信息化技术在航道建设工程档案管理中的应用

郑小利

摘 要：随着社会的飞速发展，航道建设在我国的各方面发展中所占的地位越来越重要。在航道建设中，航道工程档案管理在航道工程的建设过程中占据了非常重要的组成部分，发挥着无可替代的作用。航道建设工程档案的科学、规范性管理能够推进航道工程的建设进度和航道系统保持优质运转。但是在现如今飞速发展的信息化社会中，传统的工程档案管理势必存在着一定的不足之处，因此本文通过针对信息化技术在当前航道建设工程档案管理中具体的运用进行探析，从而促进航道的工程建设，实现一定的经济社会效益。

关键词：信息化技术；航道建设工程；档案管理

在当今社会，航道事业的发展给我国的经济带来了很大程度的直接影响。航道在开展一系列的工程建设时也会存在很多的相关资料以及信息数据。其中涵盖了工程建设时产生的相关技术管理資料、行政管理资料、设备使用情况等多样化的信息。通常情况下这些信息的类型无外乎有几种主要的表现形式[1]，比如文本资料、图片资料、视频资料、照片资料等。文本资料通常指的是在实施工程建设时所出现的前期工程项目管理、设计、招投标、施工及监理技术资料、竣工资料、会议记录、签署的协议文书及合同、项目设计稿件以及设备报告等；图片资料通常指的是项目实施过程中的初步设计图纸、施工图设计图纸、竣工图设计、模型图片、设备图片等；而视频资料通常指的是在施工过程中所使用的宣传广告视频、进行工程施工质量检验时录制的视频资料，照片资料指的是在建设工程项目整理个过程中产生的照片等。航道的工程建设过程中无论产生的哪种资料，对于航道的整体建设质量以及后期维护工作的开展都是极为至关紧要的。尤其对于航道系统能否安全运行起到了决定性的作用，对航道事业的发展效益也有很大程度的决定意义。

1 传统航道工程建设档案管理问题所在

在对航道工程建设的档案管理中所采用的传统管理方法中，通常情况下对工程信息的管理都是系统性的文件管理模式。而在信息科学的领域之内，系统性的文件管理模式在主要的操作管理过程中通常需要借助存储器中的相关数据设备将工程信息进行存储。通常情况下，航道工程建设的过程中资料所存在的档案的都是独立的，并且对其进行实际的分类应用进行存储。而所收集的档案资料里也必定存在一定的问题[2]。比如在所收集的航道工程建设档案管理中独立之间的信息是不存在共享可能的，相对来说存在不便。而同种种类的信息搜集乃至整个系统中的应用程序，通常情况下对其进行存储都要进行二次保存。比如航道工程建设单位会以此根据航道的建设做出相应的工程记录资料，那么所涉及的设备系统就要在维修部门进行同样的登记程序。这之中所涉及的设备信息就会出现二次重复的现象，使得同种种类的信息只能二次储存，却无法完成共享应用，就会导致信息的沉积。除此之外，还会出现同种类别的信息搜集所造成的信息单独管理，而工程建设过程中需要对信息进行修改或者维护时就会产生一定的困难，两者信息会出现不一致的现象。以及对工程过程中进行维护工作时记录的生产单位信息，而维修之后没有进行信息的更改，那么档案信息的保存就会存在一定的变化。

2 航道建设工程档案信息化管理的特点

通过以上针对传统类型的航道工程建设档案管理中的问题所在进行分析，对当前信息化技术在航道建设工程档案管理中的应用进行相应探讨。

2.1 系统性目标的实现

在航道工程的建设过程中往往对其建设管理有一定的水平要求，比如能够使得航道建设档案管理信息在原有基础之上更加的高效、系统、便捷、科学，也就是档案信息资料归档齐全、完整；分类更加科学合理；档案查找利用更加便捷，各参建单位管理工作流程明确。实现档案管理机构和相关部门在建设项目档案管理中的资料源共享。对航道工程建设过程中档案管理工作的模式以及思想观念上的多样化创新。能极大的提升了工程的建设效率[3]，也加快了施工的进度以及后期维护的资料查找。工程的施工细责和管理流程有了较大的明确，实现透明化管理。推动了航道工程建设的进一步发展。

