数字时代下新闻企业照片档案的管理要点与注意事项

刘畅

摘 要：新闻照片档案是新闻企业档案的重要类型，具有直观形象、客观真实的特点，确保照片档案的安全与完整是新闻企业档案管理的重要任务。但是，照片档案也具有检索不便、复制困难、破损修复难度大等不足，给档案管理带来了一定的挑战。基于此，本文分析了数字时代照片档案的特点及管理难点，然后提出几点管理措施，以期能促进新闻企业照片档案管理水平的提高，服务于档案利用。

关键词：新闻企业；照片档案；档案管理及利用

在数字时代，大量信息都以电子数据的形式存在，照片档案也不例外。在这种环境下，传统的照片档案管理模式开始过时，积极寻求照片档案管理的新方法、新技术成为亟待档案管理人员解决的新问题。

1 数字时代照片档案的特点

在数字时代，照片档案呈现出一系列新特征，集中表现在以下方面：①归档方式的变化。采用数码设备拍摄的照片首先以计算机光盘、磁盘为载体，然后再转变为静态的图片档案并保存，而传统照片档案则是借助底片冲洗出照片实体再存放；②利用方式的变化。数字照片档案是利用计算机进行图像浏览、目录检索，复制和印刷都是利用数字化设备进行。传统照片档案则是通过加工底片来利用照片档案。

2 数字时代新闻企业照片档案管理的不足

1.思想认识存在误区

新闻记者是直接拍摄照片并形成档案的第一人，其思想观念与技术水平对档案质量、数量有决定性影响。但是，部分新闻企业的数码新闻照片拍摄者并不清楚什么是数码照片档案，甚至没有在利用完照片档案后进行妥善保存，只考虑本部门、个人工作的方便，影响了照片档案的长久开发及利用。

2.软硬分化日渐严重

软硬分化是指新闻企业的数码相机等硬件设施越来越多，但相应的管理制度却没有跟上。目前，新闻企业摄影记者大多配备了专业数码相机，文字记者也配备了消费级数码相机，可以说，新闻企业工作人员的硬件设施上了一个大台阶。但是，大部分记者在数码相机管理方面还比较落后，不但没有建立数码照片归档制度，甚至没有掌握数码新闻照片的使用方法，为照片档案的利用埋下了隐患。

3.管理方法凌乱无序

目前，新闻企业的照片档案多是散存于个人或科室处，得不到统一管理和利用。事实上，数码新闻照片的保管条件比普通新闻照片更加严格，对温度、湿度以及防磁有很严格的要求。很多新闻企业都没有配备新闻照片档案柜，即使配备了也存在多类型档案混存的现象，不利于档案的长久保存与合理利用。

3 数字时代新闻企业照片档案的管理要点与注意事项

1.提高领导重视程度

要想改善目前新闻企业数码照片管理档案混乱的状况，就必须提高领导对该项工作的重视程度。按照中央宣传部、国家档案局的相关要求，对各新闻企业宣传档案工作要指定由一名分管领导具体负责，由办公室负责开展工作，同时应結合工作需要建立健全专门的档案管理机构，国家层面设置了综合档案管理处，省级设置了综合档案科，市地级设置了综合档案室，县级要专门配备一名档案管理人员，统一负责单位中档案的收集、整理、归档工作。根据各自单位档案工作任务量和档案数量，确定档案管理人员编制。该项规定是目前我国各级新闻企业做好新闻照片管理档案工作的重要文件依据。在新闻企业中，分管档案工作的领导一定要提高对数码照片档案管理重要性的认识，切实肩负起应有职责，结合单位档案管理具体情况，制定并出台《数码新闻照片档案管理办法》，以制度的形式对数码新闻照片档案管理工作进行有效规范，防止档案管理工作漏洞。加强对数码新闻照片收集、拍摄、保管、归档、利用、借阅等各环节的管理规定，实行统一管理，做到有章可循。制定制度后，还要抓好制度的落实，强化检查和监督力度，确保制度落实到位。

2.加强管理技术指导

传统摄影和数码摄影有很大不同，传统相机主要是采用胶片相机，数码相机较传统相机要先进许多，主要是通过相机传感器、存储器、影像成形器等数码影像设备来采集素材的。数码照片拍摄者利用数码摄像机拍照之后，利用微机对影像图片进行数字化处理，经过加工和修改之后，输出满意的影像照片。因为传统摄影和数码摄影之间存在着各种不同，因此新闻企业工作人员一定要加强对数码相机摄影技术的学习，尽快掌握数码相机使用技巧，提高摄影水平，以在工作中熟练使用数码相机完成各种拍摄任务，最大限度地发挥数码相机的成像快、传输快、处理快、编辑快的优点，尽可能避免其易修改、像素低的缺点。因现在很多工作人员还不能全面掌握数码相机摄影技术，造成拍摄的很多新闻照片质量不高，虽然能够作为新闻照片使用，但达不到存档的相关要求。因此，应加强对工作人员摄影技术的培训，通过举办培训班的形式提高他们的摄影水平。同时，因为科技水平发展很快，还应对数码相机使用者进行继续教育和技术指导，使其紧跟时代发展步伐。

3.明确档案管理方法

一是对数码照片归档范围进行明确。只要是能反映单位实际工作，有一定利用查考价值的数码照片都要进行整理归档。另外，新闻企业记者在宣传报道中形成的具有保存意义的照片，也应当作为归档对象。二是做好数码新闻照片收集工作。新闻企业要指定专门人员负责数码照片的管理、整理、收集、归档工作。数码照片的归档包括文字说明和照片两部分内容。文字说明包括拍摄照片的时间、拍摄人物、地点、事由、拍摄背景、摄影者六个方面。档案部门收集数码照片时，要对照片进行完整性、真实性和有效性检测，合格率要达到100%。拍摄部门与档案部门交接时，应办理交接手续。三是普通照片和数码照片的归档管理。首先是整理照片档案。照片档案目录应包括：照片标题、照片号（底片号）、页码、备注等内容。经过分类整理后的底片要建立底片目录登记本，一组或一张底片设为一个保管单元，按照底片收集的先后顺序对底片进行编号登记。整理照片档案的原则是方便照片保管、查找和利用，保持照片档案的关联性。能体现同一事件的照片可用一个编号，每张照片再分别编制流水号。每张照片都要附加相应说明，一组照片再编写总说明。文字说明内容应当包括事件、事由、人物、地点、背景、拍摄者等相关信息。完成整理工作后，编写照片档案的卷内目录，固定照片档案位置。其次，数码照片的整理归档。数码照片档案由两部分组成：数码照片和文字说明。在收集、整理数码照片档案时，工作人员要参与指导和前端控制，确保数码照片安全和完整。数码照片归档一般采取JPEG或TIFF格式。在收集未使用通用文件格式的数码照片时，要在确保其分辨率的情况下，将其转化为JPEG或TIFF格式，同时对相关操作进行标注。如果不能进行有效转化，要把相关软件一起收集。数码照片的像素要不低于500万，扫描照片的线数要求在600dpi以上。利用底片扫描仪扫描感光胶片时，要求扫描分辨率要在1200至2400dpi之间。对有长久保存意义的数码照片，要打印或者冲印出纸质的照片进行存档。在归档时要标明文件号。具体的标注格式为：全宗号、光盘号、照片号（在纸质的照片文字说明中进行标注）。

4 结语

加强对新闻企业数码照片档案的管理是档案管理的必然要求，各新闻企业要结合数码照片档案管理的特殊性，不断提高档案管理水平，规范档案管理流程，切实将数码照片档案管理好。

参考文献

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