有一部分分散、缺失，而新的文件资料又会不断的产生， 致使文件资料整理工作难度加大。比如部分企业因为没有规范的有效的管理制度，对工程档案资料的统一、保密、整理工作也很难做到有效的管理。

3 工程档案管理工作的积极对策

3.1 完善工程档案管理制度，做好档案管理事业

工程档案管理工作要严格按照国家有关工程档案管理的法律法规来执行，要积极地参与到工程建设现场，根据工程建设的实际情况确保工程档案的真实性、准确性、完整性，不断地完善建筑企业工程档案管理制度，将档案管理的责任明确化、细分化，积极地规范企业工程档案管理工作。

3.2 严格执行验收资料管理，发挥档案管理的

作用

工程档案管理人员要熟悉工程项目建设的进程，了解工程项目进程的每一项资料，根据真实的项目资料进行档案管理工作，完善档案审查制度，确保档案的真实性与准确性。特别是在工程验收的时候，工程档案管理人员要严格按照国家有关的验收要求，积极地做好工程验收资料管理，确保工程验收资料的真实性与准确性，充分发挥工程档案的积极作用。

3.3 强化工程档案管理人员的素质，加强档案材料的编写工作

所谓科技档案信息化，就是根据企业的实际情况，在科技档案管理中，全面运用现代信息技术，对企业科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。企业科技档案信息化一般而言，可以从实现档案信息的数字化和网络化，实现档案的信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现档案信息的高度共享。

工程档案管理工作人员要努力学习，开拓视野，熟悉工程档案管理工作的发展现状，提高自身的素质，运用新知识，新经验改进和加强工程档案管理工作，更好的促进工程档案管理发展。企业要定期参加档案管理理论的学习，定期举办工程档案管理工作业务培训等，让他们深入到一线工作中去，详细的了解工程施工的进度， 培养一大批既有技术又有理论的工程档案管理人才。

3.4 实现工程档案管理工作的现代化是新时代对建筑企业提出的基本要求

随着档案事业的不断发展，档案的种类数量增加，给保管和查阅带来了一系列的问题。与此同时，使用者也对档案管理工作提出了更高的要求，他们希望工程档案管理部门能及时的完整的提供其所需要工程资料，并且能够快速的放到可利用的地方。传统手工的档案管理就越来越落后，无法解决档案管理工作的问题，影响了工程档案管理工作的发展。所以革新落后的档案管理方法、实现工程档案管理工作的现代化是档案管理事业发展的必然要求。

3.5 及时做好档案的整理、修改、变更记录，保证工程档案的完整性、有效性

在工程档案管理工作的过程中，档案的反复查阅、频繁修改和变更，会使工程档案的完整性发生变化，工程档案管理人员只有及时的针对工程档案的变动情况，做好相应的记录，确保能及时的获取完整的工程资料。

4 结论

要做好工程档案管理工作，不仅需要加强对工程档案管理工作人员素质的培养，还需要企业、单位和档案管理人员共同努力来创造切实可行的工程档案管理系统，积极学习，充分发挥自己的优势，不断总结工程档案管理工作的经验，更好地为经济建设和构建和谐社会添砖加瓦。

参考文献

[1]毛文涛.如何做好工程档案管理工作[J].黑龙江档案，2013（5）.