2.2 系统性的功能需求

信息化航道建设工程实施过程中的技术应用使得各项环节都可以直接生成。比如主管单位、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位在整个建设项目管理和施工过程中所进行的流程[4]，都会自动在信息技术的支撑之下进行自动流转。在使用过程中还可以将报表自动化生成、账目的自动整理从而实现了航道工程建设过程中的项目档案自动化分类、归档、管理等程序，实现了多样化的规范需求、信息共享、档案自动管理的辅助需求。

3 档案信息化在航道工程档案管理中的运用

3.1 比较传统档案管理方式以及航道工程档案信息化管理方式

对工程档案的装订要求以及整理进行统一，辅助配合开展相关的管理纸质工程档案载体的归档工作。信息化管理工程档案的基础就是档案数字化，最近几年，为了更加符合档案数字化管理的实际要求，在开展归档工程档案工作的过程中，大多数的航道工程单位更加流行的归档管理方式就是电子以及纸质双轨制，之后在管理航道工程档案的过程中就越来越广泛地应用着全面数字化。在数字化管理工程档案中，企业在管理过程中主要是使用相关的管理档案信息的平台系统的功能，这样可以有效地将数字化管理工程档案的效率提高，特别是在决算以及结算工程的过程中有着很好的体现。在不断推广应用数字化管理工程档案的过程中，不仅仅是提供给管控航道工程档案过程中，还是管理航道工程档案方面而言，都有创造更加便捷的条件。所以，信息化管理档案的方式应用在管理航道工程档案中具有十分重要的作用。

3.2 如何在处于信息化下做好管理航道工程档案的工作

在工程档案管理中，深入了解到管理航道工程档案的方式创新以及改革，这样更加凸显出信息化管理档案的方式应用在管理航道工程档案中重要的作用，以及在今后开展管理航道工程档案工作的过程中需要全面推广以及应用各个信息化系统。各方面的工程档案的电子数据也处于不断增长的状态，在信息化下做好管理航道工程档案的工作主要是以信息化管理档案为主，辅助管理的方式就是传统的人工管理，两种不同的管理方式具有相互补充以及互相借鉴的作用，这在管理航道工程档案的实际工作具有非常重要的意义。然而，在这样的管理方式发展应用过程中，需要及时做好以下几点：（1）利用好信息化管理档案平台系统，将管理好相关的各类工程档案的工作，同时还要明确按照整理、分类规则以及管理要求开展实际工作。（2）在一段时间内，可以数字化集中管理好原有库藏工程档案，这样可以将档案管理的质量提高。（3）将创新信息管理航道工程档案的服务意识提高。

4 结语

通过采用信息化技术对航道工程建设中的档案进行自动化管理，从而发挥了数据库的系统化价值，提升了档案管理部门的工作效率，并且在最短的时间内形成最大的经济效益。基于此，我们应该更加积极的采用信息化技术对航道工程建设的档案管理进行系统化创新，加强对人才的教育，针对不足之处进行积极的对策改正，促进航道工程建设的档案管理工作的积极性，真正的推进我国的航道事业能够有很大程度的效益提升。

参考文献

[1]余翔.档案信息化在航道工程档案管理中的运用探析[J].卷宗，2016（5）.

[2]刘海林.档案信息化在航道工程档案管理中的运用[J].中国科技博览，2015（42）：333-333.

[3]江元元.航道事业单位档案管理的信息化建设探讨[J].商品与质量·学术观察，2014.

[4]曲毅.浅析如何加强航道档案管理的信息化建设[J].华东科技：学术版，2013（7）：33-33.