事业单位档案管理规范化的思考

李成

摘 要：本文结合事业单位档案管理工作的经验，对管理中发现的问题进行了思考。然后提出了促使事业单位档案管理发展的策略，以期为实现档案管理工作的不断优化提供参考。

关键词：事业单位；档案；管理规范

在现在这个如今信息化时代里，档案管理在事业单位中起着重要的作用，能够促进企业发展越来越好。但由于档案管理是一项繁琐的事情，需要事业单位充分运用现代化信息管理技术，提高管理效率和质量，顺应时代的发展。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 对管理的重要性缺少认识

一些事业单位的档案管理员，对档案管理工作有所误解，单纯地认为只要不丢失，损坏资料文件，就是保管性质的工作。而还有一些是事业单位对于档案管理工作规范的不重视，在档案管理中人力物力资金都没有足够的付出。同时，档案管理人员未受过专业的训练，对档案管理水平手段以及观念未达到一定高度。对这项工作较为陌生，且工作效率不高。这都表现出单位对管理重视程度不够，且没有分配管理意识，使管理更加方便合理。在这种忽视档案管理的单位，其管理工作一般是交给后勤人员管理的，没有专业人员进行管理。由于这些人的专业程度不高，很容易因频繁更换将档案变得混乱。一些档案管理员因为缺乏这方面的知识，对档案上的类别，目录和时间不清楚，在档案管理出现编号错误，导致编号不清。并且，因为没有全面的档案搜索，在领导需要时不能及时找出来，导致档案管理的质量下降，不能很好地为事业单位服务。

1.2 档案资料制作不规范

在事业单位的管理过程中，必须运用统一规格的纸张进行归纳整理。因为不同的纸张不方便统一管理，像A4纸的材料不便对档案整合，裁剪，造成一些不必要的麻烦，所以，应该对档案归档进行统一规定。

1.3 硬件设施不齐全

在这个信息化的时代，人们纷纷开始运用电子文件办公。而我国的企业单位的档案管理，也应该对电子文件进行统一管理。照当前情况来看，很多单位的硬件设施不齐全，电子档案的录取较为麻烦。然而，为了适应时代的发展，要求事业单位的信息化快速发展，所以这对电子档案管理的要求甚高。

2 促使事业单位档案管理规范化的策略

2.1 提升事業单位对档案管理的注意

促进事业单位档案管理的发展，首先得提高事业单位对档案管理的认识，努力提高管理员的工作素质。事业单位在招聘管理员的时候，首先得思考应聘者的思想意识和工作能力是否合格。其次要选择政治思想端正，工作素质优异，责任心强，思想觉悟高的候选者。并且，在正式担任前，要进行一段时间的专业培训，锻炼其团队的协作能力，增强其工作积极性，使团队间的默契增强。作为档案管理员，必须地提高自身修养，积极配合其他管理者一起完成管理工作。在较为清闲的时间里，要熟悉管理中的每个工作流程和具体要求，积极适应计算机管理体系，提高管理的工作效率，更加科学地进行管理。让单位在需要档案资料的时候能够迅速找出，使单位更加方便。

2.2 完善管理制度

健全事业单位管理制度，让档案更加规范，可以及时收纳，随时调出。值得注意的是，在收集档案资料的时候，得考虑到资料形式的多样性，具体有纸质档案，电子档案，图片，视频还有录音带，在合并整理的时候要就对形式档案组卷，归档，在档案的封面标明档案的日期。在进行档案管理分类的时候，要把档案分为保密性和非保密性、常用性和非常用性。积极提高档案管理的效率，严格遵循不同文件的管理方法，对各类文件统一管理，做好对档案的维护工作。例如防止潮湿，火灾，预防一切可能会对档案构成损坏的原因，定时检查档案。若发现损坏的档案得及时修补。

2.3 提高档案管理的信息化程度

信息化管理体制逐渐在我国事业单位得到越来越多的应用，单位工作信息化重要构成含有档案管理部分。在实施管理的时候，要多运用科学的方法，使档案管理作用最大化。管理人员应当就该系统的工作环节实现全面的信息化建设，并通过信息技术的应用实现各个系统环节之间的相互联系。并在实际管理工作中共同发挥管理作用，实现系统建设的不断完善。其次，还应当积极就国内外的数据库建立的先进技术进行学习，并加强对数据库进行分析与研究，切实实现数据库建立与完善。同时还应当在进行数据库完善时，将数据资料查询当做重点的研究方向，实现数据查询与保存的速率提升。总之，加强信息技术在档案管理工作中的应用推广是当前管理工作中的重中之重。

2.4 注重单位档案管理人员的培养

管理人员是执行档案管理工作的直接人，因此，管理人员自身的管理能力与个人素质都对档案管理水平有着直接影响。所以，相关企业应当积极就管理人员的管理技术与能力进行培养，这可通过专门的技术培训讲座与指导来完成，这不仅包括管理流程规范与指导，其还涵盖了先进的信息化档案管理技术的应用培训，全面提升管理人员的管理水平。同时，企业还应当加强档案管理宣传，使相关管理人员明确档案管理工作的重要性，提高管理重视程度。除此之外，为进一步规范管理人员的管理工作开展，企业还应当进一步制定完善的工作考核体系以及奖惩制度，定期就员工的工作情况进行考核，并将其纳入年度员工评分与总结中。而奖惩制度的制定实现了工作与个人利益的结合，督促相关管理人员有意识的实现自身管理水平的提升，能有效的调动管理人员的工作积极性，并对其工作行为展开约束。

3 结语

机关事业单位的档案管理工作是企业管理中的重要环节，但是就当前的档案管理工作而言，其依旧存在着很多问题，对档案管理工作的有效性实现造成了限制。所以，相关企业应当明确档案管理工作对于企业发展的重要性，同时积极就当前管理工作中存在的问题进行分析。并在这基础上就实现档案管理工作优化的实际措施进行探讨，积极转变档案管理观念，制定更加完善的管理方案。切实提高单位档案管理工作的质量，保证单位档案信息的最大价值实现。

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