中学档案管理信息化建设的有效策略

黄力彤

摘 要：中学档案是国家档案的组成部分，切实把中学档案管好，对发展我国的教育事业具有重要的作用，但一个学校的档案数据极其复杂，用传统的方法对其进行管理并非易事。数字化时代的到来，现代电子技术的广泛应用以及信息化建设在学校发展中的逐步推广，国内中学的学校管理工作也逐渐走入国际化从而开展了档案电子信息化建设。本文阐述了中学档案管理信息化建设的重要性，并指出了实施的途径。

关键词：中学档案管理；信息化建设；策略

随着我国经济水平的不断提升，信息科学技术的更新换代速度也逐步提升，我国社会也正在逐步走进信息化时代。档案管理作为中学学校管理工作的一个不可缺少的环节，是提高学校工作效率和进行教育教学改革的必要条件，也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标志。随着我国经济水平的不断提升，信息科学技术的更新换代速度也逐步提升，使得传统的档案管理工作和档案室功能都发生了变化，校园趋向于进行信息化和数字化的发展模式。在这样的时代背景之下，实施中学档案的信息化建设已经成为了档案管理的未来发展趋势。

1 中学档案管理信息化建设的重要性

加强中学档案管理的信息化建设已成为时代发展的必然趋势。如何有效地利用和发挥电子信息技术在中学档案管理中的功用，成为加快中学信息资源建设的重要课题，学校领导及档案管理人员必须对此给予高度重视。

（1）互联网技术的发展，使我们生活中的各方各面都离不开计算机的帮助。我们现在生活在市场经济的时代，竞争压力大，谁能够取得先机，谁就能获得成功，如果学校能够想在未来的发展中越走越好，那么就需要积极的跟进时代的步伐，顺应时代的要求。

（2） 学校的档案信息可以使学校的决策者更加清楚的知道学校具体状况，以此来制定学校的发展战略。而在我们传统的档案建设工作中，我们需要花巨大的时间和精力去整理这些档案，而且在寻找我们需要的档案时也不是那么容易的。那么在建立学校档案信息化之后，老师或者学校的决策者想要获取档案就是非常方便的了。可以随时随地的获取自己所需要的信息，来加强对学校的基本情况的认识，以此来做好学校工作的相关决策。这样，当学校需要合适的机会的时候，就可以把握住机会，然后当学校遇到问题的时候，就也能及时的知道问题出在什么地方。

（3）可以提高相关工作者的工作的效率，进而提高学校的办公效率。学校的档案里，一般主要包括学生、教师的基本信息，学校在平时的教学活动和日常管理的过程中形成的一些有价值的文案等等的。这些档案对学校，对个人的发展都是极为重要的。但是现在的大部分学校采取的是传统的档案管理方式，可以利用这些档案的人是非常少的，而且查看过程极其麻烦，所以这些档案所能够创造的价值就非常的小，而这绝对是档案管理者所不愿意看到的。当学校对学校的档案进行信息化建设后，不但能够使相关人员的工作效率得到提高，而且还可以推动学校在教育事业方面的更好的发展。这一档案的信息化建设，对于学校来说，是有重大意义的。

2 提高中学档案管理信息化建设的有效途径

档案管理信息化是一项需要运用多种学科知识、多专业配合、多部门协作、多环节配套的复杂系统工作，本文从以下几方面对如何实施这一工作进行简要的阐述。

2.1 加强中学档案管理的服务意识

增强档案意识是做好中学档案工作的前提，强化中学档案管理，不能仅仅要求档案管理专员加强服务，而应当从全员入手，要求学校的各个岗位、各个部门都通力配合，树立全员档案意识，协助档案管理专员做好档案管理工作。首先档案管理在学校工作中的重要性，应当得到中学教职工的认同，要彻底摈弃档案工作可有可无的思想，要将档案工作当成重要的中学管理任务来执行。其次，中学档案管理与各个职能部门之间的协作关系应当明确。档案管理的根本是为了各个部门之间传递、储存信息服务的，是大家储存信息、利用信息的手段和窗口。档案管理办公室应当定期给各个部门或教职工培训档案归档和檔案收集的讲座，使大家了解档案管理员的工作职责，和大家主动提交档案的意识。

2.2 提高档案标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件杂乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案管理信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首先要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2.3 提高档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发，信息化管理在学校档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

（1）依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。

（2） 通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。

（3）档案数据库的建设。首先学校需要有一个大容量的数据库系统，可以容纳学校在整个发展中，所有的档案信息，这样我们以后才能更加清楚具体的了解学校的历史，以及他的发展历程。而且这个数据库，需要我们不断的完善和发展，需要消耗我们的财力与物力。其次，这个数据库可以全校共享，使得每一个人都可以更加的了解学校。设置不同的等级，使得老师，同学，领导享有的信息是不同的。但是又都能使得他们获得他们所需要的信息。这就需要我们引进相关的人才。然后就是数据库的系统必须要是方便可靠的，使得我们能够方便，轻松的获取我们想要的信息。这样我们才可以为我们的学校的发展做出更好的贡献。

2.4 提高档案管理人员的专业素质

中学档案管理信息化建设一个系统的工程，每一个环节度非常重要，这不仅仅是是实现学校管理水平的一个项目，同时也是为了适应现代化中学信息化与智能化管理全面构建与发展的而存在的。在进行建设中学档案管理信息的过程中，学校的管理层应该重视档案工作着的教育培训，使得档案工作者能够与时俱进，熟练掌握运用各种形式的业务学习，不断提高自身的素质，掌握专业技能和信息化知识。学校应该在引进师资的过程中适当调整档案管理机构的组织设置，优化管理人员结构，努力打造一支高素质、高层次的复合型档案管理队伍。

3 结论

总之，学校档案是学校发展进程中的必然产物，是学校教育教学活动的记忆载体，是学校文化软实力的存在形式。然而，传统的档案管理模式已经不适用于现今随着社会进步而高速发展的中学校园，档案事业的发展面临前所未有的挑战，幸好，人类已经进入信息化社会，网络信息技术被广泛的应用，中学学校管理工作也逐步使用网络信息技术开展。因此，进行有效的中学档案管理信息化建设，逐渐使学校档案以数字化的形式、信息化、文件以及档案都以电子的形式规范管理，为学校的建设发展提供更好的服务，同时也为科研、教学、管理更好服务将成为中学学校的目标。

参考文献

[1]谢婷雨.新时期中学档案管理工作探析[J]. 佳木斯教育学院学报. 2012（07）

[2]徐小莉.浅谈档案信息化建设的重要意义[J]. 赤峰学院学报（自然科学版）. 2011（03